Hundredvis af sundhedsspecialister samlet under ét tag med Ziik

Om virksomheden

Orkuhúsið er en privat sundhedsudbyder i Island, der har specialiseret sig i ortopædi og tilknyttede specialydelser, med særlig vægt på kirurgiske indgreb og behandlinger, hvor patienterne kan komme hjem samme dag.

På tværs af kirurgi, fysioterapi, radiologi og tilknyttede tjenester omfatter organisationen nu i alt omkring 250–300 fagfolk: læger, sygeplejersker, fysioterapeuter, røntgenteknikere, administrativt personale og andre. Orkuhúsiðs hurtige vækst har gjort koordinering stadig vigtigere.

Udfordringer før Ziik

Før Ziik brugte Orkuhúsið Workplace. Da denne platform blev lukket ned, måtte organisationen genoverveje sin løsning. Det var dog ikke det eneste problem at finde en erstatning for Workplace.

Som Orkuhúsiðs administrerende direktør, Dagný Jónsdóttir, forklarer, havde de brug for en løsning, der var mere sikker og bedre egnet til sundhedssektoren: »Vi ønskede en mere sikker platform at arbejde på. Især fordi vi nu samarbejder med sundhedsmyndighederne om at få godkendelse til at udveksle patientoplysninger inden for systemet.«

I sundhedssektoren handler kommunikation ikke kun om det praktiske, men kan også omfatte meget følsomme oplysninger. Og i Orkuhúsiðs tilfælde bevæger patientforløbene sig ofte mellem forskellige afdelinger. En patient går ofte fra fysioterapi til røntgen til operation – alt sammen på samme dag. Det kræver tæt samarbejde mellem specialisterne og et system, der kan understøtte en hurtig og sikker udveksling af følsomme oplysninger.

Krav til en ny løsning

Da Orkuhúsið begyndte at lede efter en ny platform, skulle den opfylde en række kriterier. Den skulle:

• Velkendt og intuitivt
• I overensstemmelse med de europæiske databeskyttelsesregler
• Udformet med henblik på samarbejde i teams
• Velegnet til mobil brug

»Vi forbød brugen af Facebook og andre private platforme til arbejdsrelateret kommunikation,« forklarer Dagný Jónsdóttir. »Arbejdsrelaterede emner skal forblive i arbejdsmiljøet.« Men samtidig ønskede de ikke noget kompliceret. Ziiks brugergrænseflade, der ligner populære sociale medieplatforme, betød, at der ikke var behov for formel oplæring af medarbejderne. Medarbejderne begyndte ganske enkelt at bruge det uden introduktionsprogrammer eller manualer.

»Det ligner sociale medier. Det fungerer som sociale medier. Så folk ved bare, hvordan man bruger det,« siger Dagný Jónsdóttir.

Resultater

Et dagligt arbejdsredskab, især til sygeplejersker

En af de største overraskelser har været, hvem der bruger Ziik mest, for de sidder jo ikke ved computeren hele dagen. »Det er sygeplejerskerne og lægerne, især sygeplejerskerne, der bruger det mest,« siger Dagný Jónsdóttir.»De har deres mobiltelefoner. Denne platform er skabt til dem.«

I stedet for at stole på e-mails, som mange medarbejdere i den kliniske afdeling sjældent tjekker under deres vagter, er Ziik blevet den primære kanal for daglige driftsopdateringer. »Hvis nogen melder sig syg klokken syv om morgenen, bruger vi gruppechatten. Operationsstuen ser det med det samme og tilpasser sig.« I praksis betyder det færre forsinkelser og en mere smidig koordinering i løbet af dagen.

Struktureret samarbejde mellem tre virksomheder

Med tre separate virksomheder under ét tag er en klar gruppestruktur afgørende. Muligheden for at oprette målrettede grupper for kirurgiske teams, fysioterapiteams, ledelse og administration osv. gør det muligt for Orkuhúsið at kommunikere effektivt uden at overvælde alle med information, der ikke er relevant. Denne struktur har bidraget til at styre væksten uden at miste det operationelle overblik. "Grupperne er virkelig vigtige for os. Det er sådan, vi arbejder i teams, både inden for et enkelt selskab og på tværs af paraplyen," forklarer Dagný Jónsdóttir.

Enkel administration – og lokal support

For Dagný Jónsdóttir har brugervenligheden været en anden afgørende faktor. Det har vist sig at være nemmere end forventet at administrere adgang, flytte brugere og strukturere tilladelser. "Jeg synes, Ziik er mere alsidigt og langt bedre, end Workplace nogensinde var." Da der opstod et teknisk problem, var responsen øjeblikkelig. "Jeg tog et skærmbillede af problemet og sendte dem en video. Det blev håndteret meget hurtigt. Det gav mig en følelse af, at jeg kan stole på dem," husker Dagný Jónsdóttir. "Bare det at vide, hvem man skal tale med på sit eget sprog, det er vigtigt."

Favoritfunktioner

Gruppechat til den daglige drift
Chatfunktionen er den mest anvendte funktion, især til den daglige praktiske koordinering. Beskeder om sygemeldinger tidligt om morgenen, ændringer i operationsplanen og praktiske opdateringer kan straks deles med det rette team.

”Det er hurtigere end e-mail. Og jeg ved, at folk vil se det.”

Strukturerede grupper på tværs af organisationen
Når flere virksomheder arbejder sammen, er det afgørende at kunne organisere kommunikationen efter rolle og team. Grupper gør det muligt for kirurger, fysioterapeuter, ledelsen og de administrative teams at samarbejde effektivt, samtidig med at samtalerne forbliver målrettede og relevante.‍

Arbejdskommunikation forbliver på arbejdspladsen
Ved at forbyde Facebook og andre private messaging-platforme til arbejdskommunikation har Orkuhúsið sikret, at arbejdsrelaterede drøftelser nu foregår i et professionelt miljø.

»For os var det meget vigtigt,« siger Dagný Jónsdóttir

Det faktum, at Ziik er et skandinavisk produkt med lokal tilstedeværelse på Island, bidrog også til organisationens tillid.‍

Enkel administrations
Det har vist sig at være ligetil at administrere brugere, grupper og adgangsrettigheder, selv i en hurtigt voksende organisation.

”Det var nemmere, end jeg havde forventet.”