Fra 400 logins om måneden til flere hundrede om ugen: Sådan genopbyggede Sibylla kundeengagementet på tværs af 120 restauranter med Ziik

Om virksomheden

Sibylla er et af Sveriges ældste og mest traditionsrige fastfood-brands med omkring 120 franchiserestauranter over hele landet. Kæden er 100 % franchisebaseret, hvilket betyder, at hver restaurant drives af en uafhængig iværksætter, men under et fælles brand, fælles standarder og fælles driftsretningslinjer. Denne struktur skaber dynamik og lokalt ejerskab, men gør samtidig kommunikation og vidensdeling afgørende.

Udfordringer før Ziik

Vores gamle intranet var blevet for kompliceret at administrere og for svært at finde rundt i.

»Det blev et mareridt,« mindes Jimi Metz, administrerende direktør for Sibylla, »der var tusindvis af dokumenter, og det var umuligt at finde det, man ledte efter.«

Endnu værre, forklarer han: »Det var ikke tilpasset vores virksomhed, og det medførte, at næsten ingen brugte det.« Det førte til, at folk holdt op med at logge ind. Samtidig forblev en af de største udfordringer inden for franchising uløst.

»En af de største udfordringer i en franchisekæde er at udbrede de bedste praksis. Man skal bruge meget tid på at få det til at fungere,« siger Jimi Metz. Og med 120 restauranter betød det, at der potentielt sad en masse værdifuld viden fast i de enkelte restauranter.

‍

Krav til en ny løsning

Da Sibylla gik på udkig efter en ny intranetplatform, var kravene helt klare. Den nye platform skulle:

· Brugervenlig

· Let at administrere

· Moderne og mobilvenlig

· Kan vokse sammen med kæden

»Vi havde ikke særligt høje krav,« siger Jimi, »men for os ville det gøre en kæmpe forskel at få ordnet sådanne grundlæggende ting.«

Jimi Metz kendte allerede Ziik fra et tidligere job i en anden restaurantkæde: »For mig virkede Ziik præcis som de fleste sociale medier, men som et intranet. Enkelt og brugervenligt.« Den enkelhed var afgørende, især i en kæde med mange aldersgrupper, forskellige baggrunde og varierende grad af digital tryghed.

Resultater

Engagement: Folk har faktisk lyst til at logge ind på
Den mest markante ændring siden lanceringen af Ziik har været i brugeradfærden. Ziik er udviklet til at fremme interaktion gennem likes, kommentarer, spørgsmål og deling. Fra omkring 400 månedlige logins i alt ser Sibylla nu hundredvis af unikke brugere hver uge, og vigtige indlæg læses af næsten alle i kæden.

»Folk bliver naturligt opfordret til at være aktive. Til at svare, til at synes godt om, til at stille spørgsmål. Systemet hjælper med det,« forklarer Jimi Metz. »Det er en gamechanger for os.«

En stærkere og mere positiv kultur i kæden
For Jimi Metz rækker effekten ud over de rent tekniske aspekter af kommunikationen. Muligheden for at dele succeshistorier, billeder, praktiske tips og opmuntrende ord har styrket sammenholdet mellem restauranterne.

»Ziik er med til at skabe en positiv stemning og en positiv dynamik på platformen, og det spreder positiv energi i hele kæden,« siger han.  

Bedste praksis spredes nu helt naturligt
I stedet for udelukkende at benytte struktureret top-down-kommunikation deler restauranterne nu driftsmæssige forbedringer direkte via Ziik. »Vi kan hele tiden uploade billeder, tips og tricks. Det er virkelig med til at bringe kæden videre,« siger Jimi. Nogle franchisetagere er endda begyndt at bruge Ziik internt i deres egne restauranter uden at have fået besked på det. »De begyndte at udforske det på egen hånd, opbyggede deres egen struktur og begyndte at bruge det hver dag.«

‍Et solidt grundlag for introduktions
enZiik er nu blevet en del af introduktionspakken for både nye franchisetagere og nye medarbejdere. »Ziik er i dag en meget vigtig del af vores introduktionsforløb. Håndbogen findes der, og alle oplysninger er samlet der.«

Favoritfunktioner

Direkte kommunikation i hele kæden
For Jimi Metz er en af Ziiks største styrker den enkle direkte kommunikation. Hovedkontoret kan lægge opdateringer ud, franchisetagerne kan svare med det samme, og dialogen foregår åbent i stedet for via lange e-mail-tråde.

”Den direkte kommunikation mellem alle i systemet er fantastisk.”

Det mindsker friktionen og forkorter afstanden mellem 120 uafhængige restauranter og den centrale ledelse.

En håndbogsstruktur udviklet til franchising
I en franchisemodel er ensartethed i driften afgørende. Ziiks håndbogsmodul giver Sibylla ét pålideligt og søgbart sted, hvor retningslinjer, standarder og procedurer er samlet.

»For en franchisekæde er håndbogens opbygning helt afgørende.«

I stedet for forældede dokumenter spredt ud over forskellige mapper findes alt nu samlet ét sted, der altid er opdateret og let tilgængeligt.

Enkel administration fra hovedkontoret
Set fra ledelsens synspunkt er enkelheden i backend-systemet lige så vigtig som frontend-systemet.

”Det er meget nemt at administrere. Det er noget, jeg virkelig sætter pris på.”

Det kræver ikke længere tekniske løsninger at administrere brugere, offentliggøre opdateringer og strukturere information, og det gør det nemmere at holde platformen relevant og levende.

Nem integration med eksterne apps
Sibylla har integreret sin digitale uddannelsesplatform direkte i Ziik, hvilket gør den til et naturligt udgangspunkt ikke blot for kommunikation, men også for medarbejderudvikling.

”Vi har integreret vores læringsplatform, og vi planlægger at udvide den med tiden.”

Muligheden for at integrere andre apps med Ziik gør platformen til en vigtig del af virksomhedens infrastruktur og ikke blot et nyhedsfeed.