Tydelig kommunikation og koordinering med Ziik

Om virksomheden

Sólar er et islandsk rengøringsfirma med 500 medarbejdere i marken og ca. 30 medarbejdere i administrationen. Virksomheden leverer professionelle rengøringsydelser til virksomheder, institutioner og fællesarealer i boligkomplekser, primært i Reykjavík-området, men også i resten af landet.

Mens størstedelen af medarbejderne arbejder på stedet hos kunderne, spiller det administrative team en central rolle i koordineringen af driften, styringen af kundeforholdene og sikringen af en ensartet servicekvalitet.

Mange af disse medarbejdere er ofte på farten for at besøge arbejdssteder, mødes med teams og varetage den daglige koordinering på tværs af lokationer.

Udfordringer før Ziik

En velkendt udfordring: For meget støj, for lidt klarhed

Inden hun kom til Solar, havde Stefania Ragnarsdóttir arbejdet med en række interne kommunikationsværktøjer, herunder Workplace by Meta, som siden er blevet udfaset, samt Microsoft-baserede løsninger. På baggrund af denne erfaring vidste hun, hvor hurtigt platforme kan blive uoverskuelige og svære at finde rundt i.

»Det er ikke fordi, de ikke virker,« forklarer hun. »Men der kan være mange ting i gang, og ikke alle er nødvendige.«

Vigtige oplysninger kan let gå tabt i e-mails eller forsvinde i mængden af data på tværs af forskellige systemer, især for medarbejdere, der ikke sidder ved et skrivebord hele dagen.

Krav til en ny løsning

Et værktøj, der passer til den måde, folk rent faktisk arbejder på

Hos Sólar bruges Ziik af det administrative team på omkring 30 medarbejdere, der arbejder både på kontoret og i marken. En stor del af denne gruppe består af servicechefer, der tilbringer en stor del af deres tid væk fra skrivebordet.

»De er rigtig flittige,« forklarer Stefania Ragnarsdóttir. »De sidder ikke foran en computer hele dagen.«

I den sammenhæng skal kommunikationen være enkel, tilgængelig og let at følge med i, selv når man er i gang med andre opgaver. Og det er netop her, Ziik passer naturligt ind i arbejdsgangen.

Resultater

Enkelt, intuitivt og overskueligt

En af de første ting, Stefania Ragnarsdóttir lagde mærke til, da hun begyndte at arbejde med Ziik hos Sólar, var, hvor brugervenlig platformen føltes.

»Du har det, du har brug for, og du behøver ikke at lede efter det,« siger hun. »Og hvis det ikke er der, ved du, at det ikke findes.«

I forhold til mere komplekse systemer er det netop denne enkelhed, der får Ziik til at skille sig ud.

”Det er ikke fordi, den er for enkel, men fordi den ikke er fyldt med ting, man ikke har brug for. Den føles ren.”

Set fra hendes synspunkt som it-professionel er det en styrke:»Man behøver ikke være særlig teknisk kyndig for at bruge Ziik. Man kan være en helt almindelig person og alligevel bruge det som et værktøj.«

Så alle er opdateret, uanset hvor de befinder sig 

I dagligdagen fungerer Ziik som et fælles kommunikationsforum for ledelsesteamet. 

Meddelelser, opdateringer og den daglige koordinering foregår alt sammen ét sted, hvilket gør det nemmere at holde sig opdateret, selv når folk skifter mellem forskellige lokationer.

Stefania Ragnarsdóttir foretrækker at bruge desktopversionen af Ziik, og for at sikre sig, at hun ikke går glip af noget ved sit skrivebord på Sólars hovedkontor, har hun indstillet notifikationerne, så de passer til hendes egen arbejdsgang. 

»Jeg får en e-mail, når der bliver lagt noget op,« siger hun. »Det er som et lille vink: Her er noget, du bør tjekke ud.«

Denne fleksible kombination af adgang via computer og mobil samt tilpassede notifikationer gør det nemmere for alle medarbejdere, uanset deres rolle og præferencer, at holde sig opdateret uden at skulle tjekke flere systemer aktivt.

En lille detalje med stor betydning for kulturen 

Ud over at være et praktisk kommunikationsværktøj er Ziik også blevet et forum, hvor man kan anerkende godt arbejde. Hver gang en kunde sender positiv feedback, bliver den delt på platformen.

»Hvis nogen får et kompliment, sørger vi for, at alle får det at vide,« siger Stefania Ragnarsdóttir.

Ros betyder ikke kun noget for den enkelte: »Det er ikke kun et løft for den, der får komplimentet, det løfter virkelig humøret hos alle.«

Det samme gælder hverdagsbegivenheder som fødselsdage, små opdateringer eller bare for at holde folk orienteret om, hvad der sker på kontoret.

 »Jeg har aldrig oplevet noget negativt der,« tilføjer hun. »Det er helt almindelig kommunikation, men det giver et godt løft. Et humørløft!«

Relevant kommunikation til de rette personer 

En anden vigtig del af den måde, Sólar bruger Ziik på, er at sikre, at kommunikationen er målrettet de rette modtagere. Da der er forskellige roller og ansvarsområder i teamet, er det ikke nødvendigt at dele alt med alle. Ved hjælp af grupper er det nemt at sende beskeder til de personer, de er relevante for.

»Når jeg lægger noget op, kan jeg vælge, om det skal være synligt for alle eller kun for min afdeling,« forklarer Stefania Ragnarsdóttir.

Det hjælper med at holde kommunikationen fokuseret og undgår unødvendig støj.

Favoritfunktioner

Chat til daglig kommunikation

Chatfunktionen er omdrejningspunktet i den daglige brug, lige fra praktiske meddelelser til udveksling af positiv feedback.

»Det er her, det hele sker: opdateringer, beskeder og også de gode historier,« siger Stefania Ragnarsdóttir.

Fleksible meddelelser 

Når du modtager e-mail-beskeder, går du ikke glip af noget, selv på travle dage med mange opgaver og åbne faner.

»Det giver mig en lille fornemmelse af, at der er noget i gærde,« forklarer Stefania Ragnarsdóttir.

Grupper til relevant kommunikation

Grupper gør det nemt at tilpasse kommunikationen til bestemte teams eller afdelinger.

»Man kan selv bestemme, hvem der skal se hvad, og det er virkelig nyttigt, for det hjælper med at mindske støj og informationsoverflod,« siger Stefania Ragnarsdóttir.

Begivenheder og afstemninger

Funktioner som begivenheder og afstemninger bruges til at koordinere og indsamle input fra teamet.

»Det er noget, vi bruger ret meget,« bemærker Stefania Ragnarsdóttir.