Blue Lagoon Beauty forener kommunikation og engagement på Ziik

Om virksomheden

Blue Lagoon Beauty blev grundlagt af Sini Virtanen og er en af Finlands mest anerkendte skønhedsklinikkæder. Med over et dusin afdelinger tilbyder virksomheden behandlinger af høj kvalitet inden for hudpleje, vipper, negle og meget mere, understøttet af en stærk brandidentitet og et voksende team af specialister. Lige fra starten har Blue Lagoon handlet om professionalisme og personlighed, og det gælder også den måde, de arbejder på bag kulisserne.

Udfordringer før Ziik?

En spredt kommunikationsopsætning blev en stor hovedpine

Blue Lagoon har oplevet konstant vækst, siden de åbnede deres første klinikker. Men i takt med at teamet voksede, blev den interne kommunikation også mere kompleks. Sini Virtanen fortæller : "Vi brugte Slack til beskeder, Google Drive til dokumenter og e-mail til officielle ting. Men intet af det fungerede rigtigt længere. Ting gik tabt, og nye folk vidste ikke, hvor de skulle starte". Og fordi Slack ikke rigtig var lavet til frontlinjeteams, var der mange medarbejdere, der bare ikke brugte det. Det betød, at vigtige beskeder ikke nåede ud til alle, og at viden blev fastlåst i siloer.

Krav til en ny løsning

"Det blev klart for os, at vi var nødt til at centralisere alt og gøre det tilgængeligt for vores kolleger på ét sted og på en måde, der gav mening for dem. Vores medarbejdere ønskede klar kommunikation og en nem måde at finde svar på. Så vi gik på udkig efter et værktøj, der kunne give os netop det", forklarer Sini.  

Resultater

Højt engagement

Før Ziik gik beskeder ofte usete eller ulæste hen, især på Slack. Men det ændrede sig næsten øjeblikkeligt efter udrulningen af Ziik. "Den største overraskelse har været, hvor meget folk faktisk bruger det," siger Sini. "De tjekker det dagligt, de læser, hvad der står, og de synes, det er nyttigt. Jeg behøver ikke at presse dem, det er bare blevet en del af deres rutine."

Og fordi Ziik gør det nemt at dele opdateringer, manualer og svar på ét sted, er det samlede engagement på fantastiske 97%, mens spørgsmålene til Sini og andre ledere er blevet reduceret. "Når folk nemt kan finde de svar, de har brug for, behøver de ikke bruge tid på at spørge", siger Sini.

Stærkere onboarding

Når nye medarbejdere starter, er deres første dage toneangivende, og Ziik spiller nu en stor rolle i at få dem på plads. "Vi har lavet manualer til forskellige roller og situationer. Så når nogen starter, kan de gå ind i Ziik og få et fuldt overblik over, hvordan vi arbejder, hvad der forventes, og hvor de kan finde hjælp," forklarer Sini. Det sparer tid for både nyansatte og deres ledere og sikrer, at onboarding-oplevelsen er ensartet på tværs af lokationer.

Færre fejl, hurtigere svar

Ziiks indbyggede manualer, ofte stillede spørgsmål og søgefunktioner har gjort det meget lettere at håndtere tilbagevendende spørgsmål uden at oversvømme chatkanaler. "Jeg elsker de ofte stillede spørgsmål! Lad os sige, at nogen har brug for at tjekke, hvordan man håndterer en kundesituation, eller hvor man finder en bestemt politik, så behøver de ikke længere at spørge rundt. De søger bare efter det i Ziik", udbryder Sini. Det reducerer ikke kun afbrydelser, men hjælper også medarbejderne til at føle sig mere uafhængige og dygtige i deres arbejde.

Renere kommunikation

Ved at bevæge sig væk fra Slack, WhatsApp og e-mail-tråde kommunikerer Blue Lagoon nu med formål og mindre støj. Som Sini Virtinanen forklarer: "Det har helt ærligt været en kæmpe lettelse. Med Slack kunne ting gå tabt. Nu, med Ziik, ser folk kun det, der er relevant for dem. De kan stole på, at den information, de modtager, er den, de har brug for og ønsker at se." Hvert indlæg har en klar målgruppe, hvert dokument et klart hjem, og læsekvitteringer bekræfter, at beskeden er blevet modtaget.

En stærkere følelse af samhørighed

Måske vigtigst af alt er Ziik blevet en del af kulturen i Blue Lagoon Beauty og hjælper teams med at føle sig på linje og forbundet, selv når de ikke er fysisk sammen. "Jeg tror, at folk føler sig mere sikre og forbundne nu. De ved altid, hvad der foregår, de ved, hvor de kan finde tingene, og de bliver ikke ladt i stikken. Det skaber selvtillid, og det viser sig også i deres arbejde med kunderne", siger Sini Virtanen.