Et bedre sted at søge, dele og samarbejde: Patrice & Associates og Ziik

Om virksomheden

Patrice & Associates er et nordamerikansk rekrutteringsbureau, der er specialiseret i ledelsesrekruttering inden for hotel- og restaurationsbranchen. Virksomheden blev grundlagt i 1989 og fungerer som et stort franchisenetværk med omkring 185 franchisetagere og hundredvis af rekrutteringskonsulenter, der arbejder i hele USA og Canada.

Hver franchisetager driver sin egen virksomhed, men succesen afhænger i høj grad af, at man er en del af et sammenhængende netværk: at dele viden, støtte hinanden og samarbejde om at matche kandidater med jobmuligheder.

Det betyder, at intern kommunikation er mere end blot en støttefunktion – den er en integreret del af virksomhedens drift.

Udfordringer før Ziik

Før Ziik benyttede Patrice & Associates et internt system, der efterhånden var blevet besværligt at bruge.

»Det var på en måde fastlåst i middelalderen,« siger Jason Miller.

Det største problem var ikke mangel på oplysninger – tværtimod.

»Der var så meget materiale derinde, og det var ikke organiseret på en måde, der gjorde det nemt at finde det, man havde brug for.«

For franchisetagerne betød det, at de måtte bruge tid på at lede efter dokumenter, spekulere på, om oplysningerne var opdaterede, og henvende sig til andre kanaler for at få svar. Samtidig fungerede samarbejdet mellem franchisetagerne ikke så smidigt, som det kunne have gjort.

»De ønskede en bedre måde at samarbejde med andre franchisetagere på – for at udveksle ideer, bedste praksis og information.«

Krav til en ny løsning

Kravene til en bedre løsning var klare. Den nye platform skulle:

• Gør det nemmere at finde oplysninger
• Skabe en bedre struktur for dokumenter og ressourcer
• Fremme samarbejdet på tværs af franchisenetværket
• Vær enkel at bruge og nem at administrere

»Vi havde brug for noget, der var intuitivt, nemt at administrere og faktisk nyttigt for vores franchisetagere.«

Jason Miller bidrog også med et værdifuldt perspektiv til beslutningsprocessen. Inden han blev administrerende direktør, havde han været udviklingsdirektør. Det betød, at han havde førstehåndskendskab til, hvordan værktøjerne blev brugt i det daglige arbejde, og hvor der var mangler.

Resultater

En mere velorganiseret og søgbar vidensbase

Den mest umiddelbare forbedring har været muligheden for hurtigt at finde oplysninger.

»Det, jeg bedst kan lide, er søgefunktionen og den måde, dokumenterne er organiseret på,« forklarer Jason Miller

I stedet for at skulle gennemgå lag på lag af forældet materiale har franchisetagerne nu et mere overskueligt og struktureret system, hvor det er nemmere at finde information, som man kan stole på.

Et tættere samarbejde på tværs af netværket

Ziik har også skabt et mere naturligt rum, hvor franchisetagerne kan komme i kontakt med hinanden.

»De kan samarbejde med andre franchisetagere. De bruger Ziik til at udveksle ideer, bedste praksis og information,« siger Jason.

I et netværk, hvor hver franchisetager driver sin virksomhed uafhængigt, gør den slags samspil en reel forskel og forvandler de enkelte virksomheder til et mere sammenhængende system.

Et simpelt værktøj, som folk rent faktisk bruger 

Brugervenlighed var en prioritet, og det afspejles i dag i den måde, platformen bruges på.

»Det er intuitivt, det er nemt at bruge, og det er meget nemt at administrere,« opsummerer Jason Miller.

Denne enkelhed mindsker besværet, både for franchisetagerne, der bruger platformen, og for det team, der administrerer den. Set fra et centralt perspektiv er administrationen også blevet nemmere. Det er vigtigt i et stort franchisenetværk, hvor det er en løbende opgave at holde oplysningerne opdaterede og tilgængelige.

Et lille, men sigende øjeblik, der vidner om engagement

Et tidligt eksempel sprang i øjnene: En ny franchisetager præsenterede sig på platformen, og andre franchisetagere tog hurtigt kontakt for at byde hende velkommen og skabe kontakt.

»Det var ret fedt at se,« siger Jason Miller

Det er en lille detalje, men den afspejler en bredere udvikling: et netværk, der ikke blot er forbundet i teorien, men som også interagerer i praksis.

Favoritfunktioner

Søgning og dokumenthåndtering

For Jason Miller er den største forbedring muligheden for hurtigt og pålideligt at finde oplysninger.

»Søgefunktionen og den måde, dokumenterne er organiseret på, er noget, der virkelig skiller sig ud,« forklarer han.

I et system, der tidligere indeholdt store mængder indhold uden en klar struktur, har dette gjort en betydelig forskel i det daglige arbejde.

Samarbejde mellem franchisetagere

Ziik skaber et forum, hvor franchisetagere kan kommunikere direkte med hinanden i stedet for at arbejde hver for sig.

»De kan udveksle ideer, bedste praksis og oplysninger med hinanden på Ziik.« 

Dette styrker netværket som helhed og gør det lettere at lære af hinanden.

Enkel administration

Det er nemt at administrere platformen fra et centralt sted.

»Det er meget nemt at administrere.«

Denne enkelhed er med til at sikre, at oplysningerne forbliver opdaterede, og at systemet bevarer sin nytteværdi over tid.

Afstemninger og hurtig feedback

Muligheden for hurtigt at indhente feedback fra franchisetagere er en anden nyttig funktion.

»Det giver os mulighed for at få feedback og forstå, hvad folk tænker.«

I et distribueret netværk er den slags indsigt værdifuld.