Suécia
Cuidados dentários
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Fundada em 2023 por dois dentistas e antigos colegas de turma, que tinham adquirido experiência no estrangeiro antes de decidirem abrir as suas próprias clínicas em conjunto, a Tor Dental cresceu rapidamente, passando de uma única clínica em Uppsala para três clínicas na região de Estocolmo-Uppsala.
A clínica é especializada em medicina dentária geral, ortodontia e tratamentos com implantes, com especial ênfase no atendimento ao doente e na criação de um ambiente acolhedor, especialmente para doentes que sofrem de ansiedade dentária.
Atualmente, cerca de 15 colaboradores trabalham nas três clínicas, sendo que os dentistas se deslocam regularmente entre as diferentes unidades para apoiar os doentes e os colegas.
No início, a comunicação não era um problema. Com apenas dois fundadores e uma equipa pequena, todos sabiam o que tinha sido dito a cada um. Mas, à medida que a empresa foi crescendo, isso mudou rapidamente.
«Tornou-se difícil controlar quem tinha recebido que informação», explica Mira Florin.
Ao mesmo tempo, os documentos estavam espalhados por diferentes plataformas.
«Tínhamos um pouco de Dropbox aqui, um pouco de Drive ali, enviávamos mensagens de texto, e-mails...»
A organização, em crescimento, precisava de uma forma mais estruturada de partilhar rotinas, documentos e atualizações importantes, bem como de uma forma de garantir que todos trabalhassem com base na mesma informação.
Utilização de várias plataformas
Manter as equipas alinhadas
Grupos e conversas
Documentos e autorizações
Feed de notícias
A Tor Dental não procurava um sistema informático complicado. Tudo o que queriam era uma plataforma única onde pudessem:
A facilidade de utilização foi particularmente importante, e essa foi uma das principais razões pelas quais escolheram a Ziik.
«Fez-nos lembrar um pouco o Facebook», diz Mira Florin. «E as pessoas já sabiam como usar algo assim.»
Um lugar para tudo
Atualmente, a Tor Dental dispõe de uma única plataforma partilhada, em vez de várias plataformas desarticuladas. Documentos, conversas, grupos, informações sobre os colaboradores e comunicação interna estão todos reunidos num único local. Essa visão global tem-se tornado cada vez mais valiosa à medida que a empresa continua a crescer.
"Substitui os e-mails, o Dropbox, o Drive e várias outras ferramentas."
Garantir que todos recebam a mesma informação
Para Mira Florin, uma das maiores vantagens é a consistência. Em vez de ficar a pensar quem foi informado de quê, agora as informações importantes podem ser partilhadas uma única vez e todos recebem a mesma mensagem. A plataforma também facilita a identificação de quem leu as atualizações importantes.
«Isso proporciona-nos uma forma muito melhor de padronizar as nossas rotinas.»
Uma plataforma social e, ao mesmo tempo, uma ferramenta de trabalho
Embora o Ziik seja, acima de tudo, uma plataforma de trabalho, tornou-se também parte integrante da cultura da Tor Dental. Os colaboradores felicitam-se mutuamente nos aniversários, partilham fotografias de eventos e mantêm-se em contacto entre as clínicas.
«Na verdade, acho que isso também é uma parte importante de uma ferramenta de trabalho», afirma Mira Florin. «Cria envolvimento e contribui para um bom ambiente.»
Fácil desde o primeiro dia
Começar a utilizar o sistema revelou-se mais fácil do que o esperado: em colaboração com a Ziik, a Tor Dental importou o seu manual do colaborador e os procedimentos já existentes para a plataforma, o que permitiu começar a utilizar o sistema sem ter de reconstruir tudo do zero.
«Isso facilitou bastante dar os primeiros passos.»
Grupos e conversas
A Tor Dental utiliza diariamente tanto a comunicação em grupo como conversas individuais, o que facilita a comunicação com toda a gente ou apenas com as pessoas que precisam de informações específicas.
Documentos e autorizações
Os manuais dos colaboradores, os procedimentos, os contratos e os documentos internos estão reunidos num único local, enquanto as autorizações garantem que os colaboradores apenas tenham acesso às informações que lhes dizem respeito.
«Está tudo reunido num só sítio.»
Feed de notícias
O feed é utilizado tanto para a comunicação quotidiana como para partilhar novidades nas redes sociais, ajudando os colegas das três clínicas a manterem-se em contacto.
«Isso incentiva as pessoas a participarem.»
Design intuitivo
Uma das principais razões pelas quais a Tor Dental escolheu a Ziik foi a sua interface familiar e intuitiva. Como os colaboradores já compreendiam o funcionamento da plataforma, a sua adoção ocorreu rapidamente em toda a organização.
«Quando éramos apenas duas pessoas, sabíamos exatamente quem tinha ouvido o quê. Mas assim que começámos a crescer, precisávamos de um único local onde todos pudessem receber a mesma informação.»
Mira Florin
Dentista, cofundador e coproprietário
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