Uma organização, vários locais: como os Serviços de Saúde da Islândia Ocidental criaram um espaço para estabelecer laços

Sobre a empresa

Os Serviços de Saúde do Oeste da Islândia são uma organização pública de saúde que presta serviços de saúde em toda a região ocidental da Islândia. Contam com mais de 600 colaboradores a trabalhar em oito locais, incluindo o hospital principal em Akranes, bem como centros de saúde, lares de idosos e outros serviços em toda a região. As distâncias geográficas significativas e uma força de trabalho diversificada, que inclui médicos, enfermeiros, pessoal de ambulâncias, funcionários administrativos, pessoal de limpeza e outros grupos profissionais, tornam a comunicação interna particularmente importante. Os colaboradores precisam de se sentir parte da mesma organização, mas não precisam necessariamente de ter acesso exatamente às mesmas informações.

Desafios perante a Ziik

Antes do Ziik, a West Iceland Health Services utilizava o Workplace para a comunicação interna. Quando ficou claro que o Workplace iria ser descontinuado, a organização começou a analisar atentamente o que tinha funcionado e o que pretendia melhorar. Um dos maiores desafios era a quantidade de trabalho manual envolvido na manutenção da estrutura de comunicação: quando um novo colaborador entrava, tinha de ser adicionado manualmente aos grupos relevantes. Com tantos locais, departamentos e funções profissionais diferentes, manter essa estrutura alinhada com a organização exigia uma gestão administrativa contínua.

Ao mesmo tempo, pretendiam melhorar a forma como os colaboradores recebiam informação. Algumas comunicações tinham de chegar a toda a gente. Outras informações poderiam ser relevantes apenas para enfermeiros, pessoal das ambulâncias, gestores, um determinado departamento hospitalar ou colaboradores de uma determinada unidade. A organização também pretendia mais do que um simples canal de informação: o envolvimento da comunidade e dos colaboradores era importante desde o início. Com os colaboradores espalhados por uma vasta área geográfica, era necessário um espaço partilhado onde as pessoas pudessem também vivenciar o lado social de pertencer à mesma organização.

Requisitos para uma nova solução

Um requisito fundamental era que a nova plataforma refletisse a forma como a organização está efetivamente estruturada. Os departamentos e as funções profissionais já existiam no sistema de RH da organização, e o objetivo era criar a mesma estrutura no Ziik, para que os colaboradores pudessem integrar-se automaticamente no ambiente de comunicação adequado.

«Essa foi provavelmente a coisa mais importante que fizemos no início», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson.

A organização também pretendia poder comunicar a diferentes níveis: a nível de toda a organização, por localização, por departamento e por função profissional. Ao mesmo tempo, a plataforma tinha de dar resposta à ambição inicial da comunidade.

«Quando estávamos a decidir o que queríamos, uma das coisas em que fizemos ênfase foi que queríamos construir uma comunidade», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson. «Queríamos algo social e um local onde pudéssemos encontrar-nos, independentemente da localização.»

Resultados

Uma comunicação mais relevante

O Ziik permite aos Serviços de Saúde da Islândia Ocidental direcionar a informação de acordo com a localização, o departamento e a função profissional. Por exemplo, mais de 90 enfermeiros estão registados numa única função no sistema. Se a informação for relevante especificamente para os enfermeiros, a organização pode comunicar diretamente com esse grupo, em vez de enviar a mensagem a toda a gente.

A mesma abordagem pode ser aplicada a outras profissões. Se estiver a ser organizada uma formação especificamente para o pessoal das ambulâncias, é possível criar rapidamente um grupo para os colaboradores em questão, onde estes possam receber informações, partilhar ficheiros e debater a formação. O princípio é simples: apenas as pessoas que precisam da informação a recebem.

Integração mais fácil e menos tarefas administrativas manuais

Os Serviços de Saúde do Oeste da Islândia configuraram o Ziik de forma a refletir a estrutura da organização no seu sistema de recursos humanos.

Anteriormente, os novos colaboradores tinham de ser adicionados manualmente aos grupos adequados do Workplace. Atualmente, os novos colaboradores podem ser criados automaticamente no Ziik como parte do processo de integração. Isso significa que a estrutura de comunicação é muito mais sistemática e mais fácil de manter à medida que os colaboradores ingressam na organização ou mudam de função.

Um ponto de encontro comum em oito locais

Embora a comunicação possa ser altamente direcionada, os colaboradores continuam ligados através de um feed comum da empresa. Isto proporciona à organização um espaço comum para a partilha de informações a nível de toda a organização, bem como para os aspetos mais sociais da vida profissional.

Por exemplo, o Ziik é utilizado no âmbito de eventos e atividades dos colaboradores, ajudando a criar expectativa e a promover o envolvimento em toda a organização. Para a West Iceland Health, esta combinação é importante: os colaboradores podem receber informações relevantes para o seu próprio trabalho, sem deixar de se sentir parte de uma comunidade mais ampla.

«Isso cria um ambiente verdadeiramente positivo», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Uma melhor compreensão da aceitação por parte dos colaboradores

A introdução de uma nova plataforma não significa automaticamente que todos mudem os seus hábitos da noite para o dia. Na altura da entrevista, cerca de três quartos dos funcionários dos Serviços de Saúde da Islândia Ocidental tinham descarregado a aplicação Ziik, mas a adoção variava entre locais e departamentos. As estatísticas do Ziik dão a Sigurður Þór Sigursteinsson uma visão sobre onde a plataforma está a ser utilizada ativamente e onde poderá ser necessário apoio adicional. Com base nestas informações, ele visitou diferentes locais, conversou com os funcionários e colaborou com os gestores locais para compreender o que poderia estar a impedir as pessoas de utilizar a plataforma. Isto ajuda a impulsionar a adoção. Num departamento hospitalar com cerca de 45 funcionários, a taxa de utilização atingiu mais de 90 por cento.

«É muito importante que falemos com os responsáveis locais e lhes mostremos por que razão devem utilizá-lo», afirma Sigurður Þór Sigursteinsson. «Quando tomam a iniciativa e começam a utilizá-lo, funciona muito bem.»

Funcionalidades favoritas

Grupos e funções

Os grupos e as funções permitem que os Serviços de Saúde da Islândia Ocidental estruturem a comunicação em torno da própria organização. É possível contactar os colaboradores de acordo com a localização, o departamento ou a função profissional, o que facilita a divulgação de informações relevantes sem ter de enviar todas as mensagens a toda a organização.

Estatistícas

As estatísticas de utilização ajudam Sigurður Þór Sigursteinsson a perceber como o Ziik está a ser adotado em diferentes locais e departamentos. Isso permite identificar onde a utilização é mais intensa e onde os gestores ou colaboradores podem precisar de apoio adicional.

Ficheiros e atalhos

O Ziik também constitui um ponto de partida prático para encontrar informações relacionadas com o trabalho.

Os Serviços de Saúde do Oeste da Islândia dispõem já de uma intranet e de sistemas especializados, pelo que nem tudo foi transferido para o Ziik. Em vez disso, os ficheiros e os atalhos ajudam os colaboradores a encontrar as informações e os sistemas de que necessitam. Sigurður Þór Sigursteinsson descreve o Ziik como uma camada de comunicação móvel e de fácil utilização, sobreposta à intranet existente.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson recorre frequentemente ao chat no seu próprio trabalho na área dos recursos humanos. Este ferramenta proporciona uma forma fácil de comunicar diretamente com colaboradores e gestores em toda a organização, independentemente do local onde se encontrem.