A informação certa, onde quer que o trabalho seja realizado: Como a Hurtigruta Carglass® liga as suas equipas no terreno

Sobre a empresa

A Hurtigruta Carglass®, parte do Grupo Belron, é uma das principais empresas especializadas na reparação e substituição de vidros automóveis da Noruega. Conta com 370 colaboradores que trabalham em mais de 100 locais por toda a Noruega, desde Alta, no extremo norte, até Kristiansand, no sul.

Uma grande parte do seu quadro de pessoal é constituída por técnicos cujo dia de trabalho se centra em prestar assistência aos clientes e aos veículos na estrada. Isso torna o acesso móvel às informações da empresa especialmente importante.

Desafios perante a Ziik

O maior desafio em matéria de comunicação interna para a Hurtigruta Carglass® consistia em chegar aos colaboradores que não passam o dia em frente a um computador. Por isso, era necessário um novo canal onde as informações importantes fossem facilmente acessíveis e estivessem prontamente disponíveis para todos, independentemente do local, da hora ou da forma como trabalhassem.

Anteriormente, o Workplace ocupava esse papel. Mas quando ficou claro que iria ser descontinuado, foi necessária uma nova solução. Desta vez, a prioridade era clara para a equipa de gestão: as informações importantes tinham de chegar aos colaboradores a quem diziam respeito, incluindo os técnicos que trabalham fora do escritório.

Requisitos para uma nova solução

A nova plataforma tinha de ser intuitiva e dar prioridade aos dispositivos móveis, facilitando o contacto com os colaboradores em toda a organização. Também era necessário que permitisse direcionar facilmente a informação de acordo com a região, o departamento e a área profissional, em vez de enviar tudo a toda a gente. Além disso, era necessária uma funcionalidade que permitisse verificar se a informação particularmente importante tinha sido efetivamente lida.

Mas o seu requisito mais importante: encontrar um parceiro, e não apenas uma plataforma técnica. Durante o processo de seleção, a empresa conversou com vários fornecedores. A Ziik destacou-se devido à sua abordagem próxima e personalizada.

«Sentimos que os nossos contactos na Ziik queriam realmente compreender a nossa organização e as nossas necessidades», afirma Bente Birkeland. «Estavam empenhados em ajudar-nos a ter sucesso, e não apenas em fornecer uma plataforma.»

Resultados com destaques

As informações importantes chegam aos técnicos através dos telemóveis

A mudança mais importante é simples: os técnicos podem agora receber informações da empresa diretamente nos seus telemóveis. Já não precisam de estar sentados diante de um computador para se manterem informados. Isso torna a comunicação muito mais acessível aos colaboradores que passam o seu dia de trabalho a reparar e substituir vidros automóveis, em vez de verificarem o e-mail numa secretária.

A comunicação pode ser direcionada aos colaboradores certos

A Hurtigruta Carglass® criou uma estrutura de grupos clara no Ziik. Existem grupos para regiões e funções centrais, bem como para áreas especializadas, incluindo RH, TI, operações, HSE, finanças, vendas e marketing. Isto permite que a informação seja partilhada com os colaboradores para quem é realmente relevante, ao mesmo tempo que a comunicação a nível da empresa continua a chegar a todos quando necessário.

As confirmações de leitura proporcionam uma visibilidade valiosa

No caso de mensagens importantes, a Hurtigruta Carglass® pode ativar as confirmações de leitura. Isto proporciona à organização uma visão geral do número de colaboradores que viram a informação e, quando necessário, de quem a leu. Para uma força de trabalho em que muitos colaboradores não trabalham em frente a um computador, essa visibilidade é particularmente valiosa. Ajuda a transformar a comunicação, que passa de uma simples publicação de informação para a certeza de que a mensagem chegou efetivamente ao seu público.

Cada vez mais setores da organização estão a tornar-se comunicadores ativos

Após cerca de um ano com a Ziik, a Hurtigruta Carglass® também se tem concentrado em incentivar as suas funções centrais a utilizarem a plataforma de forma mais ativa. As equipas de RH, TI, operações e outras são cada vez mais encorajadas a publicar informações relevantes diretamente para os colaboradores. Esse trabalho reforçou uma lição importante: uma boa comunicação interna requer atenção contínua. A Ziik tem apoiado esse desenvolvimento com formação prática, incluindo o trabalho direto com as funções centrais para demonstrar como a plataforma pode ser utilizada na prática.

«Quanto mais conteúdos relevantes e úteis forem publicados, maior será o valor que a Ziik representa para os nossos colaboradores», afirma Bente Birkeland.

Funcionalidades favoritas

Aplicação móvel

Para os técnicos e outros colaboradores que não passam o dia sentados em frente ao computador, o acesso móvel é fundamental. A aplicação disponibiliza as informações da empresa diretamente no dispositivo que os colaboradores já têm sempre consigo.

‍Grupos

Os grupos permitem à Hurtigruta Carglass® estruturar a comunicação em torno de regiões, funções centrais e áreas profissionais. Isso contribui para tornar a comunicação mais relevante e evita o envio desnecessário de todas as mensagens a toda a organização.

‍Confirmações de leitura

As confirmações de leitura permitem à Hurtigruta Carglass® saber se as informações importantes foram efetivamente lidas. Isto é especialmente útil em situações de comunicação em que não basta apenas publicar a mensagem.

‍Chat

O chat é amplamente utilizado em toda a organização e constitui uma forma rápida e simples de os colaboradores comunicarem entre equipas e locais.