Um início mais tranquilo com o Ziik

Sobre a empresa

A Petrowsky Gruppen é uma empresa dinamarquesa de instalação e assistência técnica, de gestão familiar, especializada em água, ar e energia. Fundada em Vejle em 1973, a empresa evoluiu de um negócio tradicional de canalização para se tornar um prestador especializado de serviços de instalação e assistência técnica. Atualmente, o grupo opera em Vejle, Horsens e Kolding e emprega cerca de 65 instaladores, técnicos, aprendizes, gestores de projeto, engenheiros e funcionários administrativos. Para a Petrowsky Gruppen, esse crescimento também criou um desafio de comunicação.

«Raramente estamos todos juntos», explica Anne Lyngholm Trant. «Temos três locais diferentes e os nossos técnicos vão frequentemente diretamente ao cliente. Não nos cruzamos no corredor nem nos encontramos junto à máquina de café.»

Desafios perante a Ziik

Encontrar uma forma melhor de chegar a toda a gente

A Petrowsky Gruppen já dispunha de uma página digital para colaboradores no seu site, onde estes podiam aceder a notícias, manuais do colaborador, informações de segurança e outros documentos. O problema era conseguir que as pessoas a utilizassem. Para um instalador ou técnico que trabalha no terreno, visitar o site e iniciar sessão na área de colaboradores a partir de um telemóvel representava um obstáculo desnecessário.

«Tínhamos a sensação de que as nossas mensagens não estavam a ser lidas e de que o site dos colaboradores não estava a ser visitado com a frequência necessária», afirma Anne Lyngholm Trant.

Era também, em grande parte, uma comunicação unidirecional. A Petrowsky Gruppen podia publicar informações, mas os colaboradores não conseguiam interagir facilmente com elas nem responder aos colegas de toda a organização. E, à medida que a empresa continuava a crescer, a Petrowsky Gruppen procurava algo mais imediato: uma aplicação que pudesse chegar às pessoas onde quer que estivessem a trabalhar, criando simultaneamente uma comunidade digital mais forte entre todas as localizações.

«Para muitos dos nossos instaladores e técnicos, o telemóvel é a sua principal ferramenta, para além da chave de tubos e de tudo o mais que tenham nas mãos.»

Escolher a Ziik

A Petrowsky Gruppen analisou várias soluções antes de optar pela Ziik. Os requisitos eram simples: a plataforma tinha de funcionar como uma aplicação, enviar notificações, ser intuitiva de utilizar e permitir à empresa comunicar tanto a nível de toda a organização como com locais ou grupos específicos. As confirmações de leitura constituíam outro requisito importante.

«É muito tranquilizador saber que as pessoas receberam a informação certa no momento certo», afirma Anne Lyngholm Trant.

A interface familiar também foi importante. Para os colaboradores que não passam o dia todo em frente ao computador, a plataforma tinha de parecer imediatamente acessível, em vez de parecer mais um sistema informático que teriam de aprender a utilizar.

Requisitos para uma nova solução

Dividir um grande projeto em etapas mais fáceis de gerir

Para Anne Lyngholm Trant, um dos aspetos mais fortes da integração no Ziik foi a sua estrutura. Começar a utilizar uma nova plataforma de comunicação a par do trabalho quotidiano poderia facilmente tornar-se esmagador. Em vez disso, o processo foi dividido numa série de passos claros e fáceis de gerir. Cada reunião online tinha uma ordem de trabalhos. A equipa de implementação do Ziik da Petrowsky sabia o que era necessário preparar antes da reunião seguinte e voltava repetidamente à plataforma para se certificar de que tudo parecia familiar antes de avançar.

«Tem sido um processo muito estruturado», afirma Anne Lyngholm Trant. «Sempre ficou claro o que precisávamos de fazer e o que precisávamos de ter preparado para a próxima reunião.»

Se algo não estivesse totalmente claro, eles simplesmente voltavam a abordar o assunto.

«Podíamos experimentar as coisas por nossa conta, voltar na reunião seguinte e avaliar como tinha corrido. Sentimo-nos apoiados ao longo de todo o processo.»

Não ficar sem resultados depois de todo o trabalho árduo

A implementação da plataforma implicou também a transferência de uma quantidade considerável de informação já existente. A Petrowsky Gruppen dispõe de manuais abrangentes para os colaboradores e de segurança, bem como de diretrizes e descrições de procedimentos de trabalho. Em vez de deixar que a própria empresa se encarregasse de transferir e organizar todo esse conteúdo, a Ziik ajudou a dividir o material em capítulos e a carregá-lo numa estrutura concebida para facilitar a navegação dos colaboradores.

«Não fomos deixados à nossa sorte para resolver as coisas ou a debater-nos com elas sozinhos», afirma Anne Lyngholm Trant. «Todo o processo foi bem gerido desde o início.»

Ter o mesmo contacto da Ziik ao longo de todo o processo de integração também ajudou a construir uma relação e facilitou a obtenção de assistência sempre que algo atrasava o processo.

Preparação dos colaboradores

À medida que a configuração técnica e de conteúdos tem avançado, a Petrowsky Gruppen começou a apresentar o Ziik aos colaboradores, unidade por unidade. Em vez de se limitar a enviar por e-mail a todos um link para download, a empresa está a reunir os colaboradores de cada unidade para uma apresentação informal à tarde. Os colaboradores instalam a aplicação no local, o que permite à Petrowsky garantir que todos começam a utilizá-la e têm a oportunidade de a experimentar; a reação inicial tem sido encorajadora.

«Acho que eles percebem a utilidade», afirma Anne Lyngholm Trant. «É fácil de utilizar, recebem notificações e parece-lhes familiar, porque funciona como outras aplicações que já utilizam.»

A capacidade de comunicar em toda a organização também tem suscitado interesse. Isso é importante para a Petrowsky Gruppen, porque o objetivo não é apenas distribuir informação de forma mais eficiente. Trata-se também de ajudar os colaboradores, independentemente das suas funções e localizações, a sentirem-se parte da mesma empresa.

«Quando não vemos necessariamente os nossos colegas todos os dias, podemos perder um pouco dessa sensação de proximidade», afirma Anne Lyngholm Trant. «É importante para nós que todos se sintam parte de uma comunidade e de uma única organização.»

Pronto para o primeiro dia

Assim que o Ziik entrar em funcionamento, os colaboradores da Petrowsky Gruppen terão acesso a notícias da empresa, manuais do colaborador, manuais de segurança e outras informações importantes diretamente nos seus telemóveis. Anne Lyngholm Trant também está ansiosa por experimentar a funcionalidade de pesquisa baseada em IA do Ziik, que permitirá aos colaboradores fazer perguntas sobre os documentos carregados e serem redirecionados para o material de origem. Para uma força de trabalho que necessita de acesso rápido a orientações de segurança abrangentes e a informações práticas enquanto trabalha no terreno, ela vê um potencial considerável.

«Construímos uma relação positiva e de confiança, e o processo tem sido profissional, estruturado e tranquilizador», afirma Anne Lyngholm Trant. «Isso dá-nos confiança na colaboração que se avizinha e deixa-nos entusiasmados por começar a utilizar a plataforma. Quando lançamos algo, tem simplesmente de funcionar. Sentimo-nos bem preparados para isso, porque a integração tem sido excelente.»

Funcionalidades favoritas

O que a Petrowsky Gruppen valoriza especialmente no processo de integração:

Um processo claro e estruturado

Todas as reuniões tiveram um objetivo claro, com tarefas exequíveis entre as sessões e um percurso transparente até ao lançamento.

Apoio prático com o conteúdo

A Ziik ajudou a organizar e a carregar os extensos manuais e diretrizes da Petrowsky, reduzindo a carga de trabalho da equipa interna do projeto.

Continuidade e apoio individualizado

O facto de ter trabalhado com o mesmo interlocutor ao longo de todo o processo permitiu a Petrowsky estabelecer uma relação e obter ajuda rápida sempre que surgiram dúvidas.

Está na hora de ganhar confiança

Em vez de se limitar a entregar a plataforma, o processo de integração incluiu várias oportunidades para rever as funcionalidades, testá-las e discutir a experiência na reunião seguinte.