Gerir uma empresa pode ser uma experiência solitária. Com a Ziik, construir uma rede de contactos não tem de ser assim.

Sobre a empresa

A Trafalgar Education é a empresa-mãe por trás de duas marcas internacionais de educação em artes performativas: a Stagecoach Performing Arts e a Drama Kids. 

A Stagecoach foi fundada no Reino Unido em 1987 e oferece aulas extracurriculares de canto, representação e dança para crianças dos três aos 18 anos. A própria Lisa foi uma das primeiras alunas da instituição, tendo mais tarde construído uma carreira na área do franchising e acabado por se tornar diretora executiva. 

A Drama Kids teve origem na Austrália e recorre ao teatro para ajudar as crianças a desenvolverem competências linguísticas, autoconfiança e capacidades de comunicação. Em conjunto, as duas marcas chegam a mais de 170 000 alunos em vários países. As suas aulas são ministradas através de extensas redes de franchising, cujos proprietários gerem negócios locais independentes sob as duas marcas consolidadas.

Desafios perante a Ziik

A rede de franchisados já comunicava antes da Ziik, mas as conversas eram fragmentadas. Havia e-mails, relações individuais e inúmeros grupos no WhatsApp. Alguns franchisados faziam parte de vários grupos ao mesmo tempo, discutindo frequentemente questões semelhantes com combinações ligeiramente diferentes de pessoas.

«Uma franchisada disse-me que fazia parte de sete grupos diferentes do WhatsApp», recorda Lisa Stead. «Muitas vezes discutiam os mesmos assuntos, mas com pessoas diferentes em cada grupo.»

Simplesmente juntá-las numa única conversa grande não era a solução. As franchisadas queriam espaços separados para diferentes conversas, desde o crescimento do negócio e o aumento do volume de negócios até aos desafios de ser mãe pela primeira vez ou de passar pela menopausa.

«Eles queriam todas essas conversas», explica Lisa Stead. «Só não queriam que estivessem espalhadas por sete sítios diferentes.»

A Trafalgar Education precisava de uma plataforma que conseguisse unir a rede sem eliminar as comunidades mais pequenas e as conversas específicas que os franchisados tanto valorizavam.

Requisitos para uma nova solução

A plataforma tinha de dar suporte a duas marcas distintas, cada uma com a sua própria identidade, tom e comunidade. Além disso, tinha de ser:

• suficientemente intuitivo para ser utilizado sem formação específica
• acessível em todos os países e fusos horários
• adequado tanto para a construção de uma comunidade como para a comunicação formal da sede
• capaz de gerir manuais, questões de conformidade e documentos importantes
• suficientemente flexível para proporcionar diferentes níveis de acesso à medida que a base de utilizadores cresce.

A Ziik ofereceu à Trafalgar Education uma combinação invulgar: um sistema subjacente e dois ambientes de marca distintos.

«A plataforma da Drama Kids tem o estilo da Drama Kids e a plataforma da Stagecoach tem o estilo da Stagecoach», afirma Lisa Stead. «Mas na sede, só temos de aprender a utilizar e gerir um único sistema.»

Resultados

Os franqueados já não têm de gerir os seus negócios sozinhos

A Ziik proporciona aos franchisados um espaço comum onde podem colocar questões, debater desafios e aprender uns com os outros. Por vezes, é a sede que fornece a resposta. Noutras ocasiões, pode acontecer que outro franchisado já tenha enfrentado o mesmo problema e possa dar conselhos imediatos.

«Eles encorajam-se uns aos outros, motivam-se mutuamente e partilham aquilo de que se orgulham», afirma Lisa Stead.«Pode acontecer que alguém publique uma conquista dos seus alunos, e as pessoas respondem, felicitam-nos e perguntam como é que conseguiram.»

Este apoio entre pares contribuiu para criar um sentimento mais amplo de comunidade entre países e fusos horários.

Uma rede com espaço para diferentes conversas

Em vez de inúmeros grupos do WhatsApp desconexos, os franchisados têm agora um único local onde as conversas podem continuar a ser organizadas em função de diferentes interesses e necessidades. A plataforma resulta familiar porque funciona de forma muito semelhante às ferramentas das redes sociais com as quais as pessoas já estão familiarizadas, mas continua a ser um ambiente privado e centrado no trabalho.

«É colorido, alegre e interativo», afirma Lisa Stead. «Dá a sensação de ser algo que as pessoas querem usar. Não parece trabalho.»

Para a sede, proporciona também um canal claro para boletins, notícias e atualizações importantes.

O conhecimento está disponível sempre que for necessário

Ambas as marcas disponibilizaram os seus manuais de operações e informações de apoio na plataforma Ziik. Em vez de terem de navegar por pastas ou esperar pela resposta da sede, os franchisados podem procurar as informações de que necessitam assim que surge a dúvida, mesmo que isso aconteça fora do horário normal de expediente.

«Se eles estão a trabalhar às dez da noite, nós não precisamos de estar», afirma Lisa Stead. «A aplicação faz o trabalho por nós.»

Os manuais pesquisáveis abordam questões operacionais, bem como contactos importantes em áreas como a proteção, o bem-estar e o apoio a crianças com necessidades educativas especiais.

A conformidade é mais fácil de gerir

Os franchisados devem manter documentação relativa a áreas como seguros, verificações de antecedentes, políticas de saúde e segurança e avaliações de risco. Alguns documentos têm de ser renovados anualmente, enquanto outros seguem calendários diferentes. Anteriormente, grande parte destes processos era gerida por e-mail, onde os pedidos e lembretes podiam facilmente perder-se entre as consultas de potenciais alunos. Com o Ziik, os franchisados recebem lembretes claros e podem concluir as tarefas necessárias diretamente a partir dos seus telemóveis.

«Depois de tudo estar programado, o sistema gere grande parte do processo por si», explica Lisa Stead.

No caso de atualizações especialmente importantes, a sede pode exigir que os utilizadores leiam a mensagem na íntegra e confirmem que a viram. A equipa pode, então, entrar em contacto diretamente com quem não tiver respondido.

Adoção rápida sem uma implementação demorada

Lisa Stead conheceu a Ziik pela primeira vez na Feira Internacional de Franquias, onde aceitou uma demonstração de dez minutos, depois de, inicialmente, ter insistido que não queria que lhe vendessem nada.

«Nesses dez minutos, percebi como era simples e fácil», diz ela. «Pensei: é disso que precisamos.»

A implementação reforçou essa impressão. Depois de ter passado por outras implementações de sistemas que demoraram meses, Lisa Stead considerou a integração do Ziik invulgarmente simples. No primeiro mês, cerca de 80 % da rede de franchisados da Stagecoach já tinha iniciado sessão, sem incentivos nem um programa de formação exaustivo.

«Limitei-me a mostrar-lhes onde estava e como configurar uma palavra-passe», afirma ela . «Eles perceberam imediatamente a utilidade.»

Funcionalidades favoritas

Feed de notícias

Para os franqueados, o feed de notícias é o centro da comunidade. Oferece um espaço familiar onde podem publicar perguntas, celebrar as conquistas dos alunos, partilhar ideias e pedir conselhos aos seus colegas. Como as conversas permanecem visíveis para toda a rede, uma resposta pode beneficiar muito mais pessoas do que apenas a pessoa que fez a pergunta inicialmente.

«Isso permite que todos possam dar uma mãozinha, quer se trate de alguém da sede ou de outro franchisado.»

Manuais de operações com função de pesquisa

Os manuais operacionais proporcionam aos franchisados acesso a apoio sempre que necessário. Em vez de terem de procurar em pastas ou contactar a sede, podem introduzir uma pergunta e localizar rapidamente a secção relevante. Isto é particularmente valioso numa rede global, em que os franchisados podem estar a trabalhar muito depois de a sede no Reino Unido ter encerrado.

Ferramentas e lembretes de conformidade

A Ziik proporciona à Trafalgar Education um espaço estruturado para gerir a documentação recorrente e os requisitos de conformidade. Os lembretes automatizados reduzem a carga administrativa tanto para a sede como para os franchisados, enquanto a possibilidade de verificar o que já foi concluído torna o acompanhamento mais direcionado e eficiente.

Funções e controlos de acesso

À medida que a Trafalgar Education se prepara para contratar diretores gerais, diretores escolares e professores, a capacidade de definir funções e permissões tornar-se-á cada vez mais importante. Cada franqueado pode conceder aos membros da sua equipa acesso às informações de que necessitam, sem expor material confidencial ou irrelevante. Ao mesmo tempo, a sede mantém o controlo central e pode revogar o acesso imediatamente, sempre que necessário.

Ler confirmações

No caso de informações críticas, a Trafalgar Education pode exigir que os franchisados leiam uma atualização na íntegra e confirmem que o fizeram. Isto proporciona à sede uma visão geral clara de quem recebeu as informações importantes e permite fazer um acompanhamento direto junto do número relativamente reduzido de pessoas que ainda não o fizeram.