Um grupo para cada projeto: Como a Sandøy Byggservice utiliza o Ziik no local

Sobre a empresa

A Sandøy Byggservice é uma empresa de construção norueguesa especializada em novas construções, renovações e ampliações. A empresa encarrega-se de tudo, desde os trabalhos de fundação até às casas concluídas, atuando frequentemente como empreiteira geral em todas as áreas de especialização. A empresa conta com cerca de 18 colaboradores, incluindo carpinteiros, engenheiros e pessoal administrativo. Em qualquer momento, têm normalmente entre cinco e oito projetos de construção a decorrer em paralelo. Como parte da cadeia de empresas Mesterhus, beneficiam também de recursos técnicos partilhados, apoio de marketing e acesso a conceitos de habitação pré-concebidos, ao mesmo tempo que operam como uma empresa independente.

Desafios perante a Ziik

Antes de adotar o Ziik, a Sandøy Byggservice utilizava o Telegram como principal ferramenta de comunicação.

«Funcionou, mas não foi o ideal», explica Erlend Sandøy.

Ele aponta duas preocupações principais: «Sempre fui um pouco cético quanto à sua segurança», afirma.«E não tinha todas as funcionalidades de que precisávamos.»

Com vários projetos a decorrer em simultâneo e equipas a trabalhar em diferentes locais, a comunicação tinha de ser fiável e estruturada, algo que consideravam que a sua configuração anterior não suportava na totalidade.

Requisitos para uma nova solução

A Sandøy Byggservice sabia que não precisava de um sistema complexo. O que precisava era de algo que melhorasse a sua comunicação no dia-a-dia. Mas não tinha de substituir o sistema obrigatório de documentação e garantia de qualidade para projetos de construção que já tinham em vigor. 

Em suma, procuravam uma solução que:

- sentiu-se mais seguro

- oferecia uma melhor funcionalidade

- facilitação da comunicação entre projetos

- pode ser facilmente utilizado por todos na empresa

Resultados

Um espaço partilhado para cada projeto 

A mudança mais importante tem sido a forma como a comunicação funciona no âmbito dos projetos. Para cada novo trabalho, é criado um grupo específico no Ziik, onde todos os envolvidos podem comunicar.

«Se alguém estiver no local e tiver alguma dúvida, pode tirar uma fotografia, escrever uma mensagem curta e publicá-la no grupo do projeto», afirma Erlend Sandøy.

Isso significa menos interrupções e uma comunicação mais clara: «Não é preciso ligar a alguém e explicar tudo. Basta mostrar.»

Melhor visão geral em várias instalações 

Quando há vários projetos a decorrer em simultâneo, dispor de uma forma estruturada de comunicação faz toda a diferença. Todas as conversas relacionadas com um projeto ficam reunidas num único local, o que facilita o acompanhamento das decisões e do trabalho em curso.

Uma forma simples de manter todos informados

A Sandøy Byggservice também utiliza o Ziik para a comunicação a nível da empresa. Todas as sextas-feiras, o Erlend envia uma atualização semanal a todos os funcionários.

«Partilho o plano para a próxima semana, para que todos saibam onde cada um vai trabalhar. E, por vezes, acrescento algumas informações sobre a semana que passou», explica Erlend Sandøy.

Isto proporciona a todos uma visão geral clara e ajuda a coordenar o trabalho entre projetos.

Funciona com diferentes faixas etárias

A Sandøy Byggservice tem funcionários com idades compreendidas entre a adolescência e os 60 anos. Nem todos utilizam o sistema da mesma forma.

«Alguns dos mais velhos ainda preferem pegar no telefone», diz Erlend Sandøy. «Nem sempre respondem na aplicação.»

 Mas, mesmo assim, a informação chega ao destino: «Eles vêem as mensagens, e nós percebemos isso, porque o trabalho é feito.»

Funcionalidades favoritas

Grupos de projeto para a comunicação no local

A criação de um grupo para cada projeto permite que as equipas comuniquem de forma rápida e clara.

«Basta tirar uma fotografia e publicá-la. Isso facilita muito a explicação das coisas.»

Atualizações a nível da empresa 

As atualizações semanais proporcionam a todos os colaboradores uma visão geral clara das tarefas futuras e dos desenvolvimentos recentes.

«É uma forma fácil de manter toda a gente informada.»

Manuais e perguntas frequentes

O Ziik é utilizado para armazenar manuais do funcionário e informações práticas, incluindo regras, procedimentos e perguntas frequentes.

«É bom ter essa informação facilmente acessível.»

Atalhos para ferramentas e serviços

As ligações a sistemas externos, como serviços internos ou fornecedores externos, estão reunidas num único local.

«Isso funciona muito bem para nós», conclui Erlend Sandøy.