Manter a comunicação profissional e simples com o Ziik

Sobre a empresa

A Barbarinn, uma cadeia islandesa de barbearias, precisava de uma melhor forma de gerir a comunicação interna. Com duas localizações em Reiquiavique e uma pequena mas dedicada equipa de dez funcionários, as suas operações diárias dependiam de SMS, Messenger, e-mails e chamadas telefónicas - um sistema desestruturado que esbateu as linhas entre o trabalho e a vida pessoal. À procura de uma solução profissional e fácil de utilizar, a COO Fjóla Valdís Árnadóttir encontrou a solução perfeita no Ziik.

Desafios antes de Ziik?

Antes de adotar o Ziik, a comunicação interna na Barbarinn carecia de estrutura. As atualizações importantes estavam dispersas por diferentes canais, desde mensagens de texto até às redes sociais, o que levava à perda de informação e a uma partilha de conhecimento inconsistente.

"Era frustrante receber mensagens de trabalho no Facebook às seis horas da tarde de uma sexta-feira. Era como se tivesse uma visita inesperada em minha casa", diz Fjóla Valdís Árnadóttir.

Além disso, a Barbarinn analisou várias ferramentas de intranet e comunicação, mas a maioria das soluções tinha sido concebida para empresas de maior dimensão e apresentava um custo elevado por utilizador. Com o encerramento do Workplace do Facebook previsto para 2025, a empresa precisava de uma alternativa económica e fácil de utilizar.

Requisitos para uma nova solução

Quando começaram a procurar uma nova plataforma de intranet, as principais prioridades da Barbarinn eram:


• Mensagens e feed social - Um espaço dedicado à comunicação profissional.

• Armazenamento de manuais - Uma forma simples de criar, atualizar e partilhar manuais.

• Experiência fácil de utilizar - Uma ferramenta que os funcionários possam utilizar sem formação.
• Baseado no telemóvel - os funcionários da Barbarinn têm de poder aceder à plataforma quando e onde quer que estejam
• Agnóstico em relação à plataforma - A solução não deve exigir que os utilizadores tenham contas em serviços de correio eletrónico específicos

A Ziik preenchia todos os requisitos. Graças à sua interface intuitiva, semelhante à das redes sociais, os funcionários souberam navegar nela intuitivamente desde o primeiro dia. Sem configurações complicadas, sem processos de integração demorados – apenas uma utilização imediata.

"O Ziik é tão fácil como utilizar qualquer aplicação de redes sociais. A nossa equipa aderiu imediatamente e agora está tudo num único local, acessível a todos, a qualquer hora", afirma Fjóla Valdís Árnadóttir. 

Resultados

Desde a implementação do Ziik, a Barbarinn registou grandes melhorias na comunicação interna e na eficiência do fluxo de trabalho:

• Comunicação mais clara - Acabaram-se as mensagens dispersas por diferentes aplicações.

• Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal - As conversas de trabalho decorrem no Ziik e não em mensagens privadas.

• Partilha de conhecimentos mais estruturada - Os manuais são fáceis de criar, armazenar e atualizar.

• Fluxo de informação garantido - Funcionalidades como recibos de leitura garantem que as actualizações importantes, como alterações de preços e ajustamentos salariais, chegam a todos.

"Penso que as pessoas ficarão surpreendidas com a facilidade e o conforto de criar, atualizar, armazenar e partilhar manuais com o Ziik. Simplesmente funciona e, ao contrário de outros serviços como o Google Docs ou o SharePoint, não exige que os nossos utilizadores criem contas adicionais com eles", explica Fjóla Valdís Árnadóttir.