Centenas de profissionais de saúde reunidos num único espaço com a Ziik

Sobre a empresa

A Orkuhúsið é uma entidade prestadora de cuidados de saúde do setor privado na Islândia, especializada em ortopedia e serviços especializados conexos, com especial ênfase na cirurgia e em tratamentos que permitem aos pacientes regressarem a casa no mesmo dia.

Entre cirurgia, fisioterapia, radiologia e serviços afins, a organização conta agora com cerca de 250 a 300 profissionais: médicos, enfermeiros, fisioterapeutas, técnicos de radiologia, pessoal administrativo e outros. O rápido crescimento do Orkuhúsið tornou a coordenação cada vez mais importante.

Desafios perante a Ziik

Antes do Ziik, a Orkuhúsið utilizava o Workplace. Quando essa plataforma deixou de estar disponível, a organização teve de repensar a sua configuração. No entanto, substituir o Workplace não era o único problema.

Como explica Dagný Jónsdóttir, diretora executiva da Orkuhúsið, precisavam de algo mais seguro e mais adequado ao setor da saúde: «Queríamos uma plataforma mais segura para trabalhar. Especialmente porque estamos agora a colaborar com as autoridades de saúde para obter aprovação para trocar informações relacionadas com os doentes dentro do sistema.»

No setor da saúde, a comunicação não é apenas operacional, podendo envolver informações altamente confidenciais. No caso do Orkuhúsið, o percurso dos pacientes envolve frequentemente a passagem por vários departamentos. É comum um paciente passar da fisioterapia para o raio-X e, posteriormente, para a cirurgia, tudo no mesmo dia. Isso exige uma coordenação estreita entre especialistas e um sistema capaz de garantir uma troca rápida e segura de informações confidenciais.

Requisitos para uma nova solução

Quando a Orkuhúsið começou a procurar uma plataforma substituta, esta tinha de cumprir vários critérios. Tinha de ser:

• Familiar e intuitivo
• Em conformidade com os regulamentos europeus em matéria de proteção de dados
• Concebido para a colaboração em equipa
• Adequado para utilização em dispositivos móveis

«Proibimos o uso do Facebook e de outras plataformas privadas para comunicações relacionadas com o trabalho», explica Dagný Jónsdóttir. «Os assuntos profissionais devem permanecer no ambiente de trabalho.» Mas, ao mesmo tempo, não queriam nada complicado. A interface da Ziik, que se assemelha às plataformas populares de redes sociais, fez com que não fosse necessário qualquer formação formal dos funcionários. O pessoal começou simplesmente a utilizá-la, sem programas de integração nem manuais.

«Parece uma rede social. Funciona como uma rede social. Por isso, as pessoas sabem logo como usá-la», afirma Dagný Jónsdóttir.

Resultados

Uma ferramenta operacional diária, especialmente para enfermeiros

Uma das maiores surpresas tem sido saber quem mais utiliza o Ziik, porque não são pessoas que passam o dia todo sentadas em frente ao computador. «São os enfermeiros e os médicos, especialmente os enfermeiros, que mais o utilizam», afirma Dagný Jónsdóttir.«Eles têm os seus telemóveis. Esta plataforma foi feita para eles.»

Em vez de depender do e-mail, que muitos profissionais clínicos raramente consultam durante os turnos, o Ziik tornou-se o principal canal para as atualizações operacionais diárias. «Se alguém avisa que está doente às sete da manhã, recorremos ao chat em grupo. A sala de operações fica a saber imediatamente e adapta-se.» Na prática, isto traduz-se em menos atrasos e numa coordenação mais fluida ao longo do dia.

Colaboração estruturada entre três empresas

Com três empresas distintas a operar sob a mesma alçada, a estrutura do grupo é essencial. A capacidade de criar grupos específicos para equipas cirúrgicas, equipas de fisioterapia, gestão e administração, entre outros, permite à Orkuhúsið comunicar de forma eficiente sem sobrecarregar todos com informações que não são relevantes. Esta estrutura tem ajudado a gerir o crescimento sem perder a visão global das operações. «Os grupos são realmente importantes para nós. É assim que trabalhamos em equipa, tanto dentro de uma empresa como em todo o grupo», explica Dagný Jónsdóttir.

Fácil gestão – e assistência local

Para Dagný Jónsdóttir, outro fator fundamental tem sido a facilidade de administração. Gerir o acesso, migrar utilizadores e definir permissões revelou-se mais simples do que o esperado. «Acho que o Ziik é mais abrangente e muito melhor do que o Workplace alguma vez foi.» Quando surgiu um problema técnico, a resposta foi imediata. «Tirei uma captura de ecrã do problema e enviei-lhes um vídeo. Foi resolvido muito rapidamente. Isso fez-me sentir que posso confiar neles», recorda Dagný Jónsdóttir.«Só o facto de saber com quem falar na minha própria língua, isso é importante.»

Funcionalidades favoritas

Chat em grupo para operações diárias
A função de chat é a mais utilizada, especialmente para a coordenação prática do dia-a-dia. Mensagens matinais sobre baixas por doença, ajustes nas salas de operações e atualizações práticas podem ser partilhadas instantaneamente com a equipa adequada.

«É mais rápido do que o e-mail. E sei que as pessoas vão ver.»

Grupos estruturados em toda a organização
Com várias empresas a operar em conjunto, a capacidade de organizar a comunicação por função e por equipa é fundamental. Os grupos permitem que cirurgiões, fisioterapeutas, equipas de gestão e administrativas colaborem de forma eficaz, mantendo as conversas focadas e relevantes.‍

A comunicação profissional fica no trabalho
Ao proibir o Facebook e outras plataformas de mensagens privadas para a comunicação profissional, a Orkuhúsið garantiu que as discussões de trabalho ocorram agora num ambiente profissional.

«Para nós, isso foi muito importante», afirma Dagný Jónsdóttir

O facto de a Ziik ser um produto escandinavo com presença local na Islândia também contribuiu para a confiança da organização.‍

Administração simples
A gestão de utilizadores, grupos e direitos de acesso revelou-se simples, mesmo numa organização em rápido crescimento.

«Foi mais fácil do que eu esperava.»