De 400 inícios de sessão por mês para centenas por semana: como a Sibylla conseguiu recuperar o envolvimento em 120 restaurantes com a Ziik

Sobre a empresa

A Sibylla é uma das marcas de fast-food mais antigas e tradicionais da Suécia, com cerca de 120 restaurantes franchisados em todo o país. A cadeia funciona exclusivamente através de franchising, o que significa que cada restaurante é gerido por um empresário independente, mas sob uma marca comum, normas comuns e diretrizes operacionais comuns. Essa estrutura gera dinamismo e um sentido de pertença local, mas também torna a comunicação e a partilha de conhecimentos fundamentais.

Desafios perante a Ziik

A nossa antiga intranet tinha-se tornado demasiado complicada de gerir e difícil de navegar.

«Tornou-se um monstro», recorda Jimi Metz, diretor executivo da Sibylla, «havia milhares de documentos e era impossível encontrar o que se procurava.»

Pior ainda, explica ele: «Não estava otimizado para o nosso negócio e, por isso, quase ninguém o utilizava.» O resultado foi que as pessoas deixaram de iniciar sessão. Ao mesmo tempo, um dos maiores desafios do franchising continuava por resolver.

«Um dos maiores desafios numa rede de franchising é a divulgação das melhores práticas. É preciso dedicar muito tempo a acertar tudo», afirma Jimi Metz. E, com 120 restaurantes, isso significava que havia muito conhecimento valioso potencialmente confinado aos restaurantes locais.

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Requisitos para uma nova solução

Quando a Sibylla começou a procurar uma nova plataforma de intranet, os seus requisitos eram claros. A nova plataforma teria de ser:

· Fácil de usar

· Fácil de administrar

· Moderno e otimizado para dispositivos móveis

· Capacidade de crescer a par da rede

«Não tínhamos requisitos muito exigentes», diz Jimi, «mas, para nós, resolver questões básicas como essas faria uma enorme diferença.»

Jimi Metz já conhecia o Ziik de uma função anterior noutra cadeia de restaurantes: «Para mim, o Ziik parecia-se com a maioria das redes sociais, mas na forma de uma intranet. Simples e fácil.» Essa simplicidade era importante, especialmente numa cadeia com pessoas de várias faixas etárias, origens diferentes e níveis variáveis de familiaridade com o mundo digital.

Resultados

Envolvimento: as pessoas querem mesmo entrar no
A mudança mais notável desde o lançamento do Ziik tem sido no comportamento dos utilizadores. O Ziik foi concebido para incentivar a interação através de gostos, comentários, perguntas e partilhas. De um total de cerca de 400 entradas mensais, a Sibylla regista agora centenas de utilizadores únicos todas as semanas e as publicações importantes são lidas por quase todos os membros da rede.

«As pessoas são naturalmente incentivadas a participar. A responder, a gostar, a fazer perguntas. O sistema ajuda nesse sentido», explica Jimi Metz. «Isso é uma verdadeira revolução para nós.»

Uma cultura de rede mais forte e positiva
Para Jimi Metz, o efeito vai além dos mecanismos de comunicação. A capacidade de partilhar conquistas, fotografias, dicas operacionais e palavras de incentivo reforçou o sentimento de pertença entre os restaurantes.

«O Ziik ajuda a criar um ambiente positivo e um impulso positivo na plataforma, e isso espalha energia positiva por toda a cadeia», afirma ele.  

As melhores práticas espalham-se agora naturalmente
Em vez de se limitarem apenas a uma comunicação estruturada de cima para baixo, os restaurantes partilham agora melhorias operacionais diretamente através do Ziik. «Podemos carregar imagens, dicas e truques a qualquer momento. Isso ajuda mesmo a impulsionar a cadeia», afirma Jimi. Alguns franchisados começaram mesmo a utilizar o Ziik internamente nos seus próprios restaurantes, sem que lhes tivesse sido pedido. «Começaram a explorá-lo por iniciativa própria, criaram a sua própria estrutura e passaram a utilizá-lo diariamente.»

Uma base sólida para a integração
O Ziik passou a fazer parte do pacote de integração destinado aos novos franchisados e também aos novos colaboradores. «O Ziik é agora uma parte muito importante do nosso processo de integração. O manual está lá, toda a informação está lá.»

Funcionalidades favoritas

Comunicação direta em toda a rede
Para Jimi Metz, um dos maiores pontos fortes da Ziik é a simplicidade da comunicação direta. A sede pode publicar atualizações, os franchisados podem responder imediatamente e o diálogo decorre de forma aberta, em vez de através de longas trocas de e-mails.

«A comunicação direta entre todos os intervenientes no sistema é fantástica.»

Elimina os atritos e reduz a distância entre 120 restaurantes independentes e a direção central.

Uma estrutura de manual concebida para franchising
Num modelo de franchising, a consistência operacional é fundamental. O módulo de manual da Ziik proporciona à Sibylla um local fiável e pesquisável para diretrizes, normas e procedimentos.

«Para uma rede de franchising, a estrutura do manual é absolutamente crucial.»

Em vez de documentos desatualizados espalhados por várias pastas, agora tudo se encontra num único espaço sempre atualizado e acessível.

Fácil gestão a partir da sede
Do ponto de vista da gestão, a simplicidade do back-end é tão importante quanto a do front-end.

«É muito fácil de gerir. É algo que aprecio imenso.»

A gestão de utilizadores, a publicação de atualizações e a organização da informação já não exigem soluções técnicas alternativas, o que facilita manter a plataforma atualizada e ativa.

Fácil integração com aplicações externas
A Sibylla integrou a sua plataforma de formação digital diretamente no Ziik, tornando-a um ponto de entrada natural não só para a comunicação, mas também para o desenvolvimento dos colaboradores.

«Já integramos a nossa plataforma de aprendizagem e pretendemos ir adicionando mais funcionalidades ao longo do tempo.»

A capacidade de integrar outras aplicações com o Ziik torna a plataforma uma parte importante da infraestrutura da empresa, e não apenas um feed de notícias.