De zero a 100 em oito dias: como a Fartskriver voltou a colocar a sua comunicação nos eixos com a Ziik

Sobre a empresa

A Fartskriver faz parte do setor dos transportes da Noruega desde a década de 1950. Inicialmente, a empresa especializou-se na instalação de tacógrafos, os sistemas que registam a atividade de condução no transporte pesado. Atualmente, a empresa presta muitos outros serviços, incluindo assistência técnica, oficinas, cursos de segurança e consultoria para empresas de transportes. A empresa conta com cerca de 50 colaboradores e opera em toda a Noruega, com projetos que se estendem até Svalbard, no Ártico.

«O nosso objetivo é sermos um centro de excelência para o setor dos transportes rodoviários na Noruega, com foco no conhecimento, na qualidade e no serviço», afirma a coordenadora de marketing, Siri Enoksen.

Desafios perante a Ziik

Quando Siri Enoksen ingressou na Fartskriver, a empresa tinha acabado de perder a sua plataforma anterior e ainda não tinha um substituto. «Quando comecei, não tínhamos propriamente uma intranet», recorda Siri Enoksen. O Workplace tinha sido descontinuado e ninguém tinha assumido totalmente a responsabilidade de encontrar um substituto. Internamente, a comunicação estava dispersa por diferentes canais, documentos e soluções pontuais. Havia também outro desafio: nem todos sabiam o que era um sistema de intranet.

«Fiz perguntas simples às pessoas, como: “Sabem o que é uma intranet?” Cerca de 50 % não sabiam.»

Tudo isto significava que a nova solução teria de ser extremamente intuitiva, fácil de explicar e fácil de adotar por todas as faixas etárias.

Requisitos para uma nova solução

Siri Enoksen analisou entre 10 a 15 potenciais fornecedores. O que mais importava não era o reconhecimento da marca, mas a facilidade de utilização e a rapidez do apoio. «Temos colaboradores de faixas etárias muito diferentes. Precisava de algo que soubesse que todos pudessem utilizar.» A interface familiar e de estilo social da Ziik foi determinante. «Pensei: o que é que a maioria das pessoas já usou na vida? Se parecer familiar, as pessoas vão usá-lo.» Mas uma coisa destacou-se ainda antes do próprio produto: a rapidez de resposta da equipa da Ziik. «Registei-me para um período de teste e acho que fui contactada em menos de meia hora. Isso é raro!».

Resultados

Da ideia à implementação em 8 dias úteis
Desde o primeiro contacto até à implementação em toda a empresa, demorou pouco mais de uma semana de dias úteis efetivos. Isso incluiu a preparação de uma demonstração, o desenho da estrutura e a definição de permissões, tudo a tempo para um lançamento a nível da empresa num evento raro que reuniu todos os colaboradores. O processo foi intenso, colaborativo e gratificante. «Sem a cooperação da Ziik, nunca teria sido tão rápido».

Adoção imediata em toda a empresa
O lançamento ocorreu ao vivo durante uma reunião com todos os colaboradores, incluindo a integração em tempo real. Os colaboradores descarregaram a aplicação, iniciaram sessão e começaram a utilizá-la durante a sessão. Atualmente, a Ziik é utilizada diariamente por todas as equipas, com 82% dos utilizadores a acederem à intranet a partir dos seus dispositivos móveis.

Um único local para o conhecimento essencial da empresa
Embora o Manual do Colaborador estivesse acessível, não tinha um local específico.«Passámos cinco anos a tentar encontrar um local para publicar o manual do colaborador», afirma Siri Enoksen. «Duas ou três semanas após o lançamento, o manual já estava online e sempre atualizado».

Mais do que comunicação
O que mais surpreendeu a Siri não foi apenas a rapidez com que a implementação ocorreu, mas a naturalidade com que se tornou parte do trabalho quotidiano. «Não se trata apenas de notícias. É onde realmente trabalhamos em conjunto, partilhamos ideias, elogiamos e ajudamos uns aos outros». Para uma empresa que anteriormente não dispunha de uma plataforma interna clara, essa mudança foi significativa. «O mais importante é, provavelmente, o facto de termos passado de não ter nada para ter algo que realmente funciona para todos».

Funcionalidades favoritas

Manuais
Tornar as políticas e os procedimentos acessíveis e sempre atualizados. «Os manuais são, sem dúvida, uma das minhas coisas preferidas».

Feed de notícias
A comunicação operacional diária num único fluxo. «O feed, o simples facto de ter as atualizações diárias num único local, é fantástico».

Calendário / Eventos
Utilizado para tudo, desde eventos da empresa até ao anúncio dos horários de funcionamento durante os feriados com vários anos de antecedência.