De ferramentas dispersas a um espaço partilhado: como a Language for Fun uniu a sua rede de franchising com a Ziik

Sobre a empresa

A Language for Fun é uma rede de franchising sediada no Reino Unido que oferece aulas de conversação em francês, espanhol e italiano. Fundada por Jessica Bonnard, o conceito assenta numa ideia simples: ajudar os adultos a falar uma língua com confiança num ambiente descontraído e social, sem a pressão da aprendizagem tradicional em sala de aula.

Atualmente, a sua rede inclui um grande número de professores independentes e 72 franchisados em todo o Reino Unido, tornando-a uma das maiores redes de franchising de estilo de vida da Associação Britânica de Franchising. Tal como em todas as operações de franchising, encontrar o equilíbrio certo entre a independência e uma abordagem comum é algo que torna a comunicação especialmente importante.

Desafios perante a Ziik

Antes do Ziik, a comunicação e os recursos estavam dispersos por várias plataformas: «Usávamos o Dropbox, o Google Drive, o WhatsApp, newsletters, e-mail, grupos do Facebook… tudo estava em sítios diferentes», explica a equipa, que inclui a Diretora de Recursos Humanos, Lucy Martin, e a Diretora de Apoio à Franquia, Bethan Thompson, ambas responsáveis pelo apoio e formação às franquias.

Não se tratava apenas de receber informação, mas sim de saber onde voltar para a encontrar novamente: «Pode pensar: “Onde estava aquele documento?” ou “Onde é que essa conversa teve lugar?”»

Com o passar do tempo, isso criou alguns problemas. Não porque a informação não existisse, mas porque não estava reunida num único local. Para uma rede de franchising assente na partilha de conhecimentos e na consistência, isso tornou o trabalho quotidiano mais complicado e confuso do que o necessário.

Requisitos para uma nova solução

O objetivo não era introduzir algo complexo. Na verdade, era precisamente o contrário: «Queríamos um único local onde tudo pudesse estar reunido: comunicação, recursos, conversas, tudo o que é necessário para ensinar e gerir um negócio como o nosso.»

Ao mesmo tempo, a solução tinha de ser adequada a um vasto leque de utilizadores. Alguns franchisados sentem-se muito à vontade com as ferramentas digitais, mas outros nem tanto, o que tornou a facilidade de utilização um requisito fundamental: «Tinha de parecer familiar. Algo que as pessoas compreendessem sem necessidade de formação.»

Resultados

Um único local para tudo

A mudança mais imediata foi simplesmente ter um único local para onde ir. 

«Agora já sabemos: se estamos à procura de alguma coisa, está no Ziik.»

Os recursos, as atualizações, as conversas e os comunicados já não estão espalhados por diferentes plataformas. Isso tornou o trabalho quotidiano mais simples e tranquilo, especialmente para os franchisados que precisam de acesso rápido aos materiais.

Fácil implementação em toda a rede

Uma das preocupações iniciais era saber se todos iriam adotar a nova plataforma. Na prática, isso acabou por não ser um problema.

«Parece-me familiar. É intuitivo. As pessoas começaram logo a usá-lo.»

Lançámos a plataforma numa conferência da empresa, o que teve o seu peso, mas a simplicidade da própria plataforma também contribuiu para isso. Mesmo aqueles que se sentiam menos à vontade com ferramentas digitais conseguiram começar a utilizá-la sem necessidade de formação inicial.

Um maior sentido de comunidade

Para além da comunicação, o Ziik tornou-se um espaço onde os franchisados interagem entre si.

«Não se trata apenas da sede de publicar informações. As pessoas fazem perguntas, partilham ideias e ajudam-se umas às outras.»

O apoio entre pares é importante num modelo de franquia, onde muitas pessoas trabalham de forma independente no dia-a-dia. Em vez de resolverem os problemas isoladamente, os franqueados dispõem agora de um espaço comum onde podem recorrer à experiência dos outros.

Maior visibilidade e acompanhamento

Do ponto de vista da sede, outra vantagem é simplesmente saber se a mensagem chegou às pessoas.

«Podemos ver quem leu algo e, se necessário, podemos entrar em contacto.»

Isso facilitou garantir que as atualizações importantes não se percam e que todos estejam a par da situação.

Parte da oferta da franquia

Com o passar do tempo, a Ziik passou também a fazer parte da forma como a Language for Fun se apresenta aos novos franchisados.

«Isso demonstra que dispomos de uma rede estruturada e solidária.»

Em vez de ser apenas uma ferramenta interna, a plataforma desempenha agora também um papel importante na demonstração do funcionamento da empresa.

Funcionalidades favoritas

Fórum

Um dos aspetos mais valiosos do Ziik é a possibilidade de os franchisados colocarem questões e obterem respostas de toda a rede.

«Não somos só nós a reagir; outros franchisados também se juntam a nós.»

Isso cria um sentimento de pertença comum e facilita a resolução dos desafios do dia a dia.

Tudo num só lugar

O facto de a comunicação, os recursos e as conversas estarem reunidos numa única plataforma eliminou muitos obstáculos.

«Antes, era preciso lembrar-se de onde estavam as coisas. Agora já não.»

Em qualquer rede distribuída, essa simplicidade faz toda a diferença.

Fácil de usar

A interface intuitiva da plataforma facilitou a sua adoção em toda a rede.

«As pessoas percebem imediatamente como funciona.»

Isso significa menos tempo a explicar as ferramentas e mais tempo a dedicar ao ensino e ao apoio aos alunos.

Recibos de leitura

A possibilidade de ver quem leu as atualizações permite à sede dar seguimento aos assuntos que o exijam.

«Isso ajuda-nos a garantir que as informações importantes chegam realmente às pessoas.»

Uma pequena funcionalidade, mas que melhora a consistência em toda a franquia.