Comunicação clara e coordenação com a Ziik

Sobre a empresa

A Sólar é uma empresa de limpeza islandesa com 500 funcionários a trabalhar no terreno e cerca de 30 pessoas na administração. A empresa presta serviços de limpeza profissionais a empresas, instituições e espaços residenciais partilhados, principalmente na área de Reykjavík, mas também em todo o país.

Embora a maioria dos funcionários trabalhe no local com os clientes, a equipa administrativa desempenha um papel fundamental na coordenação das operações, na gestão das relações com os clientes e na garantia de uma qualidade de serviço consistente.

Muitos destes funcionários estão frequentemente em deslocação, visitando instalações, reunindo-se com equipas e a tratar da coordenação quotidiana entre as diferentes localizações.

Desafios perante a Ziik

Um desafio comum: demasiado ruído, pouca clareza

Antes de ingressar na Solar, Stefania Ragnarsdóttir já tinha trabalhado com várias ferramentas de comunicação interna, incluindo o Workplace da Meta, que entretanto foi descontinuado, bem como soluções baseadas na Microsoft. Com base nessa experiência, ela sabia como as plataformas podiam rapidamente tornar-se confusas e difíceis de navegar.

«Não é que não funcionem», explica ela. «Mas podem estar a acontecer muitas coisas, e nem todas são necessárias.»

As informações importantes podem facilmente perder-se nos e-mails ou ficar enterradas em diferentes sistemas, especialmente no caso dos funcionários que não passam o dia todo sentados à secretária.

Requisitos para uma nova solução

Uma ferramenta que se adapta à forma como as pessoas realmente trabalham

Na Sólar, o Ziik é utilizado pela equipa administrativa, composta por cerca de 30 pessoas que trabalham no escritório e no terreno. Grande parte desse grupo é constituída por gestores de serviços que passam grande parte do tempo fora dos seus postos de trabalho.

«São pessoas muito atarefadas», explica Stefania Ragnarsdóttir. «Não ficam sentadas em frente ao computador o dia todo.»

Nesse contexto, a comunicação tem de ser simples, acessível e fácil de acompanhar entre tarefas. E é aí que o Ziik se integra naturalmente no fluxo de trabalho.

Resultados

Simples, intuitivo e elegante

Uma das primeiras coisas que Stefania Ragnarsdóttir reparou quando começou a trabalhar com o Ziik na Sólar foi o quão intuitiva a plataforma parecia.

«Tens tudo o que precisas e não precisas de ir à procura», diz ela. «E se não estiver lá, sabes que não existe.»

Vindo de sistemas mais complexos, essa simplicidade faz com que o Ziik se destaque.

«Não é que seja demasiado simples, é apenas que não está cheio de coisas de que não precisas. Dá uma sensação de limpeza.»

Na sua opinião, enquanto profissional de TI, isso é um ponto forte:«Não é preciso ser um especialista em tecnologia para usar o Ziik. Basta ser uma pessoa comum para o utilizar como ferramenta.»

Manter todos informados, onde quer que estejam 

No dia-a-dia, o Ziik funciona como um espaço de comunicação partilhado para a equipa administrativa. 

Os comunicados, as atualizações e a coordenação diária ocorrem todos num único local, facilitando a manutenção da informação, mesmo quando as pessoas se deslocam entre diferentes locais.

Stefania Ragnarsdóttir prefere utilizar a versão para computador do Ziik e, para garantir que não perde nada enquanto está na sua secretária na sede da Sólar, configurou as notificações de forma a adequarem-se ao seu próprio fluxo de trabalho. 

«Recebo um e-mail quando é publicado algo», diz ela. «É como um lembrete: “Aqui está algo que devias ver.”»

Esta combinação flexível de acesso através do computador e de dispositivos móveis, juntamente com notificações personalizadas, facilita a todos os colaboradores, independentemente das suas funções e preferências, manterem-se em contacto sem terem de consultar ativamente vários sistemas.

Um pequeno detalhe com um grande impacto na cultura 

Para além da comunicação prática, o Ziik tornou-se também um espaço para partilhar o reconhecimento pelo bom trabalho. Sempre que um cliente envia um comentário positivo, este é partilhado na plataforma.

«Se alguém recebe um elogio, fazemos questão de que todos saibam», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

O elogio não é importante apenas para o indivíduo: «Não é apenas um incentivo para quem recebe o elogio, mas também eleva realmente o ânimo de todos.»

O mesmo se aplica a momentos do dia a dia, como aniversários, pequenas atualizações ou simplesmente manter as pessoas a par do que se passa no escritório.

 «Nunca vi nada de negativo nisso», acrescenta ela. «É uma comunicação do dia-a-dia, mas é um bom estímulo. Um estímulo para o ânimo!»

Comunicação relevante para as pessoas certas 

Outro aspeto importante da forma como a Sólar utiliza o Ziik é garantir que a comunicação seja direcionada aos destinatários certos. Dada a diversidade de funções e responsabilidades na equipa, nem tudo precisa de ser partilhado com todos. Através dos grupos, é fácil enviar mensagens diretamente às pessoas a quem elas se destinam.

«Se eu publicar algo, posso escolher se é para todos ou apenas para o meu departamento», explica Stefania Ragnarsdóttir.

Isso ajuda a manter a comunicação focada e evita ruído desnecessário.

Funcionalidades favoritas

Chat para a comunicação do dia a dia

A função de chat está no centro do uso diário, desde avisos práticos até à partilha de comentários positivos.

«É onde tudo acontece: atualizações, mensagens e também as boas histórias», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

Notificações flexíveis 

A possibilidade de receber notificações por e-mail garante que nada se perca, mesmo em dias agitados, com várias tarefas e abas abertas.

«Isso dá-me uma pequena sensação de que algo está a acontecer», explica Stefania Ragnarsdóttir.

Grupos para uma comunicação eficaz

Os grupos facilitam a personalização da comunicação para equipas ou departamentos específicos.

«Pode escolher quem deve ver o quê, e isso é realmente útil, porque ajuda a reduzir o ruído e a sobrecarga de informação», afirma Stefania Ragnarsdóttir.

Eventos e sondagens

Funcionalidades como eventos e sondagens são utilizadas para coordenar e recolher opiniões da equipa.

«É algo que usamos bastante», observa Stefania Ragnarsdóttir.