A Blue Lagoon Beauty une comunicação e envolvimento na Ziik

Sobre a empresa

Fundada por Sini Virtanen, a Blue Lagoon Beauty é uma das cadeias de clínicas de estética mais reconhecidas da Finlândia. Com mais de uma dúzia de locais, a empresa oferece tratamentos de alta qualidade em cuidados da pele, pestanas, unhas e muito mais, apoiados por uma forte identidade de marca e uma equipa crescente de especialistas. Desde o início, a Blue Lagoon tem-se pautado pelo profissionalismo e pela personalidade, e isso inclui a forma como trabalham nos bastidores.

Desafios antes de Ziik?

Uma configuração de comunicação dispersa tornou-se uma grande dor de cabeça

A Blue Lagoon tem registado um crescimento constante desde a abertura das suas primeiras clínicas. Mas à medida que a equipa crescia, também crescia a complexidade da comunicação interna. Sini Virtanen recorda : "Utilizávamos o Slack para as mensagens, o Google Drive para os documentos e o correio eletrónico para os assuntos oficiais. Mas nada disso estava a funcionar. As coisas perdiam-se e as novas pessoas não sabiam por onde começar". E como o Slack não foi criado para as equipas da linha da frente, muitos funcionários simplesmente não o utilizavam. Isso significava que as mensagens importantes não chegavam a todos e o conhecimento ficava preso em silos.

Requisitos para uma nova solução

"Tornou-se claro para nós que precisávamos de centralizar tudo e de o disponibilizar aos nossos colegas num único local e de uma forma que fizesse sentido para eles. Os nossos funcionários queriam uma comunicação clara e uma forma fácil de encontrar respostas. Por isso, fomos à procura de uma ferramenta que nos pudesse dar isso mesmo", explica Sini.  

Resultados

Elevado envolvimento

Antes do Ziik, as mensagens passavam muitas vezes despercebidas ou não lidas, especialmente no Slack. Mas isso mudou quase imediatamente após o lançamento do Ziik. "A maior surpresa foi a forma como as pessoas realmente o utilizam", diz Sini. "Verificam-no diariamente, lêem o que lá está e consideram-no útil. Não tenho de os pressionar, passou a fazer parte da sua rotina."

E como o Ziik facilita a partilha de actualizações, manuais e respostas num único local, o envolvimento geral é de 97%, enquanto as perguntas de Sini e de outros gestores diminuíram. " Quando as pessoas conseguem encontrar facilmente as respostas de que necessitam, não têm de perder tempo a perguntar", afirma Sini.

Integração mais forte

Quando os novos funcionários entram, os seus primeiros dias dão o mote, e Ziik desempenha agora um papel importante na sua adaptação. "Criámos manuais para diferentes funções e situações. Por isso, quando alguém começa a trabalhar, pode aceder ao Ziik e obter uma visão geral da forma como trabalhamos, o que é esperado e onde encontrar ajuda", explica Sini. Isto poupa tempo aos novos contratados e aos seus gestores, e garante que a experiência de integração é consistente em todas as localizações.

Menos erros, respostas mais rápidas

Os manuais integrados, as FAQ e as funções de pesquisa do Ziik tornaram muito mais fácil lidar com questões recorrentes sem inundar os canais de conversação. "Adoro as FAQ! Digamos que alguém precisa de verificar como lidar com uma situação de um cliente, ou onde encontrar uma política específica, já não precisa de perguntar por aí. Basta procurar no Ziik", exclama Sini. Isto não só reduz as interrupções, como também ajuda os empregados a sentirem-se mais independentes e capazes no seu trabalho.

Comunicação mais limpa

Ao abandonar o Slack, o WhatsApp e os tópicos de correio eletrónico, a Blue Lagoon comunica agora com objectivos e com menos ruído. Como explica Sini Virtinanen: "Foi um grande alívio, a sério. Com o Slack, as coisas podiam perder-se. Agora, com o Ziik, as pessoas só vêem o que é relevante para elas. Podem confiar que as informações que recebem são as que precisam e querem ver." Cada publicação tem um público-alvo claro, cada documento tem um destino claro e os recibos de leitura confirmam que a mensagem foi recebida.

Um sentimento mais forte de ligação

Talvez o mais importante seja o facto de Ziik se ter tornado parte da cultura da Blue Lagoon Beauty, ajudando as equipas a sentirem-se alinhadas e ligadas, mesmo quando não estão fisicamente juntas. "Penso que agora as pessoas se sentem mais seguras e ligadas. Sabem sempre o que se está a passar, sabem onde encontrar as coisas e não são deixadas na incerteza. Isso cria confiança e reflecte-se também na forma como trabalham com os clientes", afirma Sini Virtanen.