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O Workplace by Meta está a encerrar. A Ziik está aqui para ajudar!
EUA
Recrutamento de quadros de direção
185
A Patrice & Associates é uma empresa norte-americana de seleção e recrutamento de quadros de direção, especializada no setor hoteleiro. Fundada em 1989, a empresa opera como uma vasta rede de franchising, com cerca de 185 franchisados e centenas de recrutadores a trabalhar nos Estados Unidos e no Canadá.
Cada franchisado gere o seu próprio negócio, mas o sucesso depende em grande medida do facto de fazer parte de uma rede interligada: partilhar conhecimentos, apoiar-se mutuamente e trabalhar em conjunto para fazer a correspondência entre candidatos e oportunidades.
Isso significa que a comunicação interna é mais do que uma simples função de apoio; faz parte do próprio funcionamento da empresa.
Antes da Ziik, a Patrice & Associates utilizava um sistema interno que se tinha tornado, gradualmente, difícil de utilizar.
«Estava, de certa forma, preso na Idade das Trevas», afirma Jason Miller.
O maior problema não foi a falta de informação; na verdade, foi precisamente o contrário.
«Havia imenso material ali, e não estava organizado de forma a facilitar a localização do que era necessário.»
Para os franchisados, isso significava perder tempo à procura de documentos, questionar-se se a informação estava atualizada e ter de recorrer a outros canais para obter respostas. Ao mesmo tempo, a colaboração entre os franchisados não era tão fluida quanto poderia ser.
«Queriam uma forma melhor de colaborar com outros franchisados — para partilhar ideias, melhores práticas e informações.»
Base de conhecimento desorganizada
Estreitos de informação
É difícil para as franquias colaborarem
Pesquisa e organização de documentos
Administração simples
Sondagens e comentários rápidos
O briefing para uma solução melhor era claro. A nova plataforma tinha de:
«Precisávamos de algo que fosse intuitivo, fácil de gerir e que fosse realmente útil para os nossos franchisados.»
Jason Miller também contribuiu com uma perspetiva valiosa para o processo de decisão. Antes de se tornar CEO, tinha sido vice-presidente de Desenvolvimento. Isso significava que compreendia em primeira mão como as ferramentas eram utilizadas no trabalho quotidiano e quais eram as suas limitações.
Uma base de conhecimento mais organizada e fácil de pesquisar
A melhoria mais imediata tem sido a capacidade de encontrar informações rapidamente.
«O que mais gosto é a funcionalidade de pesquisa e a forma como os documentos estão organizados», explica Jason Miller
Em vez de terem de percorrer várias camadas de material desatualizado, os franchisados dispõem agora de um sistema mais claro e estruturado, no qual é mais fácil localizar a informação e confiar nela.
Uma colaboração mais estreita em toda a rede
A Ziik também criou um espaço mais natural para que os franchisados possam interagir entre si.
«Podem colaborar com outros franchisados. Utilizam o Ziik para partilhar ideias, melhores práticas e informações», afirma Jason.
Numa rede em que cada franchisado opera de forma independente, esse tipo de interação faz realmente a diferença, transformando os negócios individuais num sistema mais interligado.
Uma ferramenta simples que as pessoas realmente utilizam
A facilidade de utilização foi uma prioridade, e isso reflete-se hoje na forma como a plataforma é utilizada.
«É intuitivo, fácil de utilizar e muito fácil de gerir», resume Jason Miller.
Essa simplicidade reduz os atritos, tanto para os franchisados que utilizam a plataforma como para a equipa que a gere. E, numa perspetiva central, a gestão também se tornou mais fácil. Isso é importante numa grande rede de franchising, onde manter a informação atualizada e acessível é uma tarefa contínua.
Um momento de interação, pequeno mas revelador
Um dos primeiros exemplos chamou a atenção: uma nova franqueada apresentou-se na plataforma e outros franqueados entraram rapidamente em contacto com ela para lhe dar as boas-vindas e estabelecer contacto.
«Foi muito fixe ver aquilo», diz Jason Miller
É um pequeno pormenor, mas reflete uma mudança mais ampla: uma rede que não está apenas ligada na teoria, mas que interage na prática.
Pesquisa e organização de documentos
Para Jason Miller, a maior melhoria é a capacidade de encontrar informações de forma rápida e fiável.
«A funcionalidade de pesquisa e a forma como os documentos estão organizados destacam-se», explica ele.
Num sistema que anteriormente armazenava grandes quantidades de conteúdo sem uma estrutura clara, isto fez uma diferença significativa no trabalho do dia-a-dia.
Colaboração entre os franchisados
A Ziik proporciona um espaço onde os franchisados podem interagir diretamente, em vez de trabalharem isoladamente.
«Podem partilhar ideias, melhores práticas e informações entre si no Ziik.»
Isto reforça a rede no seu conjunto e facilita a aprendizagem mútua.
Administração simples
A gestão da plataforma a partir de um ponto de vista central é simples.
«É muito fácil de administrar.»
Essa simplicidade ajuda a garantir que a informação se mantenha atualizada e que o sistema continue a ser útil ao longo do tempo.
Sondagens e comentários rápidos
A capacidade de recolher rapidamente os comentários dos franchisados é outra funcionalidade útil.
«Isso dá-nos uma forma de obter feedback e perceber o que as pessoas pensam.»
Numa rede distribuída, esse tipo de visibilidade é valioso.
«Os nossos franchisados disseram-nos que queriam uma intranet melhor e uma forma mais eficaz de colaborar, e a Ziik cumpriu mesmo as expectativas em ambos os aspetos.»
Jason Miller
CEO
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