Riktig informasjon, uansett hvor arbeidet skjer: Hvordan Hurtigruta Carglass® knytter sammen frontlinjeteamene sine

Om selskapet

Hurtigruta Carglass®, en del av Belron-gruppen, er en av Norges ledende spesialister innen reparasjon og utskifting av bilglass. Selskapet har 370 ansatte fordelt på over 100 lokasjoner over hele Norge, fra Alta i nord til Kristiansand i sør.

En stor andel av arbeidsstyrken består av teknikere hvis arbeidsdag er fokusert på å hjelpe kunder og kjøretøy på veien. Det gjør mobil tilgang til bedriftsinformasjon spesielt viktig.

Utfordringer før Ziik

Den største utfordringen med intern kommunikasjon for Hurtigruta Carglass® var å nå ut til ansatte som ikke sitter foran en datamaskin hver dag. Derfor var det behov for en ny kanal der viktig informasjon ville være lett tilgjengelig og lett tilgjengelig for alle, uavhengig av hvor, når eller hvordan de jobbet.

Tidligere fylte Workplace denne kanalen. Men da det ble klart at den skulle avvikles, var det behov for en ny løsning. Denne gangen var prioriteten klar for ledergruppen: viktig informasjon måtte nå de ansatte den var relevant for, inkludert teknikere som jobbet utenfor et skrivebord.

Krav til en ny løsning

Den nye plattformen måtte være brukervennlig og mobilorientert, noe som gjorde det enkelt å nå ansatte i hele organisasjonen. Den måtte også enkelt kunne målrette informasjon etter region, avdeling og fagområde i stedet for å sende alt til alle. Og det var behov for en funksjon som kunne gi innsikt i om spesielt viktig informasjon faktisk hadde blitt lest.

Men deres viktigste krav: å finne en partner, ikke bare en teknisk plattform. Under utvelgelsesprosessen snakket selskapet med flere leverandører. Ziik skilte seg ut på grunn av den nære og personlige tilnærmingen.

«Vi følte at kontaktene våre hos Ziik virkelig ønsket å forstå organisasjonen vår og behovene våre», sier Bente Birkeland. «De fokuserte på å hjelpe oss med å lykkes, ikke bare å levere en plattform.»

Resultater med høydepunkter

Viktig informasjon når teknikere på mobil

Den viktigste endringen er enkel: teknikere kan nå motta bedriftsinformasjon direkte på telefonene sine. De trenger ikke å sitte ved en datamaskin for å holde seg informert. Det gjør kommunikasjon mye mer tilgjengelig for de ansatte som bruker arbeidsdagen sin på å reparere og skifte bilglass i stedet for å sjekke e-post ved et skrivebord.

Kommunikasjonen kan målrettes mot de riktige medarbeiderne

Hurtigruta Carglass® har skapt en tydelig konsernstruktur i Ziik. Det finnes grupper for regioner og sentrale funksjoner, samt spesialistområder som HR, IT, drift, HMS, finans, salg og markedsføring. Dette gjør at informasjon kan deles med de ansatte den faktisk er relevant for, samtidig som kommunikasjon på tvers av hele selskapet fortsatt kan nå alle ved behov.

Lesebekreftelser gir verdifull innsikt

For viktige innlegg kan Hurtigruta Carglass® aktivere lesebekreftelser. Dette gir organisasjonen en oversikt over hvor mange ansatte som har sett informasjonen, og om nødvendig hvem som har lest den. For en arbeidsstyrke der mange ansatte ikke jobber ved en datamaskin, er denne innsynsmuligheten spesielt verdifull. Det bidrar til å gjøre kommunikasjon om fra å bare publisere informasjon til å vite om budskapet faktisk har nådd målgruppen.

Flere deler av organisasjonen blir aktive kommunikatører

Etter omtrent et år med Ziik har Hurtigruta Carglass® også fokusert på å få sine sentrale funksjoner til å bruke plattformen mer aktivt. HR, IT, drift og andre team oppfordres i økende grad til å publisere relevant informasjon direkte til ansatte. Dette arbeidet har forsterket en viktig lærdom: god internkommunikasjon krever kontinuerlig oppmerksomhet. Ziik har støttet denne utviklingen med praktisk opplæring, inkludert å jobbe direkte med sentrale funksjoner for å demonstrere hvordan plattformen kan brukes i praksis.

«Jo mer relevant og nyttig innhold som publiseres, desto mer verdi har Ziik for våre ansatte», sier Bente Birkeland.

Favorittfunksjoner

Mobilapp

For teknikere og andre ansatte som ikke sitter ved en datamaskin hver dag, er mobiltilgang grunnleggende. Appen legger bedriftsinformasjon direkte på enheten de ansatte allerede har med seg.

Grupper

Grupper lar Hurtigruta Carglass® strukturere kommunikasjonen rundt regioner, sentrale funksjoner og fagområder. Det bidrar til å gjøre kommunikasjonen mer relevant og unngår unødvendig sending av alle meldinger til hele organisasjonen.

Les bekreftelser

Lesebekreftelser gir Hurtigruta Carglass® innsikt i om viktig informasjon faktisk er sett. Dette er spesielt nyttig for kommunikasjon der det ikke er nok å bare publisere meldingen.

Chat

Chat er mye brukt i hele organisasjonen og gir en rask og enkel måte for ansatte å kommunisere på tvers av team og lokasjoner.