En smidigere start med Ziik

Om selskapet

Petrowsky Gruppen er et dansk, familieeid installasjons- og servicefirma som spesialiserer seg på vann, luft og energi. Selskapet ble grunnlagt i Vejle i 1973 og har vokst fra en tradisjonell rørleggervirksomhet til en spesialisert leverandør av teknisk installasjon og tjenester. I dag har konsernet virksomhet i Vejle, Horsens og Kolding, og sysselsetter rundt 65 montører, teknikere, lærlinger, prosjektledere, ingeniører og administrativt ansatte. For Petrowsky Gruppen har denne veksten også skapt en kommunikasjonsutfordring.

«Vi er sjelden alle samlet», forklarer Anne Lyngholm Trant. «Vi har tre forskjellige lokasjoner, og montørene våre går ofte direkte til kunden. Vi støter ikke på hverandre i gangen eller ved kaffemaskinen.»

Utfordringer før Ziik

Finne en bedre måte å nå alle på

Petrowsky Gruppen hadde allerede en digital ansattside på nettsiden sin der ansatte kunne få tilgang til nyheter, ansatthåndbøker, sikkerhetsinformasjon og andre dokumenter. Problemet var å få folk til å bruke den. For en montør eller tekniker som jobbet ute i felten, skapte det en unødvendig barriere å besøke nettsiden og logge inn på et ansattområde på en telefon.

«Vi hadde en følelse av at meldingene våre ikke ble lest, og at de ansattes nettsted ikke ble besøkt nok», sier Anne Lyngholm Trant.

Det var også i stor grad enveiskommunikasjon. Petrowsky Gruppen kunne publisere informasjon, men ansatte kunne ikke enkelt samhandle med den eller svare kolleger på tvers av organisasjonen. Og etter hvert som selskapet fortsatte å vokse, ønsket Petrowsky Gruppen noe mer umiddelbart: en app som kunne nå folk uansett hvor de jobbet, samtidig som den skapte et sterkere digitalt fellesskap på tvers av lokasjoner.

«For mange av våre montører og teknikere er telefonen deres primære verktøy, bortsett fra en rørtang og alt annet de har i hendene.»

Velge Ziik

Petrowsky Gruppen gjennomgikk flere løsninger før de valgte Ziik. Kravene var enkle: plattformen måtte fungere som en app, gi varsler, være intuitiv å bruke og la selskapet kommunisere både på tvers av hele organisasjonen og med individuelle lokasjoner eller grupper. Lesebekreftelser var et annet viktig krav.

«Det gir oss mye trygghet å vite at folk har fått riktig informasjon til rett tid», sier Anne Lyngholm Trant.

Det kjente grensesnittet var også viktig. For ansatte som ikke sitter ved en datamaskin hele dagen, måtte plattformen føles umiddelbart tilgjengelig i stedet for å være et annet IT-system de måtte lære seg.

Krav til en ny løsning

Gjør et stort prosjekt om til håndterbare trinn

For Anne Lyngholm Trant har et av de sterkeste aspektene ved Ziik-onboardingen vært strukturen. Å starte en ny kommunikasjonsplattform ved siden av det daglige arbeidet kunne lett bli overveldende. I stedet ble prosessen delt inn i en serie klare, håndterbare trinn. Hvert nettmøte hadde en agenda. Implementeringsteamet til Petrowsky Ziik visste hva som måtte forberedes før neste møte, og teamet returnerte gjentatte ganger til plattformen for å forsikre seg om at alt føltes kjent før de gikk videre.

«Det har vært en veldig strukturert prosess», sier Anne Lyngholm Trant. «Det har alltid vært tydelig hva vi måtte gjøre og hva vi måtte ha klart til neste møte.»

Hvis noe ikke var helt klart, så de det bare på nytt.

«Vi kunne prøve ting selv, komme tilbake på neste møte og evaluere hvordan det hadde gått. Vi har følt oss støttet gjennom hele prosessen.»

Ikke strandet med alt det harde arbeidet

Oppsettet av plattformen innebar også å flytte en betydelig mengde eksisterende informasjon. Petrowsky Gruppen har omfattende ansatt- og sikkerhetshåndbøker, retningslinjer og beskrivelser av arbeidsprosedyrer. I stedet for å la selskapet overføre og organisere alt dette innholdet selv, hjalp Ziik med å dele opp materialet i kapitler og laste det opp i en struktur som er utformet for å gjøre det enklere for ansatte å navigere.

«Vi har ikke blitt overlatt til å finne ut av ting eller slite med det selv», sier Anne Lyngholm Trant. «Hele prosessen har vært godt administrert fra starten av.»

Det å ha den samme Ziik-kontakten gjennom hele onboarding-prosessen har også bidratt til å bygge et forhold og gjort det enkelt å få hjelp når noe har forsinket prosessen.

Forbereder de ansatte

Etter hvert som det tekniske og innholdsmessige oppsettet har utviklet seg, har Petrowsky Gruppen begynt å introdusere Ziik for de ansatte lokasjon for lokasjon. I stedet for å bare sende alle en nedlastingslenke på e-post, samler selskapet de ansatte på hvert lokasjon for en uformell ettermiddagspresentasjon. De ansatte installerer appen der og da, slik at Petrowsky kan sørge for at alle kommer i gang og får muligheten til å prøve den, og den første responsen har vært oppmuntrende.

«Jeg tror de kan se poenget med det», sier Anne Lyngholm Trant. «Det er lett tilgjengelig, de får varsler, og det føles kjent fordi det fungerer som andre apper de allerede bruker.»

Evnen til å kommunisere på tvers av organisasjonen har også vakt interesse. Det er viktig for Petrowsky Gruppen fordi ambisjonen ikke bare er å distribuere informasjon mer effektivt. Det er også å hjelpe ansatte på tvers av ulike jobber og lokasjoner til å føle seg som en del av samme selskap.

«Når du ikke nødvendigvis ser kollegene dine hver dag, kan du miste noe av den følelsen av nærhet», sier Anne Lyngholm Trant. «Det er viktig for oss at alle føler seg som en del av et fellesskap og som en del av én organisasjon.»

Klar for dag én

Når Ziik er lansert, vil Petrowsky Gruppens ansatte ha bedriftsnyheter, ansatthåndbøker, sikkerhetsmanualer og annen viktig informasjon tilgjengelig direkte på telefonene sine. Anne Lyngholm Trant ser også frem til å prøve Ziiks AI-drevne søk, som lar ansatte stille spørsmål på tvers av de opplastede dokumentene og bli dirigert tilbake til kildematerialet. For en arbeidsstyrke som trenger rask tilgang til omfattende sikkerhetsretningslinjer og praktisk informasjon mens de jobber ute i felten, ser hun et betydelig potensial.

«Vi har bygget et godt og tillitsfullt forhold, og prosessen har vært profesjonell, strukturert og betryggende», sier Anne Lyngholm Trant. «Det gjør oss trygge på samarbeidet fremover og begeistret for å begynne å bruke plattformen. Når vi lanserer noe, må det bare fungere. Vi føler oss godt forberedt på det fordi onboardingen har vært så god.»

Favorittfunksjoner

Hva Petrowsky Gruppen verdsetter spesielt ved onboardingen:

En tydelig og strukturert prosess

Hvert møte har hatt et klart formål, med håndterbare oppgaver mellom øktene og en transparent vei mot lansering.

Praktisk hjelp med innhold

Ziik hjalp til med å organisere og laste opp Petrowskys omfattende håndbøker og retningslinjer, noe som reduserte arbeidsmengden for det interne prosjektteamet.

Kontinuitet og personlig støtte

Det å jobbe med den samme kontakten gjennom hele prosessen har gjort det mulig for Petrowsky å bygge et forhold og få rask hjelp når det har oppstått spørsmål.

Tid for å bli selvsikker

I stedet for bare å overlevere plattformen, har onboardingen inkludert gjentatte muligheter til å se på funksjoner på nytt, teste dem og diskutere erfaringene på neste møte.