Én organisasjon, mange steder: Hvordan Vest-Islands helsetjeneste skapte et sted å knytte kontakter

Om selskapet

West Iceland Health Services er en offentlig helseorganisasjon som tilbyr helsetjenester over hele Vest-Island. Organisasjonen har mer enn 600 ansatte på åtte lokasjoner, inkludert hovedsykehuset på Akranes, helsesentre, sykehjem og andre tjenester i hele regionen. Store geografiske avstander og en mangfoldig arbeidsstyrke, som inkluderer leger, sykepleiere, ambulansepersonell, administrativt ansatte, rengjøringspersonell og andre yrkesgrupper, gjør intern kommunikasjon spesielt viktig. Ansatte må føle seg som en del av samme organisasjon, men de trenger ikke nødvendigvis tilgang til nøyaktig den samme informasjonen.

Utfordringer før Ziik

Før Ziik brukte West Iceland Health Services Workplace til internkommunikasjon. Da det ble klart at Workplace skulle avvikles, begynte organisasjonen å se nøye på hva som hadde fungert og hva de ønsket å forbedre. En av de største utfordringene var mengden manuelt arbeid som var involvert i å opprettholde kommunikasjonsstrukturen: Når en ny ansatt ble ansatt, måtte de plasseres manuelt i de relevante gruppene. Med mange forskjellige lokasjoner, avdelinger og profesjonelle roller krevde det løpende administrasjon å holde strukturen i tråd med organisasjonen.

Samtidig ønsket de å forbedre måten ansatte mottok informasjon på. Noe av kommunikasjonen måtte nå alle. Annen informasjon kunne være relevant bare for sykepleiere, ambulansepersonell, ledere, en bestemt sykehusavdeling eller ansatte på ett sted. Organisasjonen ønsket også mer enn en informasjonskanal: Samfunns- og medarbeiderengasjement var viktig fra starten av. Med ansatte spredt over et stort geografisk område var det behov for et felles sted hvor folk også kunne oppleve den sosiale siden av å tilhøre samme organisasjon.

Krav til en ny løsning

Et sentralt krav var at den nye plattformen skulle gjenspeile måten organisasjonen faktisk er organisert på. Avdelinger og profesjonelle roller eksisterte allerede i organisasjonens HR-system, og målet var å skape den samme strukturen i Ziik, slik at ansatte automatisk kunne bli en del av det rette kommunikasjonsmiljøet.

«Det var nok det viktigste vi gjorde i starten», sier Sigurður Þór Sigursteinsson.

Organisasjonen ønsket også å kunne kommunisere på ulike nivåer: på tvers av hele organisasjonen, etter lokasjon, etter avdeling og etter profesjonell rolle. Samtidig måtte plattformen støtte den opprinnelige ambisjonen for fellesskapet.

«Da vi bestemte oss for hva vi ville ha, var en av tingene vi la vekt på at vi ville bygge et fellesskap», sier Sigurður Þór Sigursteinsson. «Vi ønsket noe sosialt og et sted hvor vi kunne møtes på tvers av steder.»

Resultater

Mer relevant kommunikasjon

Ziik lar West Iceland Health Services målrette informasjon i henhold til sted, avdeling og profesjonell rolle. For eksempel er mer enn 90 sykepleiere registrert under én rolle i systemet. Hvis informasjonen er spesifikt relevant for sykepleiere, kan organisasjonen kommunisere direkte med den gruppen i stedet for å sende meldingen til alle.

Den samme tilnærmingen kan brukes for andre yrker. Hvis opplæring organiseres spesielt for ambulansepersonell, kan det raskt opprettes en gruppe for de aktuelle ansatte, hvor de kan motta informasjon, dele filer og diskutere opplæringen. Prinsippet er enkelt: bare de som trenger informasjonen mottar den.

Enklere onboarding og mindre manuell administrasjon

Vest-Island helsevesen har strukturert Ziik slik at den spegler organisasjonen i HR-systemet sitt.

Tidligere måtte nye ansatte legges til manuelt i de aktuelle arbeidsplassgruppene. I dag kan nye ansatte opprettes automatisk i Ziik som en del av onboarding-prosessen. Det betyr at kommunikasjonsstrukturen er mye mer systematisk og enklere å vedlikeholde når ansatte blir med i organisasjonen eller bytter mellom roller.

Ett felles møtested på tvers av åtte lokasjoner

Selv om kommunikasjonen kan være svært målrettet, er ansatte fortsatt tilkoblet gjennom en delt bedriftsfeed. Dette gir organisasjonen et felles rom for organisasjonsomfattende informasjon, så vel som de mer sosiale aspektene ved arbeidslivet.

For eksempel brukes Ziik i forbindelse med arrangementer og aktiviteter for ansatte, noe som bidrar til å bygge forventning og engasjement i hele organisasjonen. For West Iceland Health er denne kombinasjonen viktig: ansatte kan motta informasjon som er relevant for sitt eget arbeid, samtidig som de føler seg som en del av et større fellesskap.

– Det skaper en veldig positiv atmosfære, sier Sigurður Þór Sigursteinsson.

Bedre innsikt i ansattes adopsjon

Å introdusere en ny plattform betyr ikke automatisk at alle endrer vanene sine over natten. På tidspunktet for intervjuet hadde rundt tre fjerdedeler av de ansatte i West Iceland Health Services lastet ned Ziik-appen, men bruken varierte mellom lokasjoner og avdelinger. Ziiks statistikk gir Sigurður Þór Sigursteinsson innsikt i hvor plattformen brukes aktivt og hvor det kan være behov for ytterligere støtte. Basert på denne innsikten har han besøkt forskjellige lokasjoner, snakket med ansatte og jobbet med lokale ledere for å forstå hva som kan hindre folk i å bruke plattformen. Dette bidrar til å drive bruken. På én sykehusavdeling med rundt 45 ansatte har bruken nådd mer enn 90 prosent.

«Det er veldig viktig at vi snakker med de lokale ansvarlige og viser dem hvorfor de bør bruke det», sier Sigurður Þór Sigursteinsson. «Når de tar initiativ og begynner å bruke det, fungerer det veldig bra.»

Favorittfunksjoner

Grupper og roller

Grupper og roller lar West Iceland Health Services strukturere kommunikasjonen rundt selve organisasjonen. Ansatte kan nås i henhold til lokasjon, avdeling eller profesjonell rolle, noe som gjør det enklere å distribuere relevant informasjon uten å måtte sende alle meldinger til hele organisasjonen.

Statistikk

Bruksstatistikk hjelper Sigurður Þór Sigursteinsson med å se hvordan Ziik tas i bruk på tvers av ulike lokasjoner og avdelinger. Det gjør det mulig å identifisere hvor bruken er sterk og hvor ledere eller ansatte kan trenge ekstra støtte.

Filer og snarveier

Ziik fungerer også som et praktisk utgangspunkt for å finne arbeidsrelatert informasjon.

Vest-Islands helsevesen har et eksisterende intranett og spesialiserte systemer, og ikke alt flyttes over i Ziik. I stedet hjelper filer og snarveier de ansatte med å finne informasjonen og systemene de trenger. Sigurður Þór Sigursteinsson beskriver Ziik som et brukervennlig, mobilt kommunikasjonslag oppå det eksisterende intranettet.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson bruker chat mye i sitt eget HR-relaterte arbeid. Det gir en enkel måte å kommunisere direkte med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen, uavhengig av hvor de er basert.