Én kilde til sannhet: Hvordan Wonderfield bruker kommunikasjon som et strategisk operasjonelt verktøy

Om Wonderfield-gruppen

Wonderfield Group er en internasjonal, flerkanals matvarebedrift som opererer på tvers av restauranter, kiosker, produksjon og franchising. I Storbritannia og Irland omfatter virksomheten 33 YO! Sushi-restauranter og mer enn 550 kiosker på tvers av merker som YO! Sushi, Panku, Bento, Sushi Circle og UZUZU. Selv om restaurantene er selskapsdrevet, drives omtrent 95 % av kioskene av franchisepartnere. 

Dette skaper et svært mangfoldig driftsmiljø. Restaurantteam i bedrifter, franchisepartnere, kolleger ute i felten og sentrale støttefunksjoner trenger alle tilgang til informasjon, men behovene deres er ofte forskjellige. Å levere målrettet og relevant kommunikasjon samtidig som man opprettholder konsistens på tvers av organisasjonen er derfor avgjørende for driftssuksess.

Utfordringer før Ziik

Utvikling utover tradisjonell informasjonsdeling

Som mange organisasjoner var Wonderfield historisk sett avhengig av en kombinasjon av systemer, inkludert SharePoint, et bedriftsintranett og Ziik. Etter hvert som virksomheten utviklet seg og kioskdriften gikk over fra primært bedriftseide lokasjoner til en overveiende franchisedrevet modell, ble kommunikasjonskravene stadig mer komplekse. 

Utfordringen var ikke lenger bare å publisere informasjon. Bedriften trengte en måte å:

• Kommuniser effektivt med flere målgrupper.
• Sørg for at informasjonen forblir relevant og målrettet.
• Gi franchisepartnere tilgang til innholdet de trengte.
• Beskytt dem mot irrelevant bedriftsinformasjon.
• Skap konsistens på tvers av organisasjonen.

For å håndtere dette, foretok Wonderfield en betydelig gjennomgang av hvordan Ziik ble strukturert, styrt og administrert. Ledet av det sentrale driftsteamet ble plattformen redesignet for bedre å støtte brukernes ulike behov. 

I dag fungerer Ziik som et sentralt informasjonssenter for både bedriftsteam og franchisepartnere, med tillatelser og innholdsstrukturer utformet rundt driftsrelevans.

«Hierarkiet og måten plattformen administreres på, betyr at vi kan sørge for at folk får den informasjonen de faktisk trenger. Vi overbelaster ikke franchisepartnere med restaurantinformasjon eller restauranter med detaljhandelsinformasjon. Det er informasjon som er relevant for deres spesifikke rolle.»

Krav til en ny løsning

Opprette en selvbetjent driftsplattform

Wonderfields ambisjon strekker seg utover tradisjonell internkommunikasjon. Målet er å skape et selvbetjeningsmiljø der team raskt kan finne svar på driftsspørsmål uten å være avhengige av e-post eller eskalere rutinemessige henvendelser gjennom ledelseskanaler. 

Enten noen trenger å finne et planogram, forstå en aktuell kampanje, identifisere vedlikeholdsstøtte, rekruttere et teammedlem eller løse et IT-problem, bør plattformen gi en enkel vei til riktig svar. 

Denne tilnærmingen gir fordeler utover bekvemmelighet. Ved å redusere gjentatte henvendelser til støttefunksjoner kan sentrale team fokusere mer av tiden sin på strategisk støtte og forretningsforbedring.

«Hvis en avdeling får det samme spørsmålet 50 ganger, sier jeg: la oss gjøre noe med det. Enten det er å lage innhold, forbedre søkbarheten eller oppdatere vanlige spørsmål. Det betyr at vi bruker tiden vår mer effektivt og støtter franchisepartnere og restauranter på bedre måter.» 

Resultater

Én versjon av sannheten

Kjernen i Wonderfields kommunikasjonsstrategi er et enkelt prinsipp: å skape én enkelt, pålitelig informasjonskilde. 

I stedet for at informasjon lagres på tvers av individuelle stasjoner, deles uformelt eller tolkes ulikt på tvers av lokasjoner, er Ziik i ferd med å bli stedet der team vet at de kan finne den nyeste og mest nøyaktige veiledningen. 

Avdelingssider følger en konsistent struktur, enten brukerne har tilgang til økonomi, rekruttering, IT, drift eller en annen funksjon. Standardiserte oppsett, vanlige spørsmål, hurtiglenker og kontaktinformasjon hjelper brukerne med å navigere i innhold mer effektivt og skape en kjent opplevelse på tvers av plattformen. 

«Én versjon av sannheten. Det finnes ett svar, ikke forskjellige svar.»

Akselererer selvbetjening gjennom AI

Innføringen av AI-drevet søk representerer neste trinn i Wonderfields digitale kommunikasjonsstrategi. I stedet for å søke manuelt gjennom dokumenter eller avdelingssider, kan brukerne ganske enkelt stille et spørsmål og motta et umiddelbart svar basert på innholdet som er tilgjengelig på tvers av plattformen. 

Teknologien forbedrer ikke bare tilgangen til informasjon, men fremhever også muligheter for kontinuerlig forbedring. Hvis brukerne ikke finner et svar, ber det om en gjennomgang av om det nødvendige innholdet finnes eller om det trenger oppdatering. 

«AI-søkemotoren kommer til å gjøre livet betydelig enklere for alle. Hvis du bare kan skrive inn det du trenger og få svaret umiddelbart, er det enormt positivt. Det sparer tid og hjelper teamene våre med å få tilgang til riktig informasjon.» 

For Wonderfield er det like viktig å opprettholde informasjonskvaliteten som å gjøre den søkbar.

«Plattformen må oppdateres, med ny informasjon lagt til og utdatert informasjon fjernet, sammen med forslag fra teamene våre for å hjelpe dem med å oppfylle sine plikter.» 

Bygget for å støtte vekst

Skalerbarhet har blitt en annen betydelig fordel.

Etter hvert som virksomheten vokser, kan plattformen automatisk registrere brukere i de riktige gruppene, regionene og avdelingsstrukturene. Nye lokasjoner kan integreres raskt, mens lukkede lokasjoner kan fjernes uten omfattende administrasjon. 

Disse funksjonene bidrar til å sikre at styringen forblir konsistent etter hvert som organisasjonen utvides, noe som reduserer manuell innsats samtidig som brukeropplevelsen forbedres. 

Suksessen med implementeringen i Storbritannia og Irland bidrar nå til bredere implementering i Wonderfield Group. Erfaringer deles med Sushi Take-virksomheten i Spania, mens ytterligere muligheter utforskes i andre deler av organisasjonen.

«Dette handler om at vi skal forbedre oss som franchisegiver for å gjøre franchisetakerens liv bedre.» 

Et partnerskap fokusert på kontinuerlig forbedring

For Graeme Barnes strekker forholdet med Ziik seg utover en teknologiplattform. Etter å ha tilbrakt mer enn to tiår i lederstillinger innen hotell- og restaurantbransjen, ser han verdien av å samarbeide med leverandører som utfordrer antagelser og bidrar til å løse problemer effektivt. 

Forholdet mellom Wonderfield og Ziik har utviklet seg til et partnerskap sentrert rundt kontinuerlig forbedring, innovasjon og tilbakemeldinger fra brukerne. Ideer generert av franchisepartnere, restaurantteam og støttefunksjoner former ofte fremtidig utvikling og forbedringer. 

«Wonderfield og Ziik har et fantastisk forhold. Vi jobber sammen for å gjøre plattformen best mulig for teamene våre. Vi kan komme med utviklingsideer basert på tilbakemeldingene vi får fra våre ansatte.» 

Favorittfunksjoner

AI-drevet søk

Brukere kan stille spørsmål direkte og motta svar hentet fra informasjon som finnes på tvers av plattformen, noe som gjør det enklere å få tilgang til og navigere i operativt innhold. 

Målrettede tillatelser og brukergrupper

Innholdet kan skreddersys til franchisepartnere, restauranter, avdelinger og andre målgrupper, slik at brukerne kun mottar informasjon som er relevant for dem. 

kringkastingskanaler

Kritiske driftsoppdateringer kan publiseres i kontrollerte kanaler, noe som forhindrer at verdifull informasjon går tapt i større samtaler. 

Bruksanalyse og lesebekreftelser

Rapporteringsverktøy hjelper Wonderfield med å forstå engasjementsnivåer, overvåke adopsjon og identifisere muligheter for å forbedre kommunikasjonseffektiviteten.