Det kan være ensomt å drive en bedrift. Med Ziik trenger det ikke å være det å bygge et nettverk.

Om selskapet

Trafalgar Education er morselskapet bak to internasjonale merkevarer innen utdanning innen scenekunst: Stagecoach Performing Arts og Drama Kids. 

Stagecoach ble grunnlagt i Storbritannia i 1987 og tilbyr fritidskurs i sang, skuespill og dans for barn i alderen tre til 18 år. Lisa var selv en av de første studentene før hun senere bygde en karriere innen franchising og til slutt ble administrerende direktør. 

Drama Kids har sin opprinnelse i Australia og bruker drama for å hjelpe barn med å utvikle språk, selvtillit og kommunikasjonsferdigheter. Sammen når de to merkene mer enn 170 000 elever i flere land. Undervisningen deres leveres gjennom omfattende franchisenettverk der eierne driver uavhengige lokale virksomheter under de to etablerte merkene.

Utfordringer før Ziik

Franchisenettverket kommuniserte allerede før Ziik, men samtalene var fragmenterte. Det var e-poster, individuelle forhold og en rekke WhatsApp-grupper. Noen franchisetakere tilhørte flere grupper samtidig, og diskuterte ofte lignende problemer med litt forskjellige kombinasjoner av mennesker.

«En franchisetaker fortalte meg at hun var med i sju forskjellige WhatsApp-grupper», minnes Lisa Stead. «De diskuterte ofte de samme tingene, men med forskjellige personer i hver gruppe.»

Å bare slå dem sammen til én stor samtale var ikke løsningen. Franchisetakere ønsket separate rom for ulike samtaler, fra å utvikle en bedrift og forbedre omsetningen til utfordringene ved å være nybakt forelder eller gå gjennom overgangsalderen.

«De ville ha alle disse samtalene», forklarer Lisa Stead. «De ville bare ikke at de skulle spres over sju forskjellige steder.»

Trafalgar Education trengte én plattform som kunne bringe nettverket sammen uten å fjerne de mindre fellesskapene og fokuserte samtalene som franchisetakere verdsatte.

Krav til en ny løsning

Plattformen måtte støtte to separate merkevarer, hver med sin egen identitet, tone og fellesskap. Den måtte også være:

• intuitiv nok til å brukes uten formell opplæring
• tilgjengelig på tvers av land og tidssoner
• egnet for både samfunnsbygging og formell kommunikasjon på hovedkontoret
• i stand til å håndtere manualer, samsvarsregler og viktige dokumenter
• fleksibel nok til å tilby ulike tilgangsnivåer etter hvert som brukerbasen utvides.

Ziik tilbød Trafalgar Education den uvanlige kombinasjonen av ett underliggende system og to distinkte merkevaremiljøer.

«Drama Kids-plattformen føles som Drama Kids, og Stagecoach-plattformen føles som Stagecoach», sier Lisa Stead. «Men på hovedkontoret trenger vi bare å lære og administrere ett system.»

Resultater

Franchisetakere trenger ikke lenger å drive virksomhetene sine alene

Ziik gir franchisetakere et felles rom hvor de kan stille spørsmål, diskutere utfordringer og lære av hverandre. Noen ganger gir hovedkontoret svaret. Andre ganger kan en annen franchisetaker allerede ha møtt det samme problemet og kan tilby umiddelbar rådgivning.

«De oppmuntrer hverandre, motiverer hverandre og deler tingene de er stolte av», sier Lisa Stead. « Noen legger kanskje ut en prestasjon fra elevene sine, og folk vil svare, gratulere dem og spørre hvordan de gjorde det.»

Denne støtten fra likemann til likemann har bidratt til å skape en bredere følelse av fellesskap på tvers av land og tidssoner.

Ett nettverk med plass til ulike samtaler

I stedet for en rekke usammenhengende WhatsApp-grupper har franchisetakere nå ett sted hvor samtaler fortsatt kan organiseres rundt ulike interesser og behov. Plattformen føles kjent fordi den fungerer omtrent som de sosiale medieverktøyene folk allerede forstår, men det er fortsatt et privat, arbeidsfokusert miljø.

«Det er fargerikt, lyst og interaktivt», sier Lisa Stead. «Det føles som noe folk vil bruke. Det føles ikke som arbeid.»

For hovedkontoret tilbyr det også én tydelig kanal for nyhetsbrev, nyheter og viktige oppdateringer.

Kunnskap er tilgjengelig når den trengs

Begge merkene har plassert sine brukerhåndbøker og støtteinformasjon i Ziik. I stedet for å navigere gjennom mapper eller vente på svar fra hovedkontoret, kan franchisetakere søke etter informasjonen de trenger når spørsmålet oppstår, selv om det skjer utenom vanlig kontortid.

«Hvis de jobber klokken ti om kvelden, trenger ikke vi å gjøre det», sier Lisa Stead. «Appen gjør jobben for oss.»

De søkbare håndbøkene dekker operative spørsmål samt viktige kontaktinformasjoner for områder som sikkerhet, velvære og støtte til barn med spesielle opplæringsbehov.

Samsvar er enklere å administrere

Franchisetakere må vedlikeholde dokumentasjon som dekker områder som forsikring, bakgrunnssjekker, helse- og sikkerhetspolicyer og risikovurderinger. Noen dokumenter må fornyes årlig, mens andre følger andre tidsplaner. Tidligere ble mye av dette håndtert via e-post, hvor forespørsler og påminnelser lett kunne forsvinne blant henvendelser fra potensielle studenter. Med Ziik mottar franchisetakere tydelige påminnelser og kan fullføre de nødvendige oppgavene direkte fra telefonene sine.

«Når alt er programmert inn, administrerer den i stor grad prosessen for deg», forklarer Lisa Stead.

For spesielt viktige oppdateringer kan hovedkontoret kreve at brukerne leser hele meldingen og bekrefter at de har sett den. Teamet kan deretter følge opp direkte med alle som ikke har svart.

Rask adopsjon uten lang utrulling

Lisa Stead møtte Ziik første gang på International Franchise Show, hvor hun gikk med på en ti minutters demonstrasjon etter først å ha insistert på at hun ikke ville bli solgt noe.

«I løpet av de ti minuttene kunne jeg se hvor enkelt og greit det var», sier hun. «Jeg tenkte: dette er hva vi trenger.»

Implementeringen forsterket dette inntrykket. Etter å ha opplevd andre systemutrullinger som tok måneder, syntes Lisa Stead at Ziiks onboarding var uvanlig enkel. I løpet av den første måneden hadde rundt 80 % av Stagecoach-franchisenettverket logget seg inn, uten insentiver eller et omfattende opplæringsprogram.

«Vi viste dem bare hvor det var og hvordan de skulle sette opp et passord», sier hun. «De kunne umiddelbart se verdien.»

Favorittfunksjoner

Nyhetsfeed

For franchisetakere er nyhetsfeeden sentrum i fellesskapet. Den gir et kjent rom hvor de kan legge ut spørsmål, feire elevenes prestasjoner, dele ideer og spørre kollegene sine om råd. Fordi samtaler forblir synlige for det bredere nettverket, kan et svar være til nytte for langt flere enn personen som opprinnelig stilte spørsmålet.

«Det gjør at alle kan hoppe inn og hjelpe til, enten det er noen fra hovedkontoret eller en annen franchisetaker.»

Søkbare driftsmanualer

Bruksmanualene gir franchisetakere tilgang til støtte når de trenger det. I stedet for å søke gjennom mapper eller kontakte hovedkontoret, kan de legge inn et spørsmål og raskt finne den relevante delen. Dette er spesielt verdifullt i et globalt nettverk der franchisetakere kan jobbe lenge etter at det britiske hovedkontoret har stengt.

Samsvarsverktøy og påminnelser

Ziik gir Trafalgar Education ett strukturert sted for å håndtere tilbakevendende dokumentasjon og samsvarskrav. Automatiserte påminnelser reduserer den administrative byrden for både hovedkontoret og franchisetakere, mens muligheten til å se hva som er fullført gjør oppfølgingen mer målrettet og effektiv.

Roller og tilgangskontroller

Etter hvert som Trafalgar Education forbereder seg på å ansette daglige ledere, rektorer og lærere, vil muligheten til å definere roller og tillatelser bli stadig viktigere. Individuelle franchisetakere kan gi teammedlemmer tilgang til informasjonen de trenger uten å eksponere konfidensielt eller irrelevant materiale. Samtidig beholder hovedkontoret sentral kontroll og kan fjerne tilgangen umiddelbart når det er nødvendig.

Les bekreftelser

For kritisk informasjon kan Trafalgar Education kreve at franchisetakere leser en hel oppdatering og bekrefter at de har gjort det. Dette gir hovedkontoret en klar oversikt over hvem som har mottatt viktig informasjon og gjør det mulig å følge opp direkte med det relativt lille antallet som ikke har det.