Én kommunikasjonsflyt: Hvordan Ziik hjelper Bahne med å gjøre detaljhandelsdriften smidigere

Om selskapet

Bahne er en dansk livsstilskjede med 22 butikker over hele landet, som tilbyr mote, interiør og mange forskjellige livsstilsprodukter fra danske og internasjonale merkevarer. Virksomheten opererer med sterkt lokalt butikkeierskap og det raske driftstempoet som har blitt typisk for moderne detaljhandel.

For Benjamin Røpke er kommunikasjon tett knyttet til vellykket gjennomføring: « For oss er kommunikasjon svært viktig operasjonelt. Hvis det fungerer, presterer butikkene bedre. Hvis det ikke gjør det, merker du det umiddelbart.»

Utfordringer før Ziik

For mange kanaler og for lite struktur

Før Ziik var internkommunikasjonen hos Bahne spredt via e-post, delte filer og Facebook-grupper. Det økende antallet verktøy kombinert med mangelen på en tydelig struktur var en økende utfordring. 

«Vi hadde både «trengende å vite» og «fint å vite» blandet sammen. Det gjør det vanskelig for folk å vite hva som faktisk krever handling», minnes Benjamin Røpke.

Meldinger beveget seg også gjennom flere organisasjonslag før de nådde butikkene.

«Informasjon reiste gjennom organisasjonen og endret seg noen ganger underveis. Det er ikke ideelt når man driver detaljhandel.»

Da Bahne begynte å se på Ziik, ble det raskt klart at prosjektet handlet om mer enn å velge en plattform, det handlet om å redusere kompleksitet.

«Samarbeidet med Ziik tvang oss til å tenke helt nytt om vår interne kommunikasjon – hva vi kommuniserer, hvordan vi gjør det, og hvem som trenger å se hva», forklarer Benjamin Røpke.

Krav til en ny løsning

Bahne innså at de måtte redusere kompleksiteten i den interne kommunikasjonen for å holde kommunikasjonslinjene klare og konsistente.

Resultater

Implementeringen av Ziik ga Bahne muligheten til å redesigne kommunikasjonen rundt hvordan virksomheten faktisk opererer. Et sentralt prinsipp ble å skille det som er nødvendig å vite (operasjonell, handlingsdrevet kommunikasjon, som ukentlige oppgavebaserte oppdateringer) fra det som er kjekt å vite (som inspirasjon, produktkunnskap og leverandørbesøk). «Denne separasjonen høres enkel ut, men den forandret mye. Nå er folk aldri i tvil når noe krever deres umiddelbare oppmerksomhet.» Bahnes ledelse er nå i stand til å kommunisere raskt og nøyaktig på tvers av organisasjonen ved hjelp av Ziik. «Det fjerner avstand. Du kan snakke direkte med butikker og ansatte uten at informasjon filtreres.»

Raskere reaksjon på tvers av flere steder

«Hvis en strekkode er feil eller en bestilling er feil, må du stoppe det umiddelbart. Ellers kan 22 butikker støte på det samme problemet.»

Sterkere forbindelse mellom hovedkvarter og butikker

«Før beveget informasjon seg steg for steg. Nå kan vi kommunisere direkte og raskt. Det fjerner unødvendig friksjon.»

Støtte som føles som et ekte partnerskap

Ziiks støtte har vist seg å være en større differensieringsfaktor enn forventet.

«Støtten fra Ziik har ærlig talt vært ekstremt god.»

«Hver gang vi spør om noe, får vi svar raskt, og det er praktisk hjelp, ikke bare teknisk.»

«Det føles som å jobbe med folk som vil at løsningen skal fungere i virkeligheten.»

Favorittfunksjoner

Brukervennlighet klar for detaljhandel

Ziiks største styrke er enkel: folk bruker det faktisk. I en detaljhandelsorganisasjon med mange mottakere og relativt få avsendere, avgjør brukervennlighet om kommunikasjonen fungerer.

«Hvis folk ikke bruker det, betyr ingenting annet noe. Derfor er enkelhet nummer én.»

Det kjente mobilgrensesnittet betyr at butikkteamene bare begynner å bruke det uten behov for opplæring. 

Strukturerte kommunikasjonsflyter

Å skille mellom driftskommunikasjon og inspirasjon har skapt klarhet og redusert støy på tvers av butikker. «Å skille mellom «behov for å vite» og «fint å vite» har gjort kommunikasjonen mye tydeligere.»

Butikkene kan stole på at viktige oppdateringer virkelig er viktige, og at inspirasjon forblir inspirerende.

Integrasjonsvennlig kommunikasjonslag

I stedet for å tvinge Bahne til å erstatte eksisterende systemer, jobber Ziik side om side med dem, og fungerer som inngangspunkt til informasjon, arbeidsflyter og driftsverktøy.

«Vi kan koble Ziik til måten vi allerede jobber på, i stedet for å bygge alt opp igjen.»

«Denne fleksibiliteten er ekstremt verdifull for oss.»