Hundrevis av helsespesialister samlet under ett tak med Ziik

Om selskapet

Orkuhúsið er en privat helseleverandør på Island som spesialiserer seg på ortopediske og relaterte spesialisttjenester, med sterkt fokus på kirurgi og behandlinger der pasienter kan reise hjem samme dag.

Den bredere organisasjonen omfatter nå omtrent 250–300 fagfolk innen kirurgi, fysioterapi, radiologi og relaterte tjenester: leger, sykepleiere, fysioterapeuter, røntgenteknikere, administrativt personale og flere. Orkuhúsiðs raske vekst har gjort koordinering stadig viktigere.

Utfordringer før Ziik

Før Ziik brukte Orkuhúsið Workplace. Da den plattformen ble avviklet, måtte organisasjonen revurdere oppsettet sitt. Å erstatte Workplace var imidlertid ikke det eneste problemet.

Som administrerende direktør i Orkuhúsið, Dagný Jónsdóttir, forklarer, trengte de noe sikrere og mer egnet for helsevesenet: «Vi ønsket en sikrere plattform å jobbe på. Spesielt fordi vi nå samarbeider med helsemyndighetene for å få godkjenning til å utveksle pasientrelatert informasjon i systemet.»

I helsevesenet er kommunikasjon ikke bare operativt, det kan innebære svært sensitiv informasjon. Og i Orkuhúsiðs tilfelle beveger pasientreiser seg ofte mellom avdelinger. En pasient går ofte fra fysioterapi til røntgen til kirurgi på samme dag. Det krever tett koordinering mellom spesialister, og et system som kan støtte rask og sikker utveksling av sensitiv informasjon.

Krav til en ny løsning

Da Orkuhúsið begynte å se etter en erstatningsplattform, måtte den oppfylle flere kriterier. Det måtte være:

• Kjent og intuitivt
• Sikker under europeiske personvernforskrifter
• Strukturert for teambasert samarbeid
• Egnet for mobil bruk

«Vi forbød bruken av Facebook og andre private plattformer for arbeidsrelatert kommunikasjon», forklarer Dagný Jónsdóttir. «Arbeidssaker bør forbli i et arbeidsmiljø.» Men samtidig ønsket de ikke noe komplisert. Ziiks grensesnitt, som ligner på populære sosiale medieplattformer, betydde at det ikke var behov for formell opplæring av ansatte. De ansatte begynte ganske enkelt å bruke det, uten onboarding-programmer eller manualer.

«Det ser ut som sosiale medier. Det fungerer som sosiale medier. Så folk vet bare hvordan de skal bruke det», sier Dagný Jónsdóttir.

Resultater

Et daglig verktøy, spesielt for sykepleiere

En av de største overraskelsene har vært hvem som bruker Ziik mest, for de sitter ikke ved datamaskiner hele dagen. «Sykepleierne og legene, spesielt sykepleierne, er de som bruker det mest», sier Dagný Jónsdóttir. « De har telefonene sine. Denne plattformen ble laget for dem.»

I stedet for å være avhengig av e-post, som mange klinisk ansatte sjelden sjekker i løpet av vaktene, har Ziik blitt den primære kanalen for daglige driftsoppdateringer. «Hvis noen melder seg syke klokken sju om morgenen, bruker vi gruppechatten. Operasjonsstuen ser det umiddelbart og justerer.» I praksis betyr dette færre forsinkelser og smidigere koordinering gjennom dagen.

Strukturert samarbeid på tvers av tre selskaper

Med tre separate selskaper som opererer under én paraply, er gruppestrukturen avgjørende. Muligheten til å opprette målrettede grupper for operasjonsteam, fysioterapiteam, ledelse og administrasjon, og så videre, gjør at Orkuhúsið kan kommunisere effektivt uten å overvelde alle med informasjon som ikke er relevant. Denne strukturen har bidratt til å håndtere vekst uten å miste driftsoversikten. «Gruppene er veldig viktige for oss. Det er slik vi jobber i team, både innad i ett selskap og på tvers av paraplyen», forklarer Dagný Jónsdóttir.

Enkel administrasjon – og lokal støtte

For Dagný Jónsdóttir har en annen nøkkelfaktor vært enkel administrasjon. Å administrere tilgang, migrere brukere og strukturere tillatelser har vist seg enklere enn forventet. «Jeg synes Ziik er bredere og mye bedre enn Workplace noen gang var.» Da et teknisk problem oppsto, var responsen umiddelbar. «Jeg tok et skjermbilde av problemet og sendte dem en video. Det ble håndtert veldig raskt. Det fikk meg til å føle at jeg kunne stole på dem», minnes Dagný Jónsdóttir. « Bare det å vite hvem man kan snakke med på sitt eget språk, det er viktig.»

Favorittfunksjoner

Gruppechat for daglig drift
Chat-funksjonen er den mest brukte funksjonen, spesielt for daglig praktisk koordinering. Meldinger om sykemelding tidlig om morgenen, justeringer på operasjonsstuen og praktiske oppdateringer kan deles umiddelbart med riktig team.

«Det er raskere enn e-post. Og jeg vet at folk vil se det.»

Strukturerte grupper på tvers av organisasjonen
Med flere selskaper som opererer sammen, er evnen til å organisere kommunikasjon etter rolle og team avgjørende. Grupper lar kirurger, fysioterapeuter, ledelse og administrative team samarbeide effektivt samtidig som samtalene holdes fokuserte og relevante .

Arbeidskommunikasjon forblir på jobben
Ved å forby Facebook og andre private meldingsplattformer for jobbkommunikasjon, sørget Orkuhúsið for at jobbdiskusjoner nå foregår i et profesjonelt miljø.

– For oss var det veldig viktig, sier Dagný Jónsdóttir

Det faktum at Ziik er et skandinavisk produkt med lokal tilstedeværelse på Island bidro også til organisasjonens tillit .

Enkel administrasjon
Det har vist seg å være enkelt å administrere brukere, grupper og tilgangsrettigheter, selv i en raskt voksende organisasjon.

«Det var enklere enn jeg forventet.»