Fra 400 innlogginger i måneden til hundrevis hver uke: Hvordan Sibylla gjenoppbygde engasjementet på tvers av 120 restauranter med Ziik

Om selskapet

Sibylla er et av Sveriges eldste og mest anerkjente hurtigmatmerker, og driver rundt 120 franchiserestauranter over hele landet. Kjeden er 100 % franchisebasert, noe som betyr at hver restaurant drives av en uavhengig gründer, men under et felles merke, felles standarder og felles driftsretningslinjer. Denne strukturen skaper energi og lokalt eierskap, men den gjør også kommunikasjon og kunnskapsdeling kritisk.

Utfordringer før Ziik

Vårt gamle intranett hadde blitt for komplisert å administrere og for vanskelig å navigere i.

«Det ble et monster», minnes Jimi Metz, administrerende direktør i Sibylla, «det var tusenvis av dokumenter, og det var umulig å finne det man lette etter.»

Enda verre, forklarer han: «Den var ikke optimalisert for vår virksomhet, og konsekvensen var at nesten ingen brukte den.» Resultatet var at folk sluttet å logge inn. Samtidig forble en av de største utfordringene innen franchising uløst.

«En av de største utfordringene i en franchisekjede er å spre beste praksis. Man må bruke mye tid på å få det til», sier Jimi Metz. Og med 120 restauranter betydde det at det var mye verdifull kunnskap som potensielt lå fast i lokale restauranter.

‍

Krav til en ny løsning

Da Sibylla lette etter en ny intranettplattform, var kravene enkle. Den nye plattformen måtte være:

· Enkel å bruke

· Enkel å administrere

· Moderne og mobilvennlig

· Evne til å vokse med kjeden

«Vi hadde ikke veldig avanserte krav», sier Jimi, «men for oss ville det å fikse slike grunnleggende ting utgjøre en stor forskjell.»

Jimi Metz kjente allerede Ziik fra en tidligere rolle i en annen restaurantkjede: «For meg føltes Ziik akkurat som de fleste sosiale medier, men som et intranett. Enkelt og greit.» Denne enkelheten var viktig, spesielt i en kjede med mange aldersgrupper, ulik bakgrunn og varierende nivåer av digital selvtillit.

Resultater

Engasjement: folk vil faktisk logge inn
Den mest merkbare endringen siden lanseringen av Ziik har vært i brukeratferd. Ziik er designet for å oppmuntre til interaksjon gjennom likerklikk, kommentarer, spørsmål og deling. Fra omtrent 400 totale månedlige innlogginger ser Sibylla nå hundrevis av unike brukere hver uke, og viktige innlegg leses av nesten alle i kjeden.

«Folk oppfordres naturlig nok til å være aktive. Til å svare, til å like, til å stille spørsmål. Systemet hjelper med det», forklarer Jimi Metz. «Det er banebrytende for oss.»

En sterkere og mer positiv kjedekultur
For Jimi Metz går effekten utover kommunikasjonsmekanismer. Muligheten til å dele seire, bilder, driftstips og oppmuntring har styrket følelsen av tilhørighet mellom restauranter.

«Ziik bidrar til å skape en positiv følelse og en positiv drivkraft på plattformen, og det sprer positiv energi i hele kjeden», sier han.  

Beste praksis sprer seg nå naturlig
I stedet for strukturert ovenfra-og-ned-kommunikasjon deler restauranter nå driftsforbedringer direkte gjennom Ziik. «Vi kan laste opp bilder, tips og triks hele tiden. Det hjelper virkelig kjeden fremover», sier Jimi. Noen franchisetakere begynte til og med å bruke Ziik internt i sine egne restauranter uten å bli bedt om å gjøre det. «De begynte å utforske det selv, bygde sin egen struktur og begynte å bruke det hver dag.»

En skikkelig ryggrad for onboarding
Ziik har blitt en del av onboarding-pakken for nye franchisetakere og nye ansatte også. «Ziik er en veldig viktig del av onboarding-prosessen vår nå. Håndboken er der, all informasjonen er der.»

Favorittfunksjoner

Direkte kommunikasjon på tvers av kjeden
For Jimi Metz er en av Ziiks største styrker enkelheten i direkte kommunikasjon. Hovedkontoret kan legge ut oppdateringer, franchisetakere kan svare umiddelbart, og dialogen skjer åpent i stedet for gjennom lange e-posttråder.

«Den direkte kommunikasjonen mellom alle i systemet er fantastisk.»

Det fjerner friksjon og forkorter avstanden mellom 120 uavhengige restauranter og sentral ledelse.

En håndbokstruktur bygget for franchising
I en franchisemodell er driftsmessig konsistens alt. Ziiks håndbokmodul gir Sibylla ett pålitelig og søkbart sted for retningslinjer, standarder og prosedyrer.

«For en franchisekjede er håndbokstrukturen helt avgjørende.»

I stedet for utdaterte dokumenter spredt utover mapper, ligger alt nå på ett alltid oppdatert og tilgjengelig sted.

Enkel administrasjon fra hovedkontoret
Fra et ledelsesperspektiv er enkelheten til backend like viktig som frontend.

«Det er veldig enkelt å administrere. Det er noe jeg setter stor pris på.»

Det er ikke lenger tekniske løsninger å administrere brukere, publisere oppdateringer og strukturere informasjon, og det gjør det enklere å sørge for at plattformen holder seg relevant og levende.

Enkel integrasjon med eksterne apper
Sibylla har integrert sin digitale opplæringsplattform direkte i Ziik, noe som gjør den til et naturlig inngangspunkt ikke bare for kommunikasjon, men også for medarbeiderutvikling.

«Vi har integrert læringsplattformen vår, og vi planlegger å legge til flere etter hvert.»

Muligheten til å integrere andre apper med Ziik gjør plattformen til en viktig del av bedriftens infrastruktur, og ikke bare en nyhetsstrøm.