Et bedre sted å søke, dele og samarbeide: Patrice & Associates og Ziik

Om selskapet

Patrice & Associates er et nordamerikansk rekrutteringsfirma for ledere som spesialiserer seg i hotell- og restaurantbransjen. Selskapet ble grunnlagt i 1989 og opererer som et stort franchisenettverk med rundt 185 franchisetakere og hundrevis av rekrutterere som jobber over hele USA og Canada.

Hver franchisetaker driver sin egen bedrift, men suksess avhenger i stor grad av å være en del av et tilkoblet nettverk: Dele kunnskap, støtte hverandre og samarbeide for å matche kandidater med muligheter.

Det betyr at internkommunikasjon er mer enn bare en støttefunksjon, det er en del av hvordan virksomheten fungerer.

Utfordringer før Ziik

Før Ziik var Patrice & Associates avhengige av et internt system som gradvis hadde blitt vanskelig å bruke.

«Det satt liksom fast i den mørke middelalderen», sier Jason Miller.

Det største problemet var ikke mangel på informasjon, snarere tvert imot.

«Det var så mye materiale der inne, og det var ikke organisert på en måte som gjorde det lett å finne det man trengte.»

For franchisetakere betydde det å bruke tid på å søke etter dokumenter, tvile på om informasjonen var oppdatert og stole på andre kanaler for å få svar. Samtidig var ikke samarbeidet mellom franchisetakere så smidig som det kunne vært.

«De ønsket en bedre måte å samarbeide med andre franchisetakere på – for å dele ideer, beste praksis og informasjon.»

Krav til en ny løsning

Oppdraget for en bedre løsning var tydelig. Den nye plattformen måtte:

• Gjør det enklere å finne informasjon
• Sørg for bedre struktur for dokumenter og ressurser
• Muliggjør samarbeid på tvers av franchisenettverket
• Vær enkel å bruke og enkel å administrere

«Vi trengte noe som var intuitivt, enkelt å administrere og faktisk nyttig for franchisetakerne våre.»

Jason Miller bidro også med et verdifullt perspektiv inn i beslutningsprosessen. Før han ble administrerende direktør, hadde han vært visepresident for utvikling. Det betydde at han forsto førstehånds hvordan verktøyene ble brukt i det daglige arbeidet, og hvor de kom til kort.

Resultater

En mer organisert og søkbar kunnskapsbase

Den mest umiddelbare forbedringen har vært muligheten til å finne informasjon raskt.

«Det jeg liker best er søkefunksjonaliteten og måten dokumentene er organisert på», forklarer Jason Miller

I stedet for å navigere gjennom lag med utdatert materiale, har franchisetakere nå et tydeligere og mer strukturert system der informasjon er lettere å finne og stole på.

Sterkere samarbeid på tvers av nettverket

Ziik har også skapt et mer naturlig rom for franchisetakere å komme i kontakt med hverandre.

« De kan samarbeide med andre franchisetakere. De bruker Ziik til å dele ideer, beste praksis og informasjon», sier Jason.

I et nettverk der hver franchisetaker opererer uavhengig, utgjør den typen samhandling en reell forskjell, og gjør individuelle bedrifter til et mer sammenkoblet system.

Et enkelt verktøy som folk faktisk bruker 

Brukervennlighet var en prioritet, og i dag vises det i hvordan plattformen brukes.

«Det er intuitivt, det er enkelt å bruke og det er veldig enkelt å administrere», oppsummerer Jason Miller.

Denne enkelheten reduserer friksjon, både for franchisetakere som bruker plattformen og for teamet som administrerer den. Og fra et sentralt perspektiv har administrasjonen også blitt enklere. Det er viktig i et stort franchisenettverk, hvor det å holde informasjon oppdatert og tilgjengelig er en kontinuerlig oppgave.

Et lite, men avslørende øyeblikk av engasjement

Et tidlig eksempel skilte seg ut: En ny franchisetaker presenterte seg på plattformen, og andre franchisetakere tok raskt kontakt for å ønske henne velkommen og komme i kontakt.

«Det var ganske kult å se», sier Jason Miller

Det er en liten detalj, men den gjenspeiler et bredere skifte: et nettverk som ikke bare er koblet sammen i teorien, men som samhandler i praksis.

Favorittfunksjoner

Søk og dokumentorganisering

For Jason Miller er den største forbedringen muligheten til å finne informasjon raskt og pålitelig.

«Søkefunksjonaliteten og måten dokumentene er organisert på skiller seg ut», forklarer han.

I et system som tidligere inneholdt store mengder innhold uten tydelig struktur, har dette gjort en betydelig forskjell i det daglige arbeidet.

Samarbeid på tvers av franchisetakere

Ziik tilbyr et rom der franchisetakere kan samhandle direkte, i stedet for å jobbe isolert.

«De kan dele ideer, beste praksis og informasjon med hverandre på Ziik.» 

Dette styrker nettverket som helhet og gjør det lettere å lære av hverandre.

Enkel administrasjon

Det er enkelt å administrere plattformen fra et sentralt perspektiv.

«Det er veldig enkelt å administrere.»

Denne enkelheten bidrar til å sikre at informasjonen holder seg oppdatert og at systemet forblir nyttig over tid.

Meningsmålinger og rask tilbakemelding

Muligheten til å raskt samle inn innspill fra franchisetakere er en annen nyttig funksjon.

«Det gir oss en måte å få tilbakemeldinger og forstå hva folk tenker.»

I et distribuert nettverk er den typen synlighet verdifull.