Fra null til 100 på åtte dager: Hvordan Fartskriver fikk kommunikasjonen tilbake på sporet med Ziik

Om selskapet

Fartskriver har vært en del av den norske transportbransjen siden 1950-tallet. Selskapet spesialiserte seg opprinnelig på å installere fartsskrivere, systemene som dokumenterer kjøreaktivitet i tungtransport. I dag tilbyr virksomheten mange flere tjenester, inkludert teknisk service, verksteder, sikkerhetskurs og rådgivningsarbeid for transportselskaper. Selskapet har rundt 50 ansatte og opererer over hele Norge, med prosjekter så langt nord som Svalbard i det høye Arktis.

«Målet vårt er å være et kompetansesenter for den veibaserte transportbransjen i Norge, med fokus på kunnskap, kvalitet og service», sier merkekoordinator Siri Enoksen.

Utfordringer før Ziik

Da Siri Enoksen begynte i Fartskriver, hadde selskapet nettopp mistet sin tidligere plattform og hadde ikke en erstatter ennå. «Da jeg startet, hadde vi egentlig ikke et intranett», minnes Siri Enoksen. Arbeidsplassen var faset ut, og ingen hadde tatt fullt ansvar for å finne en erstatter. Internt var kommunikasjonen spredt på tvers av ulike kanaler, dokumenter og ad hoc-løsninger. Det var også en annen utfordring: ikke alle visste hva et intranettsystem var.

«Jeg stilte folk enkle spørsmål som: «Vet du hva et intranett er?» Omtrent 50 % gjorde ikke det.»

Alt dette betydde at den nye løsningen måtte være ekstremt intuitiv, enkel å forklare og enkel å ta i bruk på tvers av aldersgrupper.

Krav til en ny løsning

Siri Enoksen så på 10–15 potensielle leverandører. Det som var viktigst var ikke merkegjenkjenning, men brukervennlighet og rask support. «Vi har ansatte i svært forskjellige aldersgrupper. Jeg trengte noe jeg visste at alle kunne bruke.» Ziiks kjente, sosiale grensesnitt var viktig. «Jeg tenkte, hva er noe folk flest har brukt i livet sitt? Hvis det føles kjent, vil folk bruke det.» Men én ting skilte seg ut allerede før selve produktet: Svartidet til Ziik-teamet. «Jeg registrerte meg for en prøveperiode, og jeg tror jeg ble kontaktet innen en halvtime. Det er sjeldent!».

Resultater

Fra idé til lansering på 8 virkedager
Fra første kontakt til innlogging for hele selskapet tok det litt over en uke med faktiske arbeidsdager. Det inkluderte å sette opp en demo, strukturdesign og angi tillatelser, alt i tide til en lansering for hele selskapet på et sjeldent arrangement med alle deltakerne. Prosessen var intens, samarbeidsvillig og givende. «Uten samarbeidet vi hadde med Ziik, ville det aldri gått så fort.»

Umiddelbar implementering i hele selskapet
Lanseringen skjedde live under et allmennmøte, inkludert onboarding i sanntid. Ansatte lastet ned appen, logget inn og begynte å bruke den underveis. I dag brukes Ziik daglig på tvers av team, og 82 % av brukerne bruker intranettet fra mobilen sin.

Ett sted for kjernekunnskap i bedriften
Selv om ansatthåndboken var tilgjengelig, hadde den ikke noe ordentlig sted å være. «Vi hadde brukt fem år på å finne et sted å publisere ansatthåndboken», sier Siri Enoksen. «To eller tre uker etter lanseringen var håndboken aktiv og alltid oppdatert».

Mer enn kommunikasjon
Det som overrasket Siri mest var ikke bare hvor raskt utrullingen skjedde, men hvor naturlig det ble en del av det daglige arbeidet. «Det er ikke bare nyheter. Det er der vi faktisk jobber sammen, deler ideer, gir ros og hjelper hverandre.» For et selskap som tidligere ikke hadde noen klar intern plattform, føltes dette skiftet betydelig. «Det største er nok at vi gikk fra å ikke ha noe til å ha noe som faktisk fungerer for alle.»

Favorittfunksjoner

Håndbøker
Gjøre retningslinjer og prosedyrer tilgjengelige og alltid oppdaterte. «Håndbøker er definitivt en av favorittene mine».

Nyhetsstrøm
Daglig driftskommunikasjon i én strøm. «Feeden, bare det å ha daglige oppdateringer på ett sted, det er enormt.»

Kalender / Arrangementer
Brukes til alt fra firmaarrangementer til å annonsere arbeidstider i ferier i årene som kommer.