Ren kommunikasjon og koordinering med Ziik

Om selskapet

Sólar er et islandsk rengjøringsfirma med 500 ansatte i felten og omtrent 30 personer i administrasjonen. Selskapet tilbyr profesjonelle rengjøringstjenester for bedrifter, institusjoner og bofellesskap, hovedsakelig i Reykjavík-området, men også over hele landet.

Mens de fleste ansatte jobber på stedet med kunder, spiller administrasjonsteamet en nøkkelrolle i å koordinere driften, administrere kunderelasjoner og sikre jevn servicekvalitet.

Mange av disse ansatte er ofte på farten og besøker steder, møter team og håndterer daglig koordinering på tvers av lokasjoner.

Utfordringer før Ziik

En kjent utfordring: For mye støy, for lite klarhet

Før hun begynte hos Solar, hadde Stefania Ragnarsdóttir jobbet med en rekke interne kommunikasjonsverktøy, inkludert Workplace by Meta, som siden er avviklet, samt Microsoft-baserte løsninger. Fra den erfaringen visste hun hvor raskt plattformer kunne bli støyende og vanskelige å navigere i.

«Det er ikke det at de ikke fungerer», forklarer hun. «Men det kan være mye som skjer, og ikke alt er nødvendig.»

Viktig informasjon kan lett bli borte i e-poster eller begraves på tvers av forskjellige systemer, spesielt for ansatte som ikke sitter ved et skrivebord hele dagen.

Krav til en ny løsning

Et verktøy som passer til hvordan folk faktisk jobber

Hos Sólar brukes Ziik av det administrative teamet på rundt 30 personer som jobber på kontoret og ute i felten. En stor del av denne gruppen består av serviceledere som tilbringer mye av tiden sin borte fra skrivebordene sine.

«De er travle bier», forklarer Stefania Ragnarsdóttir. «De sitter ikke foran en datamaskin hele dagen.»

I den sammenhengen må kommunikasjonen være enkel, tilgjengelig og lett å følge med på mellom oppgaver. Og det er der Ziik passer naturlig inn i arbeidsflyten.

Resultater

Enkel, intuitiv og ren

Noe av det første Stefania Ragnarsdóttir la merke til da hun begynte å jobbe med Ziik hos Sólar, var hvor enkel plattformen føltes.

«Du har det du trenger, og du trenger ikke å lete etter det», sier hun. «Og hvis det ikke er der, vet du at det ikke finnes.»

Siden Ziik kommer fra mer komplekse systemer, er det denne enkelheten som gjør at den skiller seg ut.

«Det er ikke det at det er for enkelt, det er bare at det ikke er fylt med ting du ikke trenger. Det føles rent.»

Fra hennes perspektiv som IT-profesjonell er det en styrke: « Du trenger ikke å være veldig teknisk kyndig for å bruke Ziik. Du kan være en vanlig person og fortsatt bruke det som et verktøy.»

Holder alle oppdatert uansett hvor de er 

I daglig bruk fungerer Ziik som et delt kommunikasjonsområde for administrasjonsteamet. 

Kunngjøringer, oppdateringer og daglig koordinering skjer på ett sted, noe som gjør det enklere å holde seg informert, selv når folk flytter mellom steder.

Stefania Ragnarsdóttir foretrekker å bruke skrivebordsversjonen av Ziik, og for å sørge for at hun ikke går glipp av noe ved skrivebordet sitt på Sólar HQ, har hun satt opp varsler på en måte som passer hennes egen arbeidsflyt. 

«Jeg får en e-post når noe blir lagt ut», sier hun. «Det er som en dytt: Her er noe du bør sjekke ut.»

Denne fleksible kombinasjonen av tilgang til datamaskin og mobil, sammen med tilpassede varsler, gjør det enklere for alle ansatte, uavhengig av funksjoner og preferanser, å holde seg tilkoblet uten å måtte aktivt sjekke flere systemer.

En liten detalj med stor innvirkning på kulturen 

Utover praktisk kommunikasjon har Ziik også blitt et rom for å dele anerkjennelse for godt arbeid. Når en kunde sender positiv tilbakemelding, deles den på plattformen.

«Hvis noen får et kompliment, sørger vi for at alle får vite det», sier Stefania Ragnarsdóttir.

Ros spiller ikke bare en rolle for den enkelte: «Det er ikke bare et løft for den som får komplimentet, det øker virkelig moralen for alle.»

Det samme gjelder hverdagslige øyeblikk som bursdager, små oppdateringer eller bare det å holde folk informert om hva som skjer på kontoret.

 «Jeg har aldri sett noe negativt der», legger hun til. «Det er hverdagskommunikasjon, men det er en god booster. En humørbooster!»

Relevant kommunikasjon for de rette personene 

En annen viktig del av hvordan Sólar bruker Ziik er å holde kommunikasjonen målrettet mot de riktige mottakerne. Med ulike roller og ansvarsområder på tvers av teamet trenger ikke alt å deles med alle. Ved å bruke grupper er det enkelt å rette meldinger til personene de er relevante for.

«Hvis jeg legger ut noe, kan jeg velge om det er for alle eller bare for avdelingen min», forklarer Stefania Ragnarsdóttir.

Det bidrar til å holde kommunikasjonen fokusert, og det unngår unødvendig støy.

Favorittfunksjoner

Chat for daglig kommunikasjon

Chatfunksjonen er sentral i den daglige bruken, fra praktiske kunngjøringer til deling av positiv tilbakemelding.

«Det er der alt skjer: oppdateringer, meldinger og også de gode historiene», sier Stefania Ragnarsdóttir.

Fleksible varsler 

Å kunne motta e-postvarsler sikrer at ingenting går tapt, selv på travle dager med flere oppgaver og faner åpne.

«Det gir meg et lite dytt om at noe skjer», forklarer Stefania Ragnarsdóttir.

Grupper for relevant kommunikasjon

Grupper gjør det enkelt å skreddersy kommunikasjon til bestemte team eller avdelinger.

«Du kan velge hvem som skal se hva, og det er veldig nyttig, fordi det bidrar til å redusere støy og informasjonsoverbelastning», sier Stefania Ragnarsdóttir.

Arrangementer og avstemninger

Funksjoner som arrangementer og avstemninger brukes til å koordinere og samle inn innspill fra teamet.

«Det er noe vi bruker ganske mye», bemerker Stefania Ragnarsdóttir.