Blue Lagoon Beauty forener kommunikasjon og engasjement på Ziik

Om selskapet

Blue Lagoon Beauty ble grunnlagt av Sini Virtanen og er en av Finlands mest anerkjente skjønnhetsklinikkkjeder. Med over et dusin lokasjoner tilbyr selskapet behandlinger av høy kvalitet innen hudpleie, vipper, negler og mer, støttet av en sterk merkeidentitet og et voksende team av spesialister. Helt fra starten har Blue Lagoon handlet om profesjonalitet og personlighet, og det inkluderer måten de jobber bak kulissene.

Utfordringer før Ziik?

Et spredt kommunikasjonsoppsett ble en stor hodepine

Blue Lagoon har hatt konstant vekst siden åpningen av sine første klinikker. Men etter hvert som teamet vokste, økte også kompleksiteten i den interne kommunikasjonen. Sini Virtanen minnes : «Vi brukte Slack til meldinger, Google Drive til dokumenter og e-post til offisielle ting. Men ingenting av det fungerte egentlig lenger. Ting gikk tapt, og nye folk visste ikke hvor de skulle begynne.» Og fordi Slack egentlig ikke var laget for team i frontlinjen, brukte mange ansatte det rett og slett ikke. Det betydde at viktige meldinger ikke nådde alle, og kunnskap ble sittende fast i siloer.

Krav til en ny løsning

«Det ble klart for oss at vi måtte sentralisere alt, og gjøre det tilgjengelig for kollegene våre på ett sted og på en måte som ga mening for dem. Våre ansatte ønsket tydelig kommunikasjon og en enkel måte å finne svar på. Så vi lette etter et verktøy som kunne gi oss nettopp det», forklarer Sini.  

Resultater

Høyt engasjement

Før Ziik ble meldinger ofte sett eller ulest, spesielt på Slack. Men det endret seg nesten umiddelbart etter utrullingen av Ziik. «Den største overraskelsen har vært hvor mye folk faktisk bruker det», sier Sini. «De sjekker det daglig, de leser det som står der, og de synes det er nyttig. Jeg trenger ikke å presse dem, det har bare blitt en del av rutinen deres.»

Og fordi Ziik gjør det enkelt å dele oppdateringer, manualer og svar på ett sted, er det totale engasjementet på fantastiske 97 %, mens spørsmål til Sini og andre ledere har blitt redusert. «Når folk enkelt kan finne svarene de trenger, trenger de ikke å bruke tid på å spørre», sier Sini.

Sterkere onboarding

Når nye ansatte ansetter seg, setter de første dagene tonen, og Ziik spiller nå en stor rolle i å få dem på plass. «Vi har laget manualer for ulike roller og situasjoner. Så når noen starter, kan de gå inn i Ziik og få en full oversikt over hvordan vi jobber, hva som forventes og hvor de kan finne hjelp», forklarer Sini. Det sparer tid for både nyansatte og lederne deres, og sikrer at onboarding-opplevelsen er konsistent på tvers av lokasjoner.

Færre feil, raskere svar

Ziiks innebygde manualer, vanlige spørsmål og søkefunksjoner har gjort det mye enklere å håndtere tilbakevendende spørsmål uten å oversvømme chat-kanalene. «Jeg elsker vanlige spørsmål! La oss si at noen trenger å sjekke hvordan de skal håndtere en klientsituasjon, eller hvor de kan finne en spesifikk policy, de trenger ikke å spørre rundt lenger. De bare søker etter den i Ziik», utbryter Sini. Dette reduserer ikke bare avbrudd, men hjelper også ansatte til å føle seg mer uavhengige og dyktige i arbeidet sitt.

Renere kommunikasjon

Ved å gå bort fra Slack, WhatsApp og e-posttråder, kommuniserer Blue Lagoon nå med et formål og mindre støy. Som Sini Virtinanen forklarer: «Det har vært en enorm lettelse, ærlig talt. Med Slack kunne ting gå seg vill. Nå, med Ziik, ser folk bare det som er relevant for dem. De kan stole på at informasjonen de mottar er informasjon de trenger og ønsker å se.» Hvert innlegg har en tydelig målgruppe, hvert dokument et tydelig sted, og lesebekreftelser bekrefter at meldingen er mottatt.

En sterkere følelse av tilknytning

Kanskje viktigst av alt, Ziik har blitt en del av kulturen i Blue Lagoon Beauty, og hjelper team med å føle seg samkjørte og tilkoblet, selv når de ikke er fysisk sammen. «Jeg tror folk føler seg tryggere og mer tilkoblet nå. De vet alltid hva som skjer, de vet hvor de finner ting, og de blir ikke sittende igjen med å gjette. Det bygger tillit, og det vises også i hvordan de jobber med kunder», sier Sini Virtanen.