7-Eleven velger Ziik

Om selskapet

Reitan Convenience Danmark eier rettighetene til å drive 7-Eleven-merket i Danmark, hvor det i dag er 174 7-Eleven-butikker. – Men det tallet endrer seg ofte, da vi ofte åpner nye butikker eller har virksomhetsoverdragelser av eksisterende butikker, sier Tina Kjelgaard. Hun jobber på Servicekontoret som leverer hele spekteret av bedriftstjenester som HR, lønn, innkjøp, kommunikasjon og markedsførings-IT, med mer for Reitan Convenience Danmarks franchisetakere. Franchisetakerne er selvstendig næringsdrivende kjøpmenn som hver driver en eller flere 7-Eleven-butikker. Tina er også prosjektleder for den interne plattformen, 7-Eleven Universe, som dreier seg om Ziik-plattformen.

Utfordringer før Ziik

En mer effektiv måte å kommunisere på

Vi ønsket en bedre måte å kommunisere viktig informasjon direkte til alle i operasjonen samtidig. Vi har mye informasjon å formidle, og det var rett og slett ikke effektivt å sende alt gjennom selgerne. Det tok for mye av tiden deres, og noen ganger nådde ikke informasjonen frem til folk på butikkgulvene i tide.

Ansvar for viktige beskjeder

Vi ønsket å ta ansvar for å få igjennom viktige meldinger, og for å spare tid for franchisetakerne. Og noen ganger kan en melding bare ikke vente på at franchisetakeren sender den videre. Ting som endringer i forskrifter om mattrygghet eller advarsler om butikktyver – du vil at disse meldingene skal komme raskt igjennom.

Øke ansattes engasjement

Vi ønsket også å komme nærmere alle de ansatte i 7-Eleven-butikkene der ute, for å få dem til å føle at de er en del av 7-Eleven-universet, og ikke bare deres lokale butikk. Vi ønsker å øke medarbeidernes engasjement og forbedre oppbevaringen. En av detaljhandelens største utfordringer er medarbeideromsetningen, som er nærmere 80 % i året for hele bransjen. Hvis vi kan gjøre noe med det, kan vi virkelig gjøre noe for kjøpmennene.

Bedre onoarding, bedre oppbevaring

For å øke oppbevaring og spare tid for selgere, ønsket vi også en måte å forbedre innføringen av nye ansatte på. Når du jobber skift i en 7-Eleven-butikk, må du være en mester i mange ting. Bare tenk på alle forskriftene og manualene du trenger å kjenne til – aldersbestemmelser for kjøp av tobakk eller alkohol, forskrifter om matsikkerhet og så videre. Det tar tid å lære for den ansatte. Men det er viktig å støtte dem i å bli gode i jobben deres, for jo bedre du er, jo gladere blir du – og jo lenger blir du.

Dele informasjon for å spare tid

Onboarding er også en stor investering for franchisetakeren, som må ha dobbel bemanning for kollegaopplæring av den nyansatte. Så vi ønsket å kunne hjelpe både ansatte og franchisetakere ved å støtte introduksjons- og læringsprosessen. Og vi ønsket å gjøre alle våre manualer og læringsverktøy og annen viktig informasjon tilgjengelig til enhver tid for alle i 7-Eleven-familien.

Krav til en ny løsning

Franchise-klar

Vi ønsket et system vi kunne sette opp selv, for å matche vår helt unike franchisestruktur. Vi er egentlig ganske spesielle, man kan ikke bare samle alt under én hatt, både når det gjelder GDPR, men også fordi vi er et enormt antall små, uavhengige kjøpmenn. Hvis en av våre forhandlere driver fire butikker, ville vi ikke at han skulle ha fire forskjellige systemer med fire forskjellige pålogginger. Hvis han ønsker å selge ut en av butikkene sine, ønsket vi å kunne overføre systemet for virksomheten til den nye franchisetakeren som en del av virksomhetsoverdragelsen, i stedet for å slette alt og starte på nytt. Vi gjør en del virksomhetsoverdragelser, så dette var veldig viktig.

Prøvekjøring

Vi brukte allerede en e-læringsplattform, men trengte noe annet for å legge til kommunikasjons- og informasjonsdelingsaspektene, og en plattform som kunne binde det hele sammen, og Ziik ble anbefalt på det varmeste. Ziik er født ut av franchisebransjen, så de kjente alle de spesielle kravene allerede. De ga oss en tom plattform å eksperimentere med, og det ble snart klart at Ziik kunne levere alt vi ønsket.

Resultater

Ziik binder det hele sammen

Vi har nylig lansert vår interne plattform, 7-Eleven Universe. Ansatte og franchisetakere får tilgang til universet med en Azure AD-pålogging, som gir tilgang til alle systemer de trenger der inne. Universet integrerer Ziik-plattformen for intern kommunikasjon og informasjonsdeling, vår e-læringsplattform, Learning Bank, og vårt business intelligence-system, Reitan Intelligence, som er utviklet av Ziik-partnere, Biwise, og det hele dreier seg om Ziik.

Enkelt å sette opp

Jeg har satt opp systemet helt alene. Og min bakgrunn er innen HR, ikke IT. Ziik har informert meg om at de har en support-funksjon, men jeg har rett og slett ikke trengt den. Dialogen vår har hovedsakelig vært at jeg har gitt tilbakemeldinger og foreslått ting som kan optimalisere plattformen for oss.

Partnerskap

Ziik har vært veldig åpen for forslag underveis i prosessen. De fleste spørsmål kan de svare på på stedet, andre må de sjekke med kollegene først. De ønsker å utvikle plattformen og legge til nye funksjoner, men de ønsker ikke å tvinge dem på andre brukere. Men hvis de kan legge til en ny funksjon og gjøre den slik at du kan velge selv om du vil bruke den eller ikke, gjør de det så fort de kan. Jeg tror vårt samarbeidsforhold er mer som utviklingspartnere enn bare kunder og selgere.

Enkel utrulling

Jeg har tatt med alle franchisetakerne våre til 7-Eleven Universe og vist dem alt de kan gjøre der, og det har vært veldig enkelt. De har alle vært veldig imponert over plattformen, og ingen uttrykte noen tvil om hvordan den skulle brukes. Men igjen, detaljister har aldri mye tid til å sette seg ned. På den andre siden har de ingen tålmodighet med ting som ikke fungerer, og så langt har jeg ikke hørt noen klager på bruk av plattformen eller innholdet.

‍