Als je bedrijf groeit, moet de communicatie ook mee groeien

Over het bedrijf

Tor Dental werd in 2023 opgericht door twee tandartsen en voormalige klasgenoten die beiden ervaring in het buitenland hadden opgedaan voordat ze besloten om samen hun eigen praktijken te starten. Het bedrijf is snel gegroeid van één praktijk in Uppsala tot drie praktijken in de regio Stockholm-Uppsala.

De praktijk is gespecialiseerd in algemene tandheelkunde, orthodontie en implantaatbehandelingen, met een sterke nadruk op patiëntenzorg en het creëren van een gastvrije sfeer, met name voor patiënten met angst voor de tandarts.

Op dit moment werken er ongeveer 15 medewerkers verspreid over de drie klinieken, waarbij tandartsen regelmatig tussen de locaties wisselen om patiënten en collega’s te ondersteunen.

Uitdagingen vóór Ziik

In het begin was communicatie geen probleem. Met slechts twee oprichters en een klein team wist iedereen precies wat de anderen te horen hadden gekregen. Maar naarmate het bedrijf groeide, veranderde dat al snel.

"Het werd lastig om bij te houden wie welke informatie had ontvangen", legt Mira Florin uit.

Tegelijkertijd stonden de documenten verspreid over verschillende platforms.

"We hadden hier een beetje Dropbox, daar een beetje Drive, we stuurden sms’jes, e-mails..."

De groeiende organisatie had behoefte aan een meer gestructureerde manier om werkprocedures, documenten en belangrijke updates te delen, en aan een manier om ervoor te zorgen dat iedereen op basis van dezelfde informatie werkte.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Tor Dental was niet op zoek naar een ingewikkeld IT-systeem. Het enige wat ze wilden, was één platform waarop ze het volgende konden doen:

• documenten en procedures verzamelen
• communiceren met alle medewerkers in de drie klinieken
• bepalen wie toegang had tot verschillende soorten informatie
• verschillende afzonderlijke tools vervangen door één eenvoudige oplossing

Gebruiksgemak was bijzonder belangrijk, en dat is een van de belangrijkste redenen waarom ze voor Ziik hebben gekozen.

"Het deed ons een beetje aan Facebook denken," zegt Mira Florin. "En mensen wisten al hoe ze zoiets moesten gebruiken."

Resultaten

Eén plek voor alles

Tegenwoordig beschikt Tor Dental over één gezamenlijk platform in plaats van meerdere losstaande systemen. Documenten, chats, groepen, personeelsgegevens en interne communicatie bevinden zich allemaal op één plek. Dat overzicht is steeds waardevoller geworden naarmate het bedrijf blijft groeien.

"Het vervangt e-mails, Dropbox, Drive en diverse andere tools."

Ervoor zorgen dat iedereen dezelfde informatie krijgt

Voor Mira Florin is consistentie een van de grootste voordelen. In plaats van je af te vragen wie wat te horen heeft gekregen, kan belangrijke informatie nu één keer worden gedeeld, waarna iedereen dezelfde boodschap ontvangt. Via het platform is ook gemakkelijk te zien wie belangrijke updates heeft gelezen.

"Het biedt ons een veel betere manier om onze routines te standaardiseren."

Zowel een sociaal platform als een werkinstrument

Hoewel Ziik in de eerste plaats een werkplatform is, is het ook een vast onderdeel geworden van de bedrijfscultuur bij Tor Dental. Medewerkers feliciteren elkaar met hun verjaardagen, delen foto’s van evenementen en houden contact met elkaar tussen de verschillende klinieken.

"Ik denk eigenlijk dat dat ook een belangrijk onderdeel is van een werkinstrument," zegt Mira Florin. "Het zorgt voor betrokkenheid en draagt bij aan een goede sfeer."

Makkelijk vanaf de eerste dag

De eerste stappen bleken eenvoudiger dan verwacht: samen met Ziik heeft Tor Dental het personeelshandboek en de bestaande werkwijzen in het platform geïmporteerd, waardoor het mogelijk werd om het systeem te gaan gebruiken zonder alles helemaal opnieuw op te bouwen.

"Dat heeft de drempel om ermee te beginnen echt verlaagd."

Favoriete functies

Groepen en chats

Tor Dental maakt dagelijks gebruik van zowel groepschats als individuele chats, waardoor het eenvoudig is om met iedereen te communiceren, of juist alleen met de mensen die specifieke informatie nodig hebben.

Documenten en machtigingen

Personeelshandboeken, werkprocedures, contracten en interne documenten worden op één plek gebundeld, terwijl toegangsrechten ervoor zorgen dat medewerkers alleen de informatie te zien krijgen die voor hen relevant is.

"Alles staat op één plek verzameld."

Nieuwsfeed

De feed wordt zowel voor dagelijkse communicatie als voor sociale updates gebruikt, waardoor collega’s in de drie klinieken met elkaar in contact blijven.

"Het moedigt mensen aan om mee te doen."

Gebruiksvriendelijk ontwerp

Een van de belangrijkste redenen waarom Tor Dental voor Ziik koos, was de vertrouwde, intuïtieve interface. Omdat de medewerkers al wisten hoe het platform werkte, verliep de implementatie in de hele organisatie vlot.