Een bedrijf runnen kan een eenzame bezigheid zijn. Met Ziik hoeft het opbouwen van een netwerk dat niet te zijn.

Over het bedrijf

Trafalgar Education is het moederbedrijf achter twee internationale merken op het gebied van podiumkunstenonderwijs: Stagecoach Performing Arts en Drama Kids. 

Stagecoach werd in 1987 in het Verenigd Koninkrijk opgericht en biedt buitenschoolse lessen in zang, toneel en dans aan voor kinderen van drie tot achttien jaar. Lisa was zelf een van de eerste leerlingen, waarna ze een carrière in de franchisewereld opbouwde en uiteindelijk CEO werd. 

Drama Kids is ontstaan in Australië en zet toneel in om kinderen te helpen bij de ontwikkeling van hun taalvaardigheid, zelfvertrouwen en communicatieve vaardigheden. Samen bereiken de twee merken meer dan 170.000 leerlingen in verschillende landen. Hun lessen worden aangeboden via uitgebreide franchisenetwerken, waarvan de eigenaren onder de twee gevestigde merken zelfstandige lokale bedrijven runnen.

Uitdagingen vóór Ziik

Het franchisenetwerk communiceerde al vóór Ziik, maar de gesprekken verliepen versnipperd. Er waren e-mails, individuele contacten en talloze WhatsApp-groepen. Sommige franchisenemers maakten deel uit van meerdere groepen tegelijk, waarbij ze vaak over vergelijkbare onderwerpen discussieerden met telkens iets andere samenstellingen van deelnemers.

“Een franchisenemer vertelde me dat ze in zeven verschillende WhatsApp-groepen zat,” herinnert Lisa Stead zich. “Ze bespraken vaak dezelfde onderwerpen, maar met telkens andere mensen in elke groep.”

Ze simpelweg samenvoegen tot één grote chat was niet de oplossing. Franchisenemers wilden aparte ruimtes voor verschillende gesprekken, variërend van het uitbouwen van een bedrijf en het verbeteren van de omzet tot de uitdagingen van het nieuwe ouderschap of het doormaken van de menopauze.

“Ze wilden al die gesprekken wel,” legt Lisa Stead uit. “Ze wilden alleen niet dat ze verspreid waren over zeven verschillende plekken.”

Trafalgar Education had behoefte aan één platform dat het netwerk kon samenbrengen zonder afbreuk te doen aan de kleinere gemeenschappen en gerichte gesprekken die de franchisenemers zo op prijs stelden.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Het platform moest twee afzonderlijke merken ondersteunen, elk met een eigen identiteit, toon en community. Daarnaast moest het ook:

• intuïtief genoeg om zonder formele opleiding te kunnen gebruiken
• toegankelijk in verschillende landen en tijdzones
• geschikt voor zowel het opbouwen van een gemeenschap als formele communicatie vanuit het hoofdkantoor
• geschikt voor het verwerken van handleidingen, nalevingsdocumenten en belangrijke documenten
• flexibel genoeg om verschillende toegangsniveaus te bieden naarmate het gebruikersbestand groeit.

Ziik bood Trafalgar Education een ongebruikelijke combinatie aan: één onderliggend systeem en twee afzonderlijke merkgebonden omgevingen.

“Het Drama Kids-platform voelt aan als Drama Kids, en het Stagecoach-platform voelt aan als Stagecoach,” zegt Lisa Stead. “Maar op het hoofdkantoor hoeven we maar één systeem te leren kennen en te beheren.”

Resultaten

Franchisenemers hoeven hun bedrijf niet langer in hun eentje te runnen

Ziik biedt franchisenemers een gemeenschappelijk platform waar ze vragen kunnen stellen, uitdagingen kunnen bespreken en van elkaar kunnen leren. Soms geeft het hoofdkantoor het antwoord. In andere gevallen heeft een andere franchisenemer wellicht al met hetzelfde probleem te maken gehad en kan hij direct advies geven.

“Ze moedigen elkaar aan, motiveren elkaar en delen de dingen waar ze trots op zijn,” zegt Lisa Stead.“Soms plaatst iemand een bericht over een prestatie van zijn of haar leerlingen, en dan reageren mensen daarop, feliciteren ze de leerling en vragen ze hoe dat gelukt is.”

Deze onderlinge ondersteuning heeft bijgedragen aan het ontstaan van een breder gemeenschapsgevoel, over landsgrenzen en tijdzones heen.

Eén netwerk met ruimte voor verschillende gesprekken

In plaats van talloze losstaande WhatsApp-groepen hebben franchisenemers nu één plek waar gesprekken nog steeds kunnen worden ingedeeld op basis van verschillende interesses en behoeften. Het platform voelt vertrouwd aan omdat het grotendeels werkt zoals de sociale-mediatools die mensen al kennen, maar het blijft een besloten, op het werk gerichte omgeving.

“Het is kleurrijk, vrolijk en interactief,” zegt Lisa Stead. “Het voelt als iets wat mensen graag willen gebruiken. Het voelt niet als werk.”

Voor het hoofdkantoor biedt het bovendien één duidelijk kanaal voor mededelingen, nieuws en belangrijke updates.

Kennis is beschikbaar wanneer dat nodig is

Beide merken hebben hun handleidingen en ondersteunende informatie in Ziik geplaatst. In plaats van door mappen te bladeren of te wachten op een reactie van het hoofdkantoor, kunnen franchisenemers de benodigde informatie opzoeken zodra de vraag zich voordoet, zelfs buiten de normale kantooruren.

“Als zij om tien uur ’s avonds aan het werk zijn, hoeven wij dat niet te zijn,” zegt Lisa Stead. “De app doet het werk voor ons.”

De doorzoekbare handleidingen behandelen zowel praktische vragen als belangrijke contactgegevens op gebieden als kinderbescherming, welzijn en ondersteuning voor kinderen met speciale onderwijsbehoeften.

Naleving is gemakkelijker te beheren

Franchisenemers moeten documentatie bijhouden op gebieden zoals verzekeringen, antecedentenonderzoeken, gezondheids- en veiligheidsbeleid en risicobeoordelingen. Sommige documenten moeten jaarlijks worden vernieuwd, terwijl voor andere documenten andere termijnen gelden. Voorheen werd veel hiervan via e-mail afgehandeld, waardoor verzoeken en herinneringen gemakkelijk verloren konden gaan tussen de aanvragen van potentiële studenten. Met Ziik ontvangen franchisenemers duidelijke herinneringen en kunnen ze de vereiste taken rechtstreeks vanaf hun telefoon uitvoeren.

“Als alles eenmaal is ingesteld, regelt het systeem het proces grotendeels voor je,” legt Lisa Stead uit.

Bij bijzonder belangrijke updates kan het hoofdkantoor van gebruikers verlangen dat zij het volledige bericht lezen en bevestigen dat zij het hebben gezien. Het team kan vervolgens rechtstreeks contact opnemen met iedereen die niet heeft gereageerd.

Snelle implementatie zonder een langdurige uitrol

Lisa Stead maakte voor het eerst kennis met Ziik op de International Franchise Show, waar ze instemde met een demonstratie van tien minuten, nadat ze aanvankelijk had benadrukt dat ze niets verkocht wilde krijgen.

“In die tien minuten zag ik meteen hoe simpel en gemakkelijk het was”, zegt ze. “Ik dacht: dit is precies wat we nodig hebben.”

De implementatie versterkte die indruk nog eens. Na eerdere ervaringen met systeemimplementaties die maanden in beslag namen, vond Lisa Stead de onboarding van Ziik opvallend eenvoudig. Binnen de eerste maand had ongeveer 80% van het Stagecoach-franchisenetwerk zich aangemeld, zonder stimulansen of een uitgebreid trainingsprogramma.

“We hebben ze gewoon laten zien waar het zat en hoe ze een wachtwoord moesten instellen,” zegt ze . “Ze zagen meteen het nut ervan in.”

Favoriete functies

Nieuwsfeed

Voor franchisenemers vormt de nieuwsfeed het hart van de gemeenschap. Het biedt een vertrouwde plek waar ze vragen kunnen stellen, prestaties van studenten kunnen vieren, ideeën kunnen uitwisselen en advies kunnen vragen aan collega’s. Omdat gesprekken zichtbaar blijven voor het bredere netwerk, kan een antwoord veel meer mensen ten goede komen dan alleen degene die de vraag oorspronkelijk heeft gesteld.

“Zo kan iedereen meedoen en een handje helpen, of het nu iemand van het hoofdkantoor is of een andere franchisenemer.”

Doorzoekbare handleidingen

Dankzij de handleidingen kunnen franchisenemers op elk gewenst moment ondersteuning krijgen. In plaats van mappen te doorzoeken of contact op te nemen met het hoofdkantoor, kunnen ze een vraag invoeren en snel het relevante hoofdstuk vinden. Dat is vooral van groot belang binnen een wereldwijd netwerk, waar franchisenemers soms nog lang doorwerken nadat het hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk al gesloten is.

Hulpmiddelen en herinneringen voor naleving

Ziik biedt Trafalgar Education één overzichtelijk platform voor het beheer van terugkerende documentatie en nalevingsvereisten. Geautomatiseerde herinneringen verlichten de administratieve lasten voor zowel het hoofdkantoor als de franchisenemers, terwijl de mogelijkheid om te zien wat er al is afgerond ervoor zorgt dat de opvolging gerichter en efficiënter verloopt.

Rollen en toegangsbeheer

Nu Trafalgar Education zich voorbereidt op de aanstelling van algemeen directeuren, schoolhoofden en docenten, zal het steeds belangrijker worden om rollen en toegangsrechten duidelijk af te bakenen. Individuele franchisenemers kunnen teamleden toegang verlenen tot de informatie die zij nodig hebben, zonder vertrouwelijke of irrelevante gegevens vrij te geven. Tegelijkertijd behoudt het hoofdkantoor de centrale controle en kan het de toegang onmiddellijk intrekken wanneer dat nodig is.

Bevestigingen lezen

Als het om cruciale informatie gaat, kan Trafalgar Education van franchisenemers eisen dat zij een update in zijn geheel doorlezen en bevestigen dat zij dit hebben gedaan. Dit geeft het hoofdkantoor een duidelijk overzicht van wie belangrijke informatie heeft ontvangen en maakt het mogelijk om direct contact op te nemen met het relatief kleine aantal franchisenemers dat dit nog niet heeft gedaan.