De juiste informatie, waar het werk ook plaatsvindt: hoe Hurtigruta Carglass® zijn teams in het veld met elkaar verbindt

Over het bedrijf

Hurtigruta Carglass®, onderdeel van de Belron Group, is een van de toonaangevende specialisten in Noorwegen op het gebied van reparatie en vervanging van autoruiten. Het bedrijf telt 370 medewerkers, verspreid over meer dan 100 vestigingen in heel Noorwegen, van Alta in het uiterste noorden tot Kristiansand in het zuiden.

Een groot deel van het personeelsbestand bestaat uit technici die tijdens hun werkdag vooral bezig zijn met het helpen van klanten en het onderhoud van voertuigen op de weg. Daarom is mobiele toegang tot bedrijfsinformatie van bijzonder groot belang.

Uitdagingen vóór Ziik

De grootste uitdaging op het gebied van interne communicatie voor Hurtigruta Carglass® was het bereiken van medewerkers die niet elke dag achter een computer zitten. Er was dus behoefte aan een nieuw kanaal waar belangrijke informatie voor iedereen gemakkelijk toegankelijk en direct beschikbaar zou zijn, ongeacht waar, wanneer of hoe ze werkten.

Voorheen verzorgde Workplace dit kanaal. Maar toen duidelijk werd dat dit kanaal zou worden stopgezet, was er een nieuwe oplossing nodig. Deze keer was de prioriteit voor het managementteam duidelijk: belangrijke informatie moest de medewerkers bereiken voor wie deze relevant was, inclusief technici die niet achter een bureau werken.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Het nieuwe platform moest gebruiksvriendelijk zijn en in de eerste plaats op mobiele apparaten werken, zodat medewerkers in de hele organisatie gemakkelijk bereikbaar waren. Ook moest het mogelijk zijn om informatie eenvoudig af te stemmen op regio, afdeling en vakgebied, in plaats van alles naar iedereen te sturen. Daarnaast was er behoefte aan een functie waarmee kon worden nagegaan of bijzonder belangrijke informatie daadwerkelijk was gelezen.

Maar hun belangrijkste eis was: het vinden van een partner, niet alleen een technisch platform. Tijdens het selectieproces heeft het bedrijf met verschillende leveranciers gesproken. Ziik viel op door de hechte en persoonlijke aanpak.

“We hadden het gevoel dat onze contactpersonen bij Ziik echt wilden begrijpen hoe onze organisatie in elkaar zit en wat onze behoeften zijn”, zegt Bente Birkeland. “Ze waren erop gericht ons te helpen slagen, en niet alleen maar een platform te leveren.”

Resultaten met hoogtepunten

Belangrijke informatie wordt via de mobiele telefoon aan technici doorgegeven

De belangrijkste verandering is simpel: monteurs kunnen bedrijfsinformatie nu rechtstreeks op hun telefoon ontvangen. Ze hoeven niet achter een computer te zitten om op de hoogte te blijven. Dat maakt de communicatie veel toegankelijker voor de medewerkers die hun werkdag doorbrengen met het repareren en vervangen van autoruiten, in plaats van achter een bureau e-mails te checken.

De communicatie kan worden gericht op de juiste medewerkers

Hurtigruta Carglass® heeft in Ziik een overzichtelijke groepsstructuur opgezet. Er zijn groepen voor regio’s en centrale functies, maar ook voor specialistische gebieden zoals HR, IT, bedrijfsvoering, HSE, financiën, verkoop en marketing. Hierdoor kan informatie worden gedeeld met de medewerkers voor wie deze daadwerkelijk relevant is, terwijl bedrijfsbrede communicatie indien nodig nog steeds iedereen kan bereiken.

Leesbevestigingen bieden waardevolle inzicht

Voor belangrijke berichten kan Hurtigruta Carglass® leesbevestigingen inschakelen. Dit geeft de organisatie inzicht in hoeveel medewerkers de informatie hebben gezien en, indien nodig, wie deze heeft gelezen. Voor een personeelsbestand waarin veel medewerkers niet achter een computer werken, is dat inzicht bijzonder waardevol. Het zorgt ervoor dat communicatie niet langer alleen bestaat uit het publiceren van informatie, maar dat ook duidelijk wordt of het bericht daadwerkelijk bij de doelgroep is aangekomen.

Steeds meer onderdelen van de organisatie gaan actief communiceren

Na ongeveer een jaar met Ziik heeft Hurtigruta Carglass® zich ook gericht op het stimuleren van de centrale afdelingen om het platform actiever te gebruiken. HR, IT, Operations en andere teams worden steeds meer aangemoedigd om relevante informatie rechtstreeks aan de medewerkers te publiceren. Dat proces heeft een belangrijke les bevestigd: goede interne communicatie vereist voortdurende aandacht. Ziik heeft die ontwikkeling ondersteund met praktische trainingen, waarbij onder meer rechtstreeks met de centrale afdelingen is samengewerkt om te laten zien hoe het platform in de praktijk kan worden gebruikt.

“Hoe meer relevante en nuttige inhoud er wordt gepubliceerd, hoe meer waarde Ziik voor onze medewerkers heeft”, zegt Bente Birkeland.

Favoriete functies

Mobiele app

Voor technici en andere medewerkers die niet elke dag achter een computer zitten, is mobiele toegang van essentieel belang. De app brengt bedrijfsinformatie rechtstreeks naar het apparaat dat medewerkers toch al bij zich hebben.

‍Groepen

Dankzij groepen kan Hurtigruta Carglass® de communicatie indelen op basis van regio’s, centrale functies en vakgebieden. Zo wordt de communicatie relevanter en wordt voorkomen dat elk bericht onnodig naar de hele organisatie wordt verstuurd.

‍Bevestigingen lezen

Leesbevestigingen geven Hurtigruta Carglass® inzicht in de vraag of belangrijke informatie daadwerkelijk is gezien. Dit is vooral nuttig bij communicatie waarbij het louter publiceren van het bericht niet voldoende is.

‍Chat

Chat wordt binnen de hele organisatie op grote schaal gebruikt en biedt medewerkers een snelle en eenvoudige manier om te communiceren tussen teams en vestigingen onderling.