Een soepelere start met Ziik

Over het bedrijf

Petrowsky Gruppen is een Deens familiebedrijf dat gespecialiseerd is in installatie- en dienstverlening op het gebied van water, lucht en energie. Het bedrijf werd in 1973 in Vejle opgericht en is uitgegroeid van een traditioneel loodgietersbedrijf tot een gespecialiseerde aanbieder van technische installaties en diensten. Tegenwoordig is de groep actief in Vejle, Horsens en Kolding en heeft het ongeveer 65 monteurs, technici, stagiaires, projectmanagers, ingenieurs en administratief medewerkers in dienst. Voor Petrowsky Gruppen heeft die groei ook een communicatie-uitdaging met zich meegebracht.

“We zijn zelden allemaal bij elkaar”, legt Anne Lyngholm Trant uit. “We hebben drie verschillende vestigingen, en onze monteurs gaan vaak rechtstreeks naar de klant. We komen elkaar niet tegen in de gang of bij het koffiezetapparaat.”

Uitdagingen vóór Ziik

Een betere manier vinden om iedereen te bereiken

Petrowsky Gruppen had al een digitale medewerkerspagina op zijn website waar medewerkers toegang hadden tot nieuws, personeelshandboeken, veiligheidsinformatie en andere documenten. Het probleem was echter dat mensen er geen gebruik van maakten. Voor een monteur of technicus die op locatie werkt, vormde het bezoeken van de website en het inloggen op het medewerkergedeelte via een telefoon een onnodige drempel.

“We hadden het gevoel dat onze berichten niet werden gelezen en dat de medewerkerswebsite niet vaak genoeg werd bezocht,” zegt Anne Lyngholm Trant.

Het was bovendien grotendeels eenrichtingscommunicatie. Petrowsky Gruppen kon wel informatie publiceren, maar medewerkers konden daar niet gemakkelijk op reageren of contact leggen met collega’s elders in de organisatie. Naarmate het bedrijf verder groeide, wilde Petrowsky Gruppen iets dat directer werkte: een app die mensen kon bereiken, waar ze ook werkten, en die tegelijkertijd een hechtere digitale gemeenschap tussen de verschillende vestigingen zou creëren.

“Voor veel van onze monteurs en technici is de telefoon hun belangrijkste hulpmiddel, afgezien van een pijptang en wat ze verder nog in hun handen hebben.”

Kiezen voor Ziik

Petrowsky Gruppen heeft verschillende oplossingen bekeken voordat het voor Ziik koos. De eisen waren duidelijk: het platform moest als app werken, meldingen kunnen versturen, intuïtief in gebruik zijn en het bedrijf in staat stellen om zowel binnen de hele organisatie als met afzonderlijke vestigingen of groepen te communiceren. Bevestigingen van het lezen waren een andere belangrijke eis.

“Het stelt ons erg gerust om te weten dat mensen op het juiste moment de juiste informatie hebben gekregen,” zegt Anne Lyngholm Trant.

Ook de vertrouwde interface speelde een rol. Voor medewerkers die niet de hele dag achter een computer zitten, moest het platform direct toegankelijk aanvoelen, in plaats van weer een IT-systeem te zijn dat ze moesten leren gebruiken.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Een groot project opsplitsen in behapbare stappen

Voor Anne Lyngholm Trant was de structuur een van de sterkste punten van de Ziik-onboarding. Het opstarten van een nieuw communicatieplatform naast het dagelijkse werk zou al snel overweldigend kunnen worden. In plaats daarvan werd het proces opgedeeld in een reeks duidelijke, behapbare stappen. Elke onlinevergadering had een agenda. Het Ziik-implementatieteam van Petrowsky wist wat er vóór de volgende vergadering moest worden voorbereid, en het team keerde herhaaldelijk terug naar het platform om ervoor te zorgen dat alles vertrouwd aanvoelde voordat er verder werd gegaan.

“Het was een heel gestructureerd proces,” zegt Anne Lyngholm Trant. “Het was altijd duidelijk wat we moesten doen en wat we klaar moesten hebben voor de volgende vergadering.”

Als iets niet helemaal duidelijk was, kwamen ze er gewoon nog eens op terug.

“We konden zelf dingen uitproberen, bij de volgende vergadering terugkomen en evalueren hoe het was gegaan. We hebben ons tijdens het hele proces gesteund gevoeld.”

Niet voor niets al dat harde werk

Het opzetten van het platform betekende ook dat er een aanzienlijke hoeveelheid bestaande informatie moest worden overgezet. Petrowsky Gruppen beschikt over uitgebreide personeels- en veiligheidshandboeken, richtlijnen en beschrijvingen van werkprocedures. In plaats van het bedrijf al die inhoud zelf te laten overzetten en ordenen, hielp Ziik mee om het materiaal in hoofdstukken op te splitsen en het te uploaden in een structuur die is ontworpen om het voor medewerkers gemakkelijker te maken om er hun weg in te vinden.

“We zijn niet aan ons lot overgelaten om het zelf uit te zoeken of ons ermee te worstelen”, zegt Anne Lyngholm Trant. “Het hele proces is vanaf het begin goed begeleid.”

Het feit dat we tijdens het hele onboardingproces met dezelfde contactpersoon bij Ziik te maken hadden, heeft ook bijgedragen aan het opbouwen van een band en maakte het gemakkelijk om hulp te krijgen wanneer er iets was dat het proces vertraagde.

De medewerkers voorbereiden

Naarmate de technische en inhoudelijke voorbereidingen vorderden, is Petrowsky Gruppen begonnen met het per vestiging introduceren van Ziik bij de medewerkers. In plaats van iedereen simpelweg een downloadlink per e-mail te sturen, brengt het bedrijf de medewerkers op elke vestiging bijeen voor een informele presentatie in de namiddag. De medewerkers installeren de app ter plekke, zodat Petrowsky er zeker van kan zijn dat iedereen aan de slag kan en de kans krijgt om de app uit te proberen. De eerste reacties zijn bemoedigend.

“Ik denk dat ze het nut ervan inzien,” zegt Anne Lyngholm Trant. “Het is makkelijk te gebruiken, ze krijgen meldingen en het voelt vertrouwd omdat het net zo werkt als andere apps die ze al gebruiken.”

Ook de mogelijkheid om binnen de hele organisatie te communiceren heeft belangstelling gewekt. Dat is belangrijk voor Petrowsky Gruppen, omdat het niet alleen de bedoeling is om informatie efficiënter te verspreiden. Het gaat er ook om medewerkers met verschillende functies en op verschillende locaties het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van hetzelfde bedrijf.

“Als je je collega’s niet per se elke dag ziet, kan dat gevoel van verbondenheid een beetje verloren gaan,” zegt Anne Lyngholm Trant. “We vinden het belangrijk dat iedereen zich deel voelt van een gemeenschap en van één organisatie.”

Klaar voor de eerste dag

Zodra Ziik live gaat, hebben de medewerkers van Petrowsky Gruppen bedrijfsnieuws, personeelshandboeken, veiligheidshandleidingen en andere belangrijke informatie direct op hun telefoons beschikbaar. Anne Lyngholm Trant kijkt er ook naar uit om de AI-aangedreven zoekfunctie van Ziik uit te proberen, waarmee medewerkers vragen kunnen stellen over de geüploade documenten en direct naar het bronmateriaal worden doorverwezen. Voor medewerkers die tijdens hun werk in het veld snel toegang moeten hebben tot uitgebreide veiligheidsrichtlijnen en praktische informatie, ziet zij hierin een aanzienlijk potentieel.

“We hebben een goede en op vertrouwen gebaseerde relatie opgebouwd, en het proces verliep professioneel, gestructureerd en geruststellend,” zegt Anne Lyngholm Trant. “Daardoor hebben we vertrouwen in de toekomstige samenwerking en kijken we ernaar uit om het platform in gebruik te nemen. Als we iets live zetten, moet het gewoon werken. We voelen ons daar goed op voorbereid, omdat de onboarding zo goed is verlopen.”

Favoriete functies

Wat Petrowsky Gruppen vooral waardeert aan de introductieperiode:

Een duidelijk, gestructureerd proces

Elke vergadering had een duidelijk doel, met haalbare taken tussen de sessies door en een duidelijk traject naar de lancering.

Praktische hulp bij het opstellen van inhoud

Ziik hielp bij het ordenen en uploaden van de uitgebreide handboeken en richtlijnen van Petrowsky, waardoor de werklast voor het interne projectteam werd verlicht.

Continuïteit en persoonlijke begeleiding

Doordat Petrowsky gedurende het hele proces met dezelfde contactpersoon heeft samengewerkt, heeft hij een band kunnen opbouwen en kon hij snel hulp krijgen wanneer er vragen rezen.

Tijd om zelfvertrouwen te krijgen

In plaats van het platform simpelweg over te dragen, bood de onboarding herhaaldelijk de gelegenheid om functies nog eens door te nemen, ze uit te proberen en de ervaringen daarmee tijdens de volgende vergadering te bespreken.