Eén organisatie, talrijke locaties: hoe West-IJsland Health Services een plek heeft gecreëerd om contacten te leggen

Over het bedrijf

West Iceland Health Services is een openbare zorgorganisatie die gezondheidszorg verleent in heel West-IJsland. De organisatie telt meer dan 600 medewerkers, verspreid over acht locaties, waaronder het hoofdziekenhuis in Akranes, gezondheidscentra, verpleeghuizen en andere voorzieningen in de hele regio. Door de grote geografische afstanden en het diverse personeelsbestand – bestaande uit artsen, verpleegkundigen, ambulancepersoneel, administratief personeel, schoonmaakpersoneel en andere beroepsgroepen – is interne communicatie van bijzonder groot belang. Medewerkers moeten zich deel van dezelfde organisatie voelen, maar hoeven niet per se toegang te hebben tot precies dezelfde informatie.

Uitdagingen vóór Ziik

Vóór Ziik gebruikte West Iceland Health Services Workplace voor interne communicatie. Toen duidelijk werd dat Workplace zou worden stopgezet, ging de organisatie grondig na wat goed had gewerkt en wat er verbeterd moest worden. Een van de grootste uitdagingen was de hoeveelheid handmatig werk die het onderhouden van de communicatiestructuur met zich meebracht: wanneer er een nieuwe medewerker in dienst trad, moest deze handmatig in de relevante groepen worden geplaatst. Met veel verschillende locaties, afdelingen en functies vereiste het afstemmen van die structuur op de organisatie voortdurende administratieve inspanningen.

Tegelijkertijd wilden ze de manier waarop medewerkers informatie ontvingen, verbeteren. Sommige berichten moesten iedereen bereiken. Andere informatie was wellicht alleen relevant voor verpleegkundigen, ambulancepersoneel, leidinggevenden, een bepaalde ziekenhuisafdeling of medewerkers op één locatie. De organisatie wilde ook meer dan alleen een informatiekanaal: betrokkenheid van de gemeenschap en de medewerkers stond vanaf het begin centraal. Omdat de medewerkers verspreid waren over een groot geografisch gebied, was er behoefte aan een gemeenschappelijke plek waar mensen ook de sociale kant van het deel uitmaken van dezelfde organisatie konden ervaren.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Een belangrijke vereiste was dat het nieuwe platform een afspiegeling moest zijn van de feitelijke organisatiestructuur. Afdelingen en functies waren al opgenomen in het HR-systeem van de organisatie, en het doel was om dezelfde structuur in Ziik te creëren, zodat medewerkers automatisch deel zouden uitmaken van de juiste communicatieomgeving.

“Dat was waarschijnlijk het belangrijkste wat we in het begin hebben gedaan,” zegt Sigurður Þór Sigursteinsson.

De organisatie wilde bovendien op verschillende niveaus kunnen communiceren: binnen de hele organisatie, per vestiging, per afdeling en per functie. Tegelijkertijd moest het platform de oorspronkelijke ambitie op het gebied van gemeenschapsvorming ondersteunen.

“Toen we aan het bedenken waren wat we wilden, was een van de dingen die we benadrukten dat we een gemeenschap wilden opbouwen,” zegt Sigurður Þór Sigursteinsson. “We wilden iets sociaals en een plek waar we elkaar konden ontmoeten, ongeacht waar we ons bevonden.”

Resultaten

Relevantere communicatie

Met Ziik kan West Iceland Health Services informatie afstemmen op locatie, afdeling en functie. Zo zijn er bijvoorbeeld meer dan 90 verpleegkundigen in het systeem geregistreerd onder één functie. Als informatie specifiek voor verpleegkundigen relevant is, kan de organisatie rechtstreeks met die groep communiceren in plaats van het bericht naar iedereen te sturen.

Dezelfde aanpak kan ook voor andere beroepen worden toegepast. Als er een opleiding wordt georganiseerd die specifiek gericht is op ambulancepersoneel, kan er snel een groep worden aangemaakt voor de betreffende medewerkers, waar zij informatie kunnen ontvangen, bestanden kunnen delen en de opleiding kunnen bespreken. Het principe is eenvoudig: alleen degenen die de informatie nodig hebben, krijgen deze ook.

Eenvoudigere onboarding en minder handmatig administratief werk

West Iceland Health Services heeft Ziik zo ingericht dat het de structuur van de organisatie in het HR-systeem weerspiegelt.

Vroeger moesten nieuwe medewerkers handmatig worden toegevoegd aan de juiste Workplace-groepen. Tegenwoordig kunnen nieuwe medewerkers automatisch in Ziik worden aangemaakt als onderdeel van het onboardingproces. Dat betekent dat de communicatiestructuur veel systematischer is en gemakkelijker te onderhouden wanneer medewerkers bij de organisatie komen werken of van functie veranderen.

Eén gemeenschappelijke ontmoetingsplaats verspreid over acht locaties

Hoewel de communicatie zeer doelgericht kan zijn, blijven medewerkers toch met elkaar verbonden via een gezamenlijke bedrijfsfeed. Dit biedt de organisatie een gemeenschappelijke ruimte voor zowel organisatiebrede informatie als de meer sociale aspecten van het werkende leven.

Ziik wordt bijvoorbeeld ingezet bij evenementen en activiteiten voor medewerkers, waardoor de voorpret en betrokkenheid binnen de hele organisatie worden vergroot. Voor West Iceland Health is deze combinatie belangrijk: medewerkers kunnen informatie ontvangen die relevant is voor hun eigen werk, terwijl ze zich toch deel voelen van een grotere gemeenschap.

"Dat zorgt voor een heel positieve sfeer", zegt Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Meer inzicht in de mate waarin medewerkers de oplossing omarmen

De introductie van een nieuw platform betekent niet automatisch dat iedereen zijn gewoontes van de ene op de andere dag aanpast. Op het moment van het interview had ongeveer driekwart van de medewerkers van West Iceland Health Services de Ziik-app gedownload, maar de acceptatie verschilde per locatie en afdeling. De statistieken van Ziik geven Sigurður Þór Sigursteinsson inzicht in waar het platform actief wordt gebruikt en waar mogelijk extra ondersteuning nodig is. Op basis van deze inzichten heeft hij verschillende locaties bezocht, met medewerkers gesproken en samengewerkt met lokale leidinggevenden om te begrijpen wat mensen ervan zou kunnen weerhouden het platform te gebruiken. Dit helpt de acceptatie te bevorderen. Op één ziekenhuisafdeling met ongeveer 45 medewerkers is het gebruik gestegen tot meer dan 90 procent.

“Het is heel belangrijk dat we met de lokale verantwoordelijken gaan praten en hen uitleggen waarom ze het zouden moeten gebruiken”, zegt Sigurður Þór Sigursteinsson. “Als zij het initiatief nemen en ermee aan de slag gaan, werkt het heel goed.”

Favoriete functies

Groepen en rollen

Dankzij groepen en rollen kan West Iceland Health Services de communicatie binnen de organisatie zelf structureren. Medewerkers kunnen worden bereikt op basis van locatie, afdeling of functie, waardoor het eenvoudiger wordt om relevante informatie te verspreiden zonder elk bericht naar de hele organisatie te sturen.

Statistieken

Aan de hand van gebruiksstatistieken kan Sigurður Þór Sigursteinsson zien hoe Ziik op verschillende locaties en afdelingen wordt gebruikt. Zo kan hij vaststellen waar het gebruik groot is en waar managers of medewerkers mogelijk extra ondersteuning nodig hebben.

Bestanden en snelkoppelingen

Ziik is ook een handig startpunt voor het vinden van werkgerelateerde informatie.

West Iceland Health Services beschikt over een bestaand intranet en gespecialiseerde systemen, en niet alles is naar Ziik overgezet. In plaats daarvan helpen bestanden en snelkoppelingen medewerkers bij het vinden van de informatie en systemen die ze nodig hebben. Sigurður Þór Sigursteinsson omschrijft Ziik als een gebruiksvriendelijke, mobiele communicatielaag bovenop het bestaande intranet.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson maakt in zijn eigen HR-werk veel gebruik van chat. Het biedt een eenvoudige manier om rechtstreeks te communiceren met medewerkers en leidinggevenden in de hele organisatie, ongeacht waar ze zich bevinden.