Eén stem, één platform: Lees hoe Ziik een groeiende franchise helpt om op één lijn te blijven

Over het bedrijf

Little Voices is opgericht in 2007 en biedt podiumkunsttraining, zoals zingen, acteren en dansen, voor kinderen van 4-18 jaar. Door de kleine klassen, de individuele aandacht en de stimulerende omgeving groeien kinderen in zelfvertrouwen terwijl ze naar erkende kwalificaties toewerken, en dat alles in een leuke, ondersteunende omgeving.

Met een groeiend aantal licentiehouders die hun eigen lokale franchises runnen, hadden Jane James en haar team op het hoofdkantoor van Little Voices een slimmere manier nodig om verbonden, consistent en onder controle te blijven.

Uitdagingen voor Ziik?

Naarmate het netwerk van Little Voices zich uitbreidde, werd het moeilijker om updates, middelen en processen te delen, vooral met nieuwe licentiehouders.

"Het werd steeds moeilijker om iedereen te bereiken", zegt Jane James. "We zetten dingen op de website, op Facebook, in e-mails... en nog steeds zei iemand: 'Dat wist ik niet!'"

Het was niet alleen inefficiënt. Het was vermoeiend en ook riskant. Groei van een franchise betekende meer mensen die begeleiding nodig hadden, meer materiaal om te delen en meer kans dat er dingen door de mazen van het net vallen.

"Ik weet nog dat ik dacht: 'Ik wil gewoon één ruimte waar alles leeft. En dat is precies wat Ziik ons gaf" herinnert Jane James zich.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Jane James kwam Ziik bijna toevallig tegen.

"Het was een toevalstreffer," lacht ze. "Ik zag het staan in een marketingmail voor franchisegevers over het belang van gestroomlijnde communicatie en ik dacht: dat is precies wat ik zoek."

Ze nam contact op met Ziik voor een demo en de reactie was meteen raak.

"Ik kreeg meteen een bericht terug van iemand van Ziik. Ik was echt onder de indruk. En hoe meer ik het platform verkende, hoe meer ik zag hoe het onze problemen zou oplossen."

"Natuurlijk moet je als eigenaar van een klein bedrijf rekening houden met de kosten van een nieuw systeem als dit. Maar de prijs van Ziik wordt gemakkelijk gerechtvaardigd door de waarde die het jou en je bedrijf oplevert," zegt Jane James en roept uit: "Eerlijk gezegd is het een no-brainer!"

"Ook heb je niet langer de nervositeit die je krijgt bij het gebruik van gratis diensten. Platformen zoals Facebook en andere social media tools veranderen zo snel dat je overgeleverd bent aan de genade van Meta die grote beslissingen neemt over je communicatiekanalen. Ze zouden zomaar van de ene op de andere dag kunnen beslissen 'we gaan geen groepen meer hebben' - en wat gebeurt er dan met al je informatie daarop, al je vragen en antwoorden enzovoort? Ziik maakt je communicatie klaar voor de toekomst," voegt Jane James toe.

Jane en haar team begonnen Ziik uit te rollen met één Little Voices-groep en de respons was overweldigend positief.

"Het systeem is zo intuïtief. Iedereen begrijpt het gewoon. Niemand heeft training nodig gehad. Dat was een grote opluchting."

Resultaten

Alles op één plek

Elk belangrijk document en alle informatie die van vitaal belang is voor het runnen van Little Voices of een Little Voices franchise staat nu in Ziik. Van handleidingen tot evenementenplannen, marketingtoolkits en hulpmiddelen voor tutors. 

"Het staat er allemaal in en het is zo makkelijk om het up-to-date te houden. Ik hoef me geen zorgen meer te maken dat iemand een oud document gebruikt of geen nieuwe update heeft gezien."

Duidelijke, gerichte communicatie

In plaats van berichten te verspreiden over verschillende platforms, gebruikt Jane nu de rolgebaseerde groepen van Ziik om de juiste mensen op het juiste moment aan te spreken.

"Ik kan alleen de licentiehouders een bericht sturen, of alleen de docenten, of iedereen tegelijk, en ik weet dat ze het zullen zien. Dat is enorm."

Sterkere onboarding voor nieuwe licentiehouders

Elke nieuwe franchisenemer krijgt vanaf de eerste dag toegang tot Ziik, met alles wat ze nodig hebben om aan de slag te gaan.

"Ik voel me trots als ik iemand toegang geef tot Ziik. Het ziet er goed uit en het voelt professioneel, dus het zet de toon voor al het andere."

Vertrouwen en rust voor het team

Als iedereen vanaf hetzelfde platform werkt, is er minder verwarring, zijn er minder vragen en is er meer vertrouwen.

"Het heeft alles rustiger gemaakt. Mensen vragen niet meer 'Waar vind ik dit?' of 'Met wie spreek ik?' Ze weten gewoon waar dingen zijn."

Volgende stap: Ouders uitnodigen voor het platform

Een van Jane James' volgende ambitieuze doelen voor de toekomst van Little Voices is om Ziik niet alleen te gebruiken voor interne communicatie, maar ook om rechtstreeks in contact te komen met ouders.

"We beginnen Ziik ook te gebruiken voor oudercommunicatie, het delen van roosters, exameninformatie, annuleringen... alles wat onze inboxen verstopt. Als we dat ook in Ziik kunnen zetten, wordt het nog krachtiger. Let wel, dat betekent dat we honderden, zo niet duizenden nieuwe gebruikers moeten toevoegen."