Eén groep per project: hoe Sandøy Byggservice Ziik op de bouwplaats gebruikt

Over het bedrijf

Sandøy Byggservice is een Noors bouwbedrijf dat gespecialiseerd is in nieuwbouw, renovaties en uitbreidingen. Het bedrijf verzorgt alles van de grondwerkzaamheden tot de oplevering van de woningen, vaak als hoofdaannemer voor alle vakgebieden. Het bedrijf heeft ongeveer 18 medewerkers, waaronder timmerlieden, ingenieurs en administratief personeel. Op elk moment lopen er doorgaans tussen de vijf en acht bouwprojecten parallel. Als onderdeel van de Mesterhus-bedrijvengroep profiteren ze ook van gedeelde technische middelen, marketingondersteuning en toegang tot kant-en-klare woningconcepten, terwijl ze als zelfstandig bedrijf opereren.

Uitdagingen vóór Ziik

Voordat Sandøy Byggservice Ziik ging gebruiken, was Telegram hun belangrijkste communicatiemiddel.

"Het werkte wel, maar het was niet ideaal," legt Erlend Sandøy uit.

Hij noemt twee belangrijke punten van zorg: „Ik ben altijd een beetje sceptisch geweest over de beveiliging ervan“, zegt hij.„En het beschikte niet over alle functionaliteiten die we nodig hadden.“

Omdat er meerdere projecten tegelijkertijd liepen en teams op verschillende locaties werkten, moest de communicatie zowel betrouwbaar als gestructureerd zijn, en dat was iets wat volgens hen in hun vorige opzet niet volledig werd ondersteund.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Sandøy Byggservice wist dat ze geen ingewikkeld systeem nodig hadden. Wat ze nodig hadden, was iets dat hun dagelijkse communicatie zou verbeteren. Maar het hoefde niet in de plaats te komen van het verplichte systeem voor documentatie en kwaliteitsborging bij bouwprojecten dat ze al gebruikten. 

Kortom, ze waren op zoek naar een oplossing die:

- voelde zich veiliger

- betere functionaliteit geboden

- communicatie tussen projecten onderling

- kan door iedereen in het bedrijf gemakkelijk worden gebruikt

Resultaten

Een gezamenlijke ruimte voor elk project 

De belangrijkste verandering betreft de manier waarop de communicatie binnen projecten verloopt. Voor elke nieuwe opdracht wordt er in Ziik een speciale groep aangemaakt, waar alle betrokkenen met elkaar kunnen communiceren.

"Als iemand op locatie is en een vraag heeft, kan hij of zij een foto maken, een kort bericht schrijven en dat in de projectgroep plaatsen", zegt Erlend Sandøy.

Dat betekent minder onderbrekingen en duidelijkere communicatie: „Je hoeft niemand te bellen om alles uit te leggen. Je kunt het gewoon laten zien.“

Een beter overzicht over meerdere locaties heen 

Als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen, maakt een gestructureerde manier van communiceren een groot verschil. Alle gesprekken over een project worden op één plek verzameld, waardoor het makkelijker wordt om beslissingen bij te houden en de voortgang van het werk te volgen.

Een eenvoudige manier om iedereen op de hoogte te houden

Sandøy Byggservice gebruikt Ziik ook voor de interne communicatie. Elke vrijdag stuurt Erlend een wekelijkse update naar alle medewerkers.

“Ik deel het rooster voor de komende week, zodat iedereen weet waar iedereen aan het werk is. En soms voeg ik wat informatie toe over de afgelopen week,” legt Erlend Sandøy uit.

Dit geeft iedereen een duidelijk overzicht en helpt bij de coördinatie van de werkzaamheden tussen verschillende projecten.

Geschikt voor verschillende leeftijdsgroepen

Bij Sandøy Byggservice werken mensen in de leeftijd van tieners tot zestigers. Niet iedereen gebruikt het systeem op dezelfde manier.

"Sommige ouderen geven er nog steeds de voorkeur aan om de telefoon op te nemen", zegt Erlend Sandøy. "Ze reageren misschien niet altijd via de app."

 Maar toch komt de informatie wel door: „Ze zien de berichten, en dat merken we, want het werk wordt gedaan.“

Favoriete functies

Projectgroepen voor communicatie op de bouwplaats

Door voor elk project een groep aan te maken, kunnen teams snel en duidelijk met elkaar communiceren.

“Je kunt gewoon een foto maken en die plaatsen. Zo kun je dingen veel makkelijker uitleggen.”

Bedrijfsbrede updates 

Wekelijkse updates geven alle medewerkers een duidelijk overzicht van de komende werkzaamheden en recente ontwikkelingen.

“Het is een makkelijke manier om iedereen op de hoogte te houden.”

Handleidingen en veelgestelde vragen

Ziik wordt gebruikt om personeelshandboeken en praktische informatie op te slaan, zoals regels, procedures en veelgestelde vragen.

“Het is fijn dat die informatie zo gemakkelijk toegankelijk is.”

Snelkoppelingen naar tools en diensten

Links naar externe systemen, zoals interne diensten of externe aanbieders, zijn op één plek verzameld.

"Dat werkt voor ons heel goed", concludeert Erlend Sandøy.