Eén communicatiestroom: hoe Ziik Bahne helpt om de retailactiviteiten soepeler te laten verlopen

Over het bedrijf

Bahne is een Deense lifestylewinkelketen met 22 winkels verspreid over het hele land, die mode, woninginrichting en veel verschillende lifestyleproducten van Deense en internationale merken aanbiedt. Het bedrijf werkt met sterke lokale winkeleigenaren en het snelle operationele tempo dat kenmerkend is geworden voor de moderne detailhandel.

Voor Benjamin Røpke is communicatie nauw verbonden met een succesvolle uitvoering: "Voor ons is communicatie operationeel gezien erg belangrijk. Als het werkt, presteren winkels beter. Als het niet werkt, merk je dat meteen."

Uitdagingen vóór Ziik

Te veel kanalen en te weinig structuur

Vóór Ziik verliep de interne communicatie bij Bahne via e-mail, gedeelde bestanden en Facebook-groepen. Het toenemende aantal tools in combinatie met het gebrek aan een duidelijke structuur vormde een steeds grotere uitdaging. 

"We hadden een mix van dingen die je moest weten en dingen die leuk was om te weten. Daardoor was het voor mensen moeilijk om te weten wat er nu echt moest gebeuren", herinnert Benjamin Røpke zich .

Berichten doorliepen ook verschillende organisatorische lagen voordat ze de winkels bereikten.

"Informatie verspreidde zich door de organisatie en veranderde soms onderweg. Dat is niet ideaal als je een detailhandel runt."

Toen Bahne Ziik ging bekijken, werd al snel duidelijk dat het project meer inhield dan alleen het kiezen van een platform: het ging om het verminderen van complexiteit.

"Door met Ziik te werken, moesten we onze interne communicatie helemaal herzien: wat we communiceren, hoe we dat doen en wie wat moet zien", legt Benjamin Røpke uit.

Vereisten voor een nieuwe oplossing

Bahne realiseerde zich dat ze de complexiteit van hun interne communicatie moesten verminderen om hun communicatielijnen duidelijk en consistent te houden.

Resultaten

De implementatie van Ziik gaf Bahne de kans om de communicatie rond de feitelijke bedrijfsvoering te herzien. Een belangrijk uitgangspunt was het scheiden van 'need-to-know' (operationele, actiegerichte communicatie, zoals wekelijkse taakgerichte updates) en 'nice-to-know' (zoals inspiratie, productkennis en leveranciersbezoeken). "Die scheiding klinkt eenvoudig, maar heeft veel veranderd. Nu twijfelen mensen nooit meer wanneer iets hun onmiddellijke aandacht vereist." Het management van Bahne kan nu snel en nauwkeurig communiceren binnen de hele organisatie met behulp van Ziik. "Het neemt afstand weg. Je kunt rechtstreeks met winkels en medewerkers communiceren zonder dat informatie wordt gefilterd."

Snellere reactie op meerdere locaties

"Als een barcode verkeerd is of een bestelling verkeerd is, moet je dit onmiddellijk stoppen. Anders kunnen 22 winkels met hetzelfde probleem te maken krijgen."

Sterkere band tussen hoofdkantoor en winkels

“Vroeger verliep de informatieoverdracht stap voor stap. Nu kunnen we direct en snel communiceren. Dat neemt onnodige wrijving weg.”

Ondersteuning die aanvoelt als een echt partnerschap

De ondersteuning van Ziik blijkt een grotere onderscheidende factor te zijn dan verwacht.

"De ondersteuning van Ziik is eerlijk gezegd buitengewoon goed geweest."

“Als we iets vragen, krijgen we snel antwoord en is dat niet alleen technische, maar ook praktische hulp.”

"Het voelt alsof je samenwerkt met mensen die willen dat de oplossing in het echte leven werkt."

Favoriete functies

Gebruiksvriendelijkheid voor de detailhandel

De grootste kracht van Ziik is simpel: mensen gebruiken het ook echt. In een retailorganisatie met veel ontvangers en relatief weinig afzenders bepaalt de bruikbaarheid of de communicatie werkt.

"Als mensen het niet gebruiken, doet al het andere er niet toe. Daarom is eenvoud het allerbelangrijkste."

Dankzij de vertrouwde mobiele interface kunnen winkelmedewerkers het systeem direct gebruiken zonder dat er training nodig is. 

Gestructureerde communicatiestromen

Door operationele communicatie te scheiden van inspiratie is er meer duidelijkheid ontstaan en is er minder ruis in de winkels. "Door 'must-know' en 'nice-to-know' van elkaar te scheiden, is de communicatie veel duidelijker geworden."

Winkels kunnen erop vertrouwen dat urgente updates ook echt urgent zijn en dat inspiratie inspirerend blijft.

Integratievriendelijke communicatielaag

In plaats van Bahne te dwingen bestaande systemen te vervangen, werkt Ziik samen met deze systemen en fungeert het als toegangspunt tot informatie, workflows en operationele tools.

"We kunnen Ziik integreren in onze bestaande werkwijze, in plaats van alles opnieuw op te bouwen."

"Die flexibiliteit is voor ons van onschatbare waarde."