P. Olesen in contact houden met Ziik

Over het bedrijf

P. Olesen is een van de grootste sloopspecialisten van Denemarken en voert in het hele land allerlei opdrachten uit, variërend van kleine sloopprojecten tot complexe industriële ontmantelingen en grote infrastructuurprojecten. Het bedrijf heeft 230 vaste medewerkers in dienst, die afhankelijk van de projectactiviteiten worden ondersteund door 150 tot 300 tijdelijke krachten. De projecten variëren van particuliere gebouwen tot bruggen, industriële installaties en grote energiecentrales. Deze vereisen vaak zeer gespecialiseerde planning, milieubeheer en selectieve sloop. Aangezien de medewerkers dagelijks verspreid zijn over meerdere locaties, is effectieve communicatie van essentieel belang.

Uitdagingen vóór Ziik

Toen Tina Kortbæk Jensen vijf jaar geleden bij P. Olesen in dienst trad, was Ziik net geïntroduceerd. Ze was niet betrokken bij de keuze voor het platform, maar begreep al snel waarom een bedrijf als P. Olesen het nodig had. Kantoormedewerkers communiceren van nature via Teams, e-mails en persoonlijke gesprekken. Medewerkers die op slooplocaties werken, hebben die luxe niet. Maar voor een bedrijf met honderden medewerkers verspreid over heel Denemarken is het tot stand brengen van die verbinding net zo belangrijk als het verspreiden van informatie.

"Ze moeten ook weten wat er aan de hand is," zegt Tina Kortbæk Jensen. "En het is belangrijk dat we een directe lijn naar hen hebben, en dat zij er ook een naar ons hebben."

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Hoewel Tina niet betrokken was bij de keuze voor Ziik, heeft ze de afgelopen vijf jaar gewerkt aan de manier waarop P. Olesen het systeem inzet. De ambitie is altijd duidelijk geweest:

• Bereik medewerkers, waar ze ook zijn.
•  Zorg ervoor dat belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk is.
• De band tussen het hoofdkantoor en de medewerkers in het veld versterken.
• Zorg voor één centraal platform voor bedrijfsbrede communicatie.

Vandaag de dag is Ziik precies dat geworden.

Resultaten

Zorgen dat iedereen met elkaar in contact blijft

Het belangrijkste kenmerk bij P. Olesen is het voer.

"Het is ons prikbord en ons belangrijkste interne communicatiekanaal," legt Tina Kortbæk Jensen uit.

Nieuws, veiligheidsinformatie, nieuwe collega’s, verjaardagen, jubilea, belangrijke contracten en praktische updates worden allemaal via de feed gedeeld, zodat medewerkers overal waar ze werken dezelfde informatie ontvangen.

"Dat is eigenlijk de functie die ik het liefst op de startpagina van de app zou willen zien," voegt Tina Kortbæk Jensen eraan toe.

Medewerkers het gevoel geven dat ze deel uitmaken van het bedrijf

Voor Tina Kortbæk Jensen gaat communicatie verder dan alleen operationele updates. Medewerkers die op slooplocaties werken, moeten zich ook onderdeel voelen van de bredere organisatie.

"Ze moeten nog steeds het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van iets groters."

Dat gevoel van verbondenheid is belangrijk, vooral voor medewerkers die soms wekenlang aan hetzelfde project werken zonder een van de vijf kantoren van P. Olesen in Denemarken te bezoeken. Ziik helpt die afstand te overbruggen.

Communicatie toegankelijk maken

Een verbetering waar Tina Kortbæk Jensen bijzonder trots op is, kwam voort uit een idee van P. Olesen zelf. Sommige van hun medewerkers hebben moeite met lezen. Anderen hebben simpelweg geen tijd of geduld om tijdens het werk lange berichten te lezen. P. Olesen stelde voor dat Ziik een voorleesfunctie zou ontwikkelen voor berichten in de feed.

"Ziik had het idee heel snel door," zegt Tina Kortbæk Jensen.

Tegenwoordig kunnen medewerkers belangrijke updates rechtstreeks vanuit de Ziik-app laten voorlezen, waardoor communicatie voor iedereen toegankelijker wordt.

Communicatie die de juiste mensen bereikt

Niet elk bericht is voor elke medewerker relevant. Door gebruik te maken van groepen kan Tina Kortbæk Jensen haar communicatie richten op specifieke categorieën medewerkers, terwijl bedrijfsbrede informatie toch voor iedereen toegankelijk blijft. Zo wordt onnodige ruis beperkt en wordt tegelijkertijd gewaarborgd dat belangrijke updates niet over het hoofd worden gezien.

"Dat legt een behoorlijke verantwoordelijkheid op mij als afzender," zegt ze. "We proberen er altijd voor te zorgen dat de informatie terechtkomt bij de mensen die er daadwerkelijk behoefte aan hebben."

Favoriete functies

De feed

Voor P. Olesen vormt de feed het hart van het platform. Alles, van veiligheidstips en bedrijfsnieuws tot nieuwe collega’s, verjaardagen en belangrijke projectopdrachten, wordt hier gedeeld.

"Het is ons belangrijkste communicatiemiddel."

Voorleesfunctie

Naar aanleiding van feedback van P. Olesen heeft Ziik een voorleesfunctie voor feedberichten geïntroduceerd. Deze functie zorgt ervoor dat belangrijke informatie beter toegankelijk wordt voor medewerkers die moeite hebben met lezen of die liever luisteren dan lezen.

"Het is iets waar ik eigenlijk best trots op ben."

Gerichte communicatie

Met medewerkersgroepen kun je relevante informatie naar de juiste personen sturen en tegelijkertijd onnodige communicatie voorkomen.

"Het helpt ons om veel nauwkeuriger te communiceren."

Digitaal personeelshandboek

Het personeelshandboek is rechtstreeks in Ziik beschikbaar, waardoor belangrijke beleidsregels en praktische informatie altijd gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer medewerkers die nodig hebben. Het wordt ook gepresenteerd als onderdeel van de introductie van elke nieuwe medewerker.