Houd communicatie professioneel en eenvoudig met Ziik

Over het bedrijf

Barbarinn, een IJslandse keten van kapperszaken, had een betere manier nodig om de interne communicatie te beheren. Met twee vestigingen in Reykjavik en een klein maar toegewijd team van tien werknemers, vertrouwden hun dagelijkse activiteiten op SMS, Messenger, e-mails en telefoongesprekken - een ongestructureerd systeem dat de grenzen tussen werk en privé vervaagde. Op zoek naar een gebruiksvriendelijke, professionele oplossing vond COO Fjóla Valdís Árnadóttir de perfecte match met Ziik.

Uitdagingen voor Ziik?

Voordat Ziik werd geïmplementeerd, ontbrak het de interne communicatie bij Barbarinn aan structuur. Belangrijke updates werden verspreid over verschillende kanalen, van sms-berichten tot sociale media, wat leidde tot gemiste informatie en een inconsistente kennisuitwisseling.

"Het was frustrerend om op vrijdagavond om zes uur werkberichten op Facebook te ontvangen. Het voelde alsof ik een onverwachte bezoeker in huis kreeg," zegt Fjóla Valdís Árnadóttir.

Daarnaast heeft Barbarinn verschillende intranet- en communicatietools onderzocht, maar de meeste oplossingen waren bedoeld voor grotere bedrijven en gingen gepaard met hoge kosten per gebruiker. Aangezien Workplace van Facebook in 2025 wordt stopgezet, hadden ze behoefte aan een betaalbaar en gebruiksvriendelijk alternatief.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Toen ze op zoek gingen naar een nieuw intranetplatform, waren de topprioriteiten van Barbarinn:


• Berichten & sociale feed - Een speciale ruimte voor professionele communicatie.

• Opslag van handleidingen - Een eenvoudige manier om handleidingen te maken, bij te werken en te delen.

• Gebruiksvriendelijke ervaring - Een tool die werknemers zonder training kunnen gebruiken.
• Mobiel - Barbarinn medewerkers moeten altijd en overal toegang hebben tot het platform
• Platform agnostisch - De oplossing mag niet vereisen dat gebruikers accounts hebben bij specifieke e-maildiensten

Ziik voldeed aan alle eisen. Dankzij de vertrouwde, op sociale media lijkende interface van het platform wisten medewerkers vanaf dag één intuïtief hoe ze ermee moesten werken. Geen ingewikkelde installatie, geen langdurige inwerkperiode – gewoon direct bruikbaar.

"Ziik is net zo eenvoudig als het gebruik van elke andere social media-app. Ons team heeft het meteen opgepikt en nu staat alles op één plek, toegankelijk voor iedereen, op elk moment," zegt Fjóla Valdís Árnadóttir. 

Resultaten

Sinds de implementatie van Ziik heeft Barbarinn grote verbeteringen gezien in de interne communicatie en de efficiëntie van de workflow:

• Duidelijkere communicatie - Geen verspreide berichten meer over verschillende apps.

• Betere balans tussen werk en privé - Werkgesprekken vinden plaats in Ziik, niet in privéberichten.

• Meer gestructureerde kennisdeling - Handleidingen zijn eenvoudig aan te maken, op te slaan en bij te werken.

• Gegarandeerde informatiestroom - Functies zoals leesbevestigingen zorgen ervoor dat belangrijke updates, zoals prijswijzigingen en salarisaanpassingen, iedereen bereiken.

"Ik denk dat mensen verrast zullen zijn over hoe gemakkelijk en comfortabel het is om handleidingen te maken, bij te werken, op te slaan en te delen met Ziik. Het werkt gewoon - en in tegenstelling tot andere diensten zoals Google Docs of SharePoint, hoeven onze gebruikers er geen extra accounts voor aan te maken," legt Fjóla Valdís Árnadóttir uit.