Honderden zorgspecialisten zijn via Ziik onder één dak met elkaar verbonden

Over het bedrijf

Orkuhúsið is een particuliere zorgverlener in IJsland die gespecialiseerd is in orthopedische en aanverwante specialistische diensten, met een sterke focus op chirurgische ingrepen en behandelingen waarbij patiënten nog dezelfde dag naar huis kunnen.

De organisatie omvat nu, met afdelingen als chirurgie, fysiotherapie, radiologie en aanverwante diensten, in totaal zo’n 250 tot 300 professionals: artsen, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, röntgentechnici, administratief personeel en meer. Door de snelle groei van Orkuhúsið is coördinatie steeds belangrijker geworden.

Uitdagingen vóór Ziik

Vóór Ziik maakte Orkuhúsið gebruik van Workplace. Toen dat platform werd stopgezet, moest de organisatie haar opzet herzien. Het vervangen van Workplace was echter niet het enige probleem.

Zoals Dagný Jónsdóttir, CEO van Orkuhúsið, uitlegt, hadden ze behoefte aan een platform dat veiliger was en beter aansloot bij de gezondheidszorg: „We wilden een veiliger platform om op te werken. Vooral omdat we momenteel samenwerken met de gezondheidsautoriteiten om toestemming te krijgen voor de uitwisseling van patiëntgegevens binnen het systeem.”

In de gezondheidszorg is communicatie niet alleen van operationele aard, maar kan het ook om zeer gevoelige informatie gaan. Bij Orkuhúsið verloopt het traject van een patiënt vaak langs verschillende afdelingen. Een patiënt gaat vaak op één dag van fysiotherapie naar röntgenonderzoek en vervolgens naar de operatiekamer. Dat vereist nauwe samenwerking tussen specialisten en een systeem dat een snelle en veilige uitwisseling van gevoelige informatie mogelijk maakt.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Toen Orkuhúsið op zoek ging naar een nieuw platform, moest dit aan verschillende criteria voldoen. Het moest:

• Vertrouwd en intuïtief
• Veilig volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming
• Ontworpen voor samenwerking in teamverband
• Geschikt voor mobiel gebruik

“We hebben het gebruik van Facebook en andere particuliere platforms voor werkgerelateerde communicatie verboden”, legt Dagný Jónsdóttir uit. “Werkzaken horen thuis in een werkomgeving.” Maar tegelijkertijd wilden ze geen ingewikkeld systeem. Dankzij de interface van Ziik, die lijkt op die van populaire sociale mediaplatforms, was er geen formele training van medewerkers nodig. Het personeel begon het gewoon te gebruiken, zonder introductieprogramma’s of handleidingen.

“Het ziet eruit als sociale media. Het werkt als sociale media. Dus mensen weten gewoon hoe ze het moeten gebruiken,” zegt Dagný Jónsdóttir.

Resultaten

Een hulpmiddel voor het dagelijkse werk, met name voor verpleegkundigen

Een van de grootste verrassingen is wie Ziik het meest gebruikt, want die mensen zitten niet de hele dag achter een computer. „De verpleegkundigen en artsen, en vooral de verpleegkundigen, zijn degenen die het het meest gebruiken”, zegt Dagný Jónsdóttir.„Ze hebben hun telefoons bij de hand. Dit platform is speciaal voor hen gemaakt.”

In plaats van te vertrouwen op e-mail, die veel klinisch personeel tijdens hun dienst zelden controleert, is Ziik het belangrijkste kanaal geworden voor dagelijkse operationele updates. „Als iemand zich ’s ochtends om zeven uur ziek meldt, gebruiken we de groepschat. De operatiekamer ziet het meteen en past zich aan.“ In de praktijk betekent dit minder vertragingen en een soepelere coördinatie gedurende de dag.

Gestructureerde samenwerking tussen drie bedrijven

Met drie afzonderlijke bedrijven die onder één paraplu opereren, is een groepsstructuur van essentieel belang. Dankzij de mogelijkheid om gerichte groepen aan te maken voor operatieteams, fysiotherapieteams, management en administratie, enzovoort, kan Orkuhúsið efficiënt communiceren zonder iedereen te overspoelen met informatie die niet relevant is. Deze structuur heeft geholpen om de groei in goede banen te leiden zonder het operationele overzicht te verliezen. “De groepen zijn echt belangrijk voor ons. Zo werken we in teams, zowel binnen één bedrijf als over de hele organisatie heen,” legt Dagný Jónsdóttir uit.

Eenvoudig beheer – en lokale ondersteuning

Voor Dagný Jónsdóttir was het gebruiksgemak een andere belangrijke factor. Het beheren van de toegang, het migreren van gebruikers en het instellen van machtigingen bleek eenvoudiger dan verwacht. “Ik vind Ziik veel uitgebreider en veel beter dan Workplace ooit was.” Toen er zich een technisch probleem voordeed, werd er onmiddellijk gereageerd. “Ik heb een screenshot van het probleem gemaakt en hen een video gestuurd. Het werd heel snel opgelost. Daardoor kreeg ik het gevoel dat ik op hen kan vertrouwen,” herinnert Dagný Jónsdóttir zich.“Gewoon weten met wie je in je eigen taal kunt praten, dat is belangrijk.”

Favoriete functies

Groepschat voor de dagelijkse gang van zaken
De chatfunctie is de meest gebruikte functie, met name voor de dagelijkse praktische afstemming. Berichten over ziekteverzuim vroeg in de ochtend, aanpassingen in de operatiekamer en praktische updates kunnen direct met het juiste team worden gedeeld.

“Het gaat sneller dan e-mail. En ik weet zeker dat mensen het zullen zien.”

Gestructureerde groepen binnen de hele organisatie
Aangezien er meerdere bedrijven samenwerken, is het van cruciaal belang om de communicatie per functie en per team te kunnen organiseren. Dankzij deze groepen kunnen chirurgen, fysiotherapeuten, het management en de administratieve teams effectief samenwerken, terwijl de gesprekken gericht en relevant blijven.‍

Werkgerelateerde communicatie blijft op het werk
Door Facebook en andere platforms voor privéberichten te verbieden voor werkgerelateerde communicatie, heeft Orkuhúsið ervoor gezorgd dat werkgerelateerde gesprekken nu in een professionele omgeving plaatsvinden.

"Voor ons was dat heel belangrijk", zegt Dagný Jónsdóttir

Het feit dat Ziik een Scandinavisch product is met een lokale vestiging in IJsland droeg ook bij aan het vertrouwen van de organisatie.‍

Eenvoudig beheer
Het beheren van gebruikers, groepen en toegangsrechten blijkt eenvoudig te zijn, zelfs binnen een snelgroeiende organisatie.

“Het was makkelijker dan ik had verwacht.”