Van 400 aanmeldingen per maand naar honderden per week: hoe Sibylla met Ziik de betrokkenheid bij 120 restaurants heeft hersteld

Over het bedrijf

Sibylla is een van de oudste en meest legendarische fastfoodketens van Zweden, met ongeveer 120 franchiserestaurants verspreid over het hele land. De keten werkt volledig op franchisebasis, wat betekent dat elk restaurant wordt gerund door een onafhankelijke ondernemer, maar onder een gemeenschappelijk merk, gemeenschappelijke normen en gemeenschappelijke operationele richtlijnen. Die structuur zorgt voor dynamiek en lokaal eigenaarschap, maar maakt communicatie en kennisuitwisseling ook van cruciaal belang.

Uitdagingen vóór Ziik

Ons oude intranet was te ingewikkeld geworden om te beheren en te moeilijk om doorheen te navigeren.

“Het werd een monster”, herinnert Jimi Metz, CEO van Sibylla, zich , “er waren duizenden documenten en het was onmogelijk om te vinden wat je zocht.”

Erger nog, legt hij uit: „Het was niet afgestemd op onze bedrijfsvoering, met als gevolg dat bijna niemand er gebruik van maakte.” Het gevolg was dat mensen niet meer inlogden. Tegelijkertijd bleef een van de grootste uitdagingen binnen de franchisewereld onopgelost.

„Een van de grootste uitdagingen binnen een franchiseketen is het verspreiden van best practices. Je moet er veel tijd in steken om het goed te krijgen“, zegt Jimi Metz. En met 120 restaurants betekende dat dat er mogelijk veel waardevolle kennis vastzat in de lokale restaurants.

‍

Vereisten voor een nieuwe oplossing

Toen Sibylla op zoek ging naar een nieuw intranetplatform, waren de eisen duidelijk. Het nieuwe platform moest:

· Gebruiksvriendelijk

· Eenvoudig te gebruiken

· Modern en mobielvriendelijk

· In staat om mee te groeien met de keten

"We hadden geen al te hoge eisen", zegt Jimi, "maar voor ons zou het een enorm verschil maken als zulke basiszaken werden aangepakt."

Jimi Metz kende Ziik al van een eerdere functie bij een andere restaurantketen: „Voor mij voelde Ziik net als de meeste sociale media, maar dan als intranet. Eenvoudig en gebruiksvriendelijk.” Die eenvoud was belangrijk, vooral in een keten met mensen van verschillende leeftijden, achtergronden en met uiteenlopende digitale vaardigheden.

Resultaten

Betrokkenheid: mensen willen daadwerkelijk inloggen op
De meest opvallende verandering sinds de lancering van Ziik is het gedrag van de gebruikers. Ziik is ontworpen om interactie te stimuleren via likes, reacties, vragen en het delen van berichten. Van ongeveer 400 inloggen per maand ziet Sibylla nu elke week honderden unieke gebruikers en worden belangrijke berichten door bijna iedereen in de keten gelezen.

“Mensen worden van nature aangemoedigd om actief te zijn. Om te reageren, te liken, vragen te stellen. Het systeem helpt daarbij,” legt Jimi Metz uit. “Dat is voor ons een echte doorbraak.”

Een sterkere en positievere ketencultuur
Voor Jimi Metz reikt het effect verder dan alleen de communicatiemethoden. De mogelijkheid om successen, foto’s, praktische tips en aanmoedigingen te delen, heeft het gevoel van verbondenheid tussen de restaurants versterkt.

"Ziik draagt bij aan een positief gevoel en een positieve dynamiek op het platform, en dat zorgt voor een positieve energie in de hele keten", zegt hij.  

Beste praktijken verspreiden zich nu op natuurlijke wijze
In plaats van uitsluitend gestructureerde top-downcommunicatie delen restaurants operationele verbeteringen nu rechtstreeks via Ziik. „We kunnen voortdurend foto’s, tips en trucs uploaden. Dat helpt de keten echt vooruit“, zegt Jimi. Sommige franchisenemers zijn zelfs uit eigen beweging begonnen met het gebruik van Ziik binnen hun eigen restaurants, zonder dat ze daartoe waren opgedragen. „Ze zijn het zelf gaan verkennen, hebben hun eigen structuur opgezet en zijn het dagelijks gaan gebruiken.“

Een solide basis voor de introductie
Ziik maakt inmiddels deel uit van het introductiepakket voor zowel nieuwe franchisenemers als nieuwe medewerkers. „Ziik is nu een heel belangrijk onderdeel van onze introductie. Het handboek staat erop, alle informatie staat erop.”

Favoriete functies

Directe communicatie binnen de keten
Voor Jimi Metz is de eenvoud van directe communicatie een van de grootste troeven van Ziik. Het hoofdkantoor kan updates plaatsen, franchisenemers kunnen direct reageren en de dialoog verloopt openlijk in plaats van via lange e-mailconversaties.

“De directe communicatie tussen alle betrokkenen in het systeem is fantastisch.”

Het neemt wrijving weg en verkleint de afstand tussen 120 onafhankelijke restaurants en het centrale management.

Een handboekstructuur speciaal ontwikkeld voor franchising
In een franchisemodel draait alles om operationele consistentie. Dankzij de handboekmodule van Ziik beschikt Sibylla over één betrouwbare, doorzoekbare plek voor richtlijnen, normen en procedures.

“Voor een franchiseketens is de opzet van het handboek van cruciaal belang.”

In plaats van verouderde documenten die verspreid liggen over verschillende mappen, staat alles nu op één plek die altijd up-to-date en toegankelijk is.

Eenvoudig beheer vanuit het hoofdkantoor
Vanuit managementoogpunt is de eenvoud van de back-end net zo belangrijk als die van de front-end.

“Het is heel eenvoudig te beheren. Dat waardeer ik enorm.”

Voor het beheren van gebruikers, het publiceren van updates en het structureren van informatie zijn geen technische noodoplossingen meer nodig, en dat maakt het eenvoudiger om het platform relevant en levendig te houden.

Eenvoudige integratie met externe apps
Sibylla heeft haar digitale opleidingsplatform rechtstreeks in Ziik geïntegreerd, waardoor het niet alleen een natuurlijk startpunt is voor communicatie, maar ook voor de ontwikkeling van medewerkers.

“We hebben ons leerplatform geïntegreerd en zijn van plan om in de loop van de tijd nog meer functies toe te voegen.”

De mogelijkheid om andere apps met Ziik te integreren, maakt het platform tot een belangrijk onderdeel van de bedrijfsinfrastructuur, en niet alleen maar een nieuwsfeed.