Van nul naar honderd in acht dagen: hoe Fartskriver zijn communicatie weer op de rails kreeg met Ziik

Over het bedrijf

Fartskriver is al sinds de jaren vijftig actief in de Noorse transportsector. Oorspronkelijk was het bedrijf gespecialiseerd in het installeren van tachografen, de systemen die de rijactiviteiten in het zware transport registreren. Tegenwoordig biedt het bedrijf veel meer diensten aan, waaronder technische dienstverlening, werkplaatsen, veiligheidscursussen en advieswerk voor transportbedrijven. Het bedrijf heeft ongeveer 50 medewerkers en is actief in heel Noorwegen, met projecten tot in het hoge noorden, zoals op Spitsbergen in het hoge noordpoolgebied.

"Ons doel is om een kenniscentrum te zijn voor de wegvervoerssector in Noorwegen, met de nadruk op kennis, kwaliteit en service", zegt marketingcoördinator Siri Enoksen.

Uitdagingen vóór Ziik

Toen Siri Enoksen bij Fartskriver in dienst trad, was het bedrijf net zijn vorige platform kwijtgeraakt en had het nog geen vervanging gevonden. “Toen ik begon, hadden we eigenlijk geen intranet”, herinnert Siri Enoksen zich. Workplace was uitgefaseerd en niemand had het initiatief genomen om een vervanging te zoeken. Intern verliep de communicatie via verschillende kanalen, documenten en ad-hocoplossingen. Er was nog een andere uitdaging: niet iedereen wist wat een intranetsysteem was.

“Ik stelde mensen eenvoudige vragen, zoals: ‘Weet je wat een intranet is?’ Ongeveer 50% wist dat niet.”

Dit alles betekende dat de nieuwe oplossing uiterst intuïtief moest zijn, eenvoudig uit te leggen en gemakkelijk te gebruiken voor alle leeftijdsgroepen.

Vereisten voor een nieuwe oplossing

Siri Enoksen bekeek 10 tot 15 potentiële aanbieders. Het ging haar niet zozeer om naamsbekendheid, maar om gebruiksvriendelijkheid en de snelheid van de ondersteuning. „Onze medewerkers behoren tot zeer uiteenlopende leeftijdsgroepen. Ik had iets nodig waarvan ik zeker wist dat iedereen het zou kunnen gebruiken.” De vertrouwde, sociale interface van Ziik speelde daarbij een belangrijke rol. “Ik dacht: wat is iets dat de meeste mensen wel eens in hun leven hebben gebruikt? Als het vertrouwd aanvoelt, zullen mensen het gebruiken.” Maar één ding viel nog meer op dan het product zelf: de reactiesnelheid van het Ziik-team. “Ik meldde me aan voor een proefperiode en ik geloof dat ik binnen een half uur werd benaderd. Dat is zeldzaam!”

Resultaten

Van idee tot implementatie in 8 werkdagen
Vanaf het eerste contact tot de bedrijfsbrede inlogmogelijkheid duurde het iets meer dan een week aan daadwerkelijke werkdagen. Dat omvatte het opzetten van een demo, het ontwerpen van de structuur en het instellen van machtigingen, allemaal op tijd voor een bedrijfsbrede lancering tijdens een zeldzaam evenement voor het hele personeel. Het proces was intensief, gebaseerd op samenwerking en zeer de moeite waard. “Zonder de medewerking van Ziik was het nooit zo snel gegaan”.

Onmiddellijke acceptatie binnen het hele bedrijf
De lancering vond live plaats tijdens een algemene bijeenkomst, inclusief realtime onboarding. Medewerkers downloadden de app, logden in en begonnen deze tijdens de sessie te gebruiken. Tegenwoordig wordt Ziik dagelijks door alle teams gebruikt, waarbij 82% van de gebruikers het intranet via hun mobiele telefoon bezoekt.

Eén plek voor alle belangrijke bedrijfskennis
Hoewel het personeelshandboek wel toegankelijk was, had het geen vaste plek.„We waren al vijf jaar op zoek naar een plek om het personeelshandboek te publiceren”, zegt Siri Enoksen. „Twee of drie weken na de lancering stond het handboek online en werd het voortdurend bijgewerkt.”

Meer dan een communicatie
Wat Siri het meest verraste, was niet alleen hoe snel de invoering verliep, maar ook hoe vanzelfsprekend het onderdeel werd van het dagelijkse werk. „Het is niet alleen nieuws. Het is de plek waar we daadwerkelijk samenwerken, ideeën uitwisselen, elkaar complimenteren en elkaar helpen.“ Voor een bedrijf dat voorheen geen duidelijk intern platform had, voelde die verandering als een grote stap. „Het belangrijkste is waarschijnlijk dat we van niets zijn uitgegaan en nu iets hebben dat echt voor iedereen werkt.“

Favoriete functies

Handboeken
: beleid en procedures toegankelijk maken en altijd up-to-date houden. „Handboeken behoren absoluut tot mijn favorieten”.

Nieuwsfeed
Dagelijkse operationele communicatie in één stroom. „De feed, gewoon alle dagelijkse updates op één plek, dat is geweldig.“

Agenda / Evenementen
Wordt gebruikt voor allerlei doeleinden, van bedrijfsevenementen tot het aankondigen van de werktijden tijdens feestdagen, zelfs jaren van tevoren.