Duidelijke communicatie en afstemming met Ziik

Over het bedrijf

Sólar is een IJslands schoonmaakbedrijf met 500 medewerkers in de buitendienst en ongeveer 30 medewerkers op de administratie. Het bedrijf levert professionele schoonmaakdiensten aan bedrijven, instellingen en gemeenschappelijke woonruimtes, voornamelijk in de omgeving van Reykjavík, maar ook in de rest van het land.

Hoewel het merendeel van de medewerkers ter plaatse bij klanten werkt, speelt het administratieve team een cruciale rol bij het coördineren van de werkzaamheden, het onderhouden van klantrelaties en het waarborgen van een constante servicekwaliteit.

Veel van deze medewerkers zijn vaak onderweg om locaties te bezoeken, teams te ontmoeten en de dagelijkse coördinatie tussen de verschillende vestigingen te verzorgen.

Uitdagingen vóór Ziik

Een bekende uitdaging: te veel ruis, te weinig duidelijkheid

Voordat ze bij Solar in dienst trad, had Stefania Ragnarsdóttir gewerkt met diverse interne communicatietools, waaronder Workplace by Meta – dat inmiddels niet meer wordt aangeboden – en oplossingen op basis van Microsoft. Door die ervaring wist ze hoe snel platforms rommelig en onoverzichtelijk kunnen worden.

"Het is niet zo dat ze niet werken", legt ze uit. "Maar er kunnen heel wat dingen meespelen, en die zijn niet allemaal nodig."

Belangrijke informatie kan gemakkelijk verloren gaan in e-mails of ondergesneeuwd raken in verschillende systemen, vooral voor medewerkers die niet de hele dag achter een bureau zitten.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

Een tool die aansluit bij de manier waarop mensen daadwerkelijk werken

Bij Sólar wordt Ziik gebruikt door het administratieve team van ongeveer 30 medewerkers die zowel op kantoor als in het veld werkzaam zijn. Een groot deel van die groep bestaat uit servicemanagers die een groot deel van hun tijd buiten hun kantoor doorbrengen.

“Het zijn echte werkbijen,” legt Stefania Ragnarsdóttir uit. “Ze zitten niet de hele dag achter een computer.”

In die context moet communicatie eenvoudig, toegankelijk en gemakkelijk tussendoor te doen zijn. En dat is precies waar Ziik naadloos in de workflow past.

Resultaten

Eenvoudig, intuïtief en overzichtelijk

Een van de eerste dingen die Stefania Ragnarsdóttir opviel toen ze bij Sólar met Ziik aan de slag ging, was hoe gebruiksvriendelijk het platform aanvoelde.

“Je hebt alles wat je nodig hebt, en je hoeft er niet naar op zoek te gaan,” zegt ze. “En als het er niet is, weet je dat het niet bestaat.”

Juist omdat het afkomstig is uit complexere systemen, onderscheidt Ziik zich door die eenvoud.

“Het is niet dat het te simpel is, maar er zitten gewoon geen overbodige dingen in. Het voelt strak aan.”

Vanuit haar perspectief als IT-professional is dat een pluspunt:„Je hoeft niet erg technisch onderlegd te zijn om Ziik te gebruiken. Je kunt gewoon een doorsnee gebruiker zijn en het toch als hulpmiddel inzetten.”

Iedereen op de hoogte houden, waar ze ook zijn 

In de dagelijkse praktijk fungeert Ziik als een gemeenschappelijke communicatieruimte voor het administratieve team. 

Aankondigingen, updates en de dagelijkse coördinatie vinden allemaal op één plek plaats, waardoor het makkelijker is om op de hoogte te blijven, zelfs als mensen zich tussen verschillende locaties verplaatsen.

Stefania Ragnarsdóttir geeft de voorkeur aan de desktopversie van Ziik, en om ervoor te zorgen dat ze op haar werkplek op het hoofdkantoor van Sólar niets mist, heeft ze meldingen zo ingesteld dat ze perfect aansluiten bij haar eigen werkwijze. 

"Ik krijg een e-mail als er iets wordt gepost", zegt ze. "Het is een soort duwtje in de rug: hier is iets wat je even moet bekijken."

Dankzij deze flexibele combinatie van toegang via desktop en mobiel, in combinatie met gepersonaliseerde meldingen, kunnen alle medewerkers – ongeacht hun functie of voorkeuren – gemakkelijker op de hoogte blijven zonder dat ze actief meerdere systemen hoeven te controleren.

Een klein detail met een grote invloed op de cultuur 

Naast praktische communicatie is Ziik ook een plek geworden waar waardering voor goed werk wordt gedeeld. Telkens wanneer een klant positieve feedback geeft, wordt deze op het platform gedeeld.

"Als iemand een compliment krijgt, zorgen we ervoor dat iedereen dat weet", zegt Stefania Ragnarsdóttir.

Lof is niet alleen belangrijk voor het individu: „Het is niet alleen een opkikker voor degene die het compliment krijgt, maar het geeft echt iedereen een boost.“

Hetzelfde geldt voor alledaagse momenten zoals verjaardagen, korte updates of gewoon om mensen op de hoogte te houden van wat er op kantoor gebeurt.

 “Ik heb daar nog nooit iets negatiefs gezien,” voegt ze eraan toe. “Het is gewoon dagelijkse communicatie, maar het geeft je een flinke oppepper. Een echte oppepper!”

De juiste boodschap voor de juiste mensen 

Een ander belangrijk aspect van de manier waarop Sólar Ziik gebruikt, is dat de communicatie gericht blijft op de juiste ontvangers. Aangezien er binnen het team verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn, hoeft niet alles met iedereen te worden gedeeld. Door gebruik te maken van groepen is het eenvoudig om berichten te sturen naar de mensen voor wie ze relevant zijn.

“Als ik iets post, kan ik kiezen of het voor iedereen is of alleen voor mijn afdeling,” legt Stefania Ragnarsdóttir uit.

Dat zorgt ervoor dat de communicatie doelgericht blijft en voorkomt onnodige ruis.

Favoriete functies

Chat voor dagelijkse communicatie

De chatfunctie staat centraal in het dagelijks gebruik, van praktische mededelingen tot het delen van positieve feedback.

"Daar gebeurt het allemaal: updates, berichten en ook de leuke verhalen," zegt Stefania Ragnarsdóttir.

Flexibele meldingen 

Door e-mailmeldingen te ontvangen, weet je zeker dat je niets mist, zelfs niet op drukke dagen met veel taken en geopende tabbladen.

“Het geeft me een klein seintje dat er iets aan de hand is,” legt Stefania Ragnarsdóttir uit.

Groepen voor relevante communicatie

Met groepen kun je de communicatie eenvoudig afstemmen op specifieke teams of afdelingen.

"Je kunt zelf bepalen wie wat te zien krijgt, en dat is echt handig, want zo voorkom je ruis en informatie-overload," zegt Stefania Ragnarsdóttir.

Evenementen en enquêtes

Functies zoals evenementen en enquêtes worden gebruikt om de werkzaamheden te coördineren en input van het team te verzamelen.

"We maken er best vaak gebruik van," merkt Stefania Ragnarsdóttir op.