Blue Lagoon Beauty verenigt communicatie en engagement op Ziik

Over het bedrijf

Blue Lagoon Beauty, opgericht door Sini Virtanen, is een van de bekendste Finse ketens van schoonheidsklinieken. Met meer dan een dozijn locaties biedt het bedrijf hoogwaardige behandelingen op het gebied van huidverzorging, wimpers, nagels en meer, ondersteund door een sterke merkidentiteit en een groeiend team van specialisten. Vanaf het begin draait het bij Blue Lagoon om professionaliteit en persoonlijkheid, en dat geldt ook voor de manier waarop ze achter de schermen werken.

Uitdagingen voor Ziik?

Een verspreide communicatie werd een grote hoofdpijn

Blue Lagoon heeft sinds de opening van de eerste klinieken een constante groei doorgemaakt. Maar naarmate het team groeide, nam ook de complexiteit van de interne communicatie toe. Sini Virtanen herinnert zich: "We gebruikten Slack voor berichten, Google Drive voor documenten en e-mail voor officiële dingen. Maar niets daarvan werkte nog echt. Dingen raakten zoek en nieuwe mensen wisten niet waar ze moesten beginnen". En omdat Slack niet echt gemaakt was voor frontlinieteams, gebruikten veel medewerkers het gewoon niet. Dat betekende dat belangrijke berichten niet iedereen bereikten en dat kennis in silo's bleef hangen.

Vereisten voor de nieuwe oplossing

"Het werd ons duidelijk dat we alles moesten centraliseren en op één plek en op een manier die voor onze collega's logisch was, beschikbaar moesten maken. Onze medewerkers wilden duidelijke communicatie en een gemakkelijke manier om antwoorden te vinden. Dus gingen we op zoek naar een tool die ons precies dat kon bieden", legt Sini uit.  

Resultaten

Grote betrokkenheid

Vóór Ziik werden berichten vaak niet gezien of ongelezen, vooral op Slack. Maar dat veranderde vrijwel onmiddellijk na de uitrol van Ziik. "De grootste verrassing was hoeveel mensen het daadwerkelijk gebruiken," zegt Sini. "Ze controleren het dagelijks, ze lezen wat er staat en ze vinden het nuttig. Ik hoef ze niet aan te sporen, het is gewoon onderdeel van hun routine geworden."

En omdat Ziik het makkelijk maakt om updates, handleidingen en antwoorden op één plek te delen, is de algehele betrokkenheid een verbazingwekkende 97%, terwijl het aantal vragen voor Sini en andere managers is afgenomen. "Als mensen gemakkelijk de antwoorden kunnen vinden die ze nodig hebben, hoeven ze geen tijd te besteden aan vragen", zegt Sini.

Sterkere onboarding

Wanneer nieuwe werknemers in dienst treden, zetten hun eerste dagen de toon en Ziik speelt nu een grote rol bij het inwerken van deze werknemers. "We hebben handleidingen gemaakt voor verschillende rollen en situaties. Dus als iemand begint, kan hij naar Ziik gaan en een volledig overzicht krijgen van hoe we werken, wat er wordt verwacht en waar hij hulp kan vinden", legt Sini uit. Dit bespaart tijd voor zowel nieuwe medewerkers als hun managers en zorgt ervoor dat de inwerkervaring op alle locaties consistent is.

Minder fouten, snellere antwoorden

De ingebouwde handleidingen, FAQ's en zoekfuncties van Ziik hebben het veel gemakkelijker gemaakt om terugkerende vragen te behandelen zonder dat chatkanalen overspoeld worden. "Ik ben dol op de FAQ! Stel dat iemand wil weten hoe hij met een klantsituatie moet omgaan of waar hij een bepaald beleid kan vinden, dan hoeven ze niet meer rond te vragen. Ze zoeken het gewoon op in Ziik", zegt Sini. Dit zorgt niet alleen voor minder onderbrekingen, maar helpt medewerkers ook om zich onafhankelijker en bekwamer te voelen in hun werk.

Schonere communicatie

Door Slack, WhatsApp en e-mail threads achter zich te laten, communiceert Blue Lagoon nu doelgericht en met minder ruis. Zoals Sini Virtinanen uitlegt: "Het was eerlijk gezegd een enorme opluchting. Met Slack konden dingen verloren gaan. Nu, met Ziik, zien mensen alleen wat voor hen relevant is. Ze kunnen erop vertrouwen dat de informatie die ze ontvangen informatie is die ze nodig hebben en willen zien." Elke post heeft een duidelijk publiek, elk document een duidelijk thuis en leesbevestigingen bevestigen dat het bericht is ontvangen.

Een sterker gevoel van verbondenheid

Het belangrijkste is misschien wel dat Ziik deel is gaan uitmaken van de cultuur van Blue Lagoon Beauty, waardoor teams zich op één lijn voelen en met elkaar verbonden zijn, zelfs als ze niet fysiek bij elkaar zijn. "Ik denk dat mensen zich nu veiliger en meer verbonden voelen. Ze weten altijd wat er aan de hand is, ze weten waar ze dingen kunnen vinden en ze hoeven niet meer te raden. Dat schept vertrouwen en dat zie je ook terug in hoe ze met klanten werken", zegt Sini Virtanen.