Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss auch die Kommunikation mitwachsen

Über das Unternehmen

Tor Dental wurde 2023 von zwei Zahnärzten und ehemaligen Klassenkameraden gegründet, die jeweils im Ausland Erfahrungen gesammelt hatten, bevor sie beschlossen, gemeinsam ihre eigenen Praxen zu eröffnen. Seitdem ist das Unternehmen rasch von einer einzigen Praxis in Uppsala auf drei Praxen in der Region Stockholm-Uppsala gewachsen.

Die Praxis ist auf allgemeine Zahnmedizin, Kieferorthopädie und Implantatbehandlungen spezialisiert und legt großen Wert auf die Betreuung der Patienten sowie auf die Schaffung einer einladenden Atmosphäre, insbesondere für Patienten mit Zahnarztangst.

Derzeit sind in den drei Praxen insgesamt etwa 15 Mitarbeiter beschäftigt, wobei die Zahnärzte regelmäßig zwischen den Standorten wechseln, um Patienten und Kollegen zu unterstützen.

Herausforderungen vor Ziik

Anfangs war die Kommunikation kein Problem. Da es nur zwei Gründer und ein kleines Team gab, wusste jeder, was den anderen mitgeteilt worden war. Doch als das Unternehmen wuchs, änderte sich das bald.

„Es wurde schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Informationen erhalten hatte“, erklärt Mira Florin.

Gleichzeitig waren die Dokumente auf verschiedene Plattformen verteilt.

„Wir hatten hier ein bisschen Dropbox, dort ein bisschen Drive, wir haben SMS und E-Mails verschickt …“

Das wachsende Unternehmen benötigte eine strukturiertere Methode, um Arbeitsabläufe, Dokumente und wichtige Neuigkeiten weiterzugeben, sowie eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle auf der Grundlage derselben Informationen arbeiteten.

Anforderungen an die neue Lösung

Tor Dental war nicht auf der Suche nach einem komplizierten IT-System. Das Unternehmen wollte lediglich eine Plattform, auf der es folgende Möglichkeiten hatte:

• Dokumente und Abläufe zusammenstellen
• mit allen Mitarbeitern in den drei Kliniken kommunizieren
• kontrollieren, wer Zugriff auf verschiedene Informationen hatte
• Ersetzen Sie mehrere einzelne Tools durch eine einfache Lösung

Die Benutzerfreundlichkeit war besonders wichtig, und das ist ein wesentlicher Grund, warum sie sich für Ziik entschieden haben.

„Es erinnerte uns ein wenig an Facebook“, sagt Mira Florin. „Und die Leute wussten bereits, wie man so etwas benutzt.“

Resultate

Ein Platz für alles

Heute verfügt Tor Dental über eine gemeinsame Plattform anstelle mehrerer voneinander getrennter Systeme. Dokumente, Chats, Gruppen, Mitarbeiterdaten und die interne Kommunikation sind alle an einem Ort gebündelt. Dieser Überblick gewinnt mit dem kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens zunehmend an Bedeutung.

„Es ersetzt E-Mails, Dropbox, Drive und verschiedene andere Tools.“

Sicherstellen, dass alle die gleichen Informationen erhalten

Für Mira Florin ist die Konsistenz einer der größten Vorteile. Anstatt sich zu fragen, wer was bereits erfahren hat, können wichtige Informationen nun einmalig weitergegeben werden, und alle erhalten dieselbe Nachricht. Über die Plattform lässt sich zudem leicht nachvollziehen, wer wichtige Updates gelesen hat.

„Dadurch können wir unsere Abläufe viel besser vereinheitlichen.“

Eine soziale Plattform und zugleich ein Arbeitsinstrument

Obwohl Ziik in erster Linie eine Arbeitsplattform ist, ist es mittlerweile auch Teil der Unternehmenskultur von Tor Dental geworden. Die Mitarbeiter gratulieren sich gegenseitig zum Geburtstag, teilen Fotos von Veranstaltungen und bleiben über die verschiedenen Praxen hinweg in Kontakt.

„Ich glaube tatsächlich, dass das auch ein wichtiger Bestandteil eines Arbeitsinstruments ist“, sagt Mira Florin. „Es fördert das Engagement und trägt zu einer guten Atmosphäre bei.“

Einfach vom ersten Tag an

Der Einstieg gestaltete sich einfacher als erwartet: Gemeinsam mit Ziik hat Tor Dental sein Mitarbeiterhandbuch und die bestehenden Abläufe in die Plattform importiert, sodass das System genutzt werden konnte, ohne alles von Grund auf neu aufbauen zu müssen.

„Das hat die Einstiegshürde wirklich gesenkt.“

Bevorzugte Merkmale

Gruppen und Chats

Tor Dental nutzt täglich sowohl Gruppenchats als auch Einzelchats, wodurch es einfach ist, mit allen oder nur mit denjenigen zu kommunizieren, die bestimmte Informationen benötigen.

Dokumente und Berechtigungen

Mitarbeiterhandbücher, Arbeitsabläufe, Verträge und interne Dokumente werden an einem Ort zusammengefasst, während Berechtigungen sicherstellen, dass die Mitarbeiter nur die für sie relevanten Informationen sehen.

„Alles ist an einem Ort zusammengefasst.“

Nachrichten-Feed

Der Feed dient sowohl der täglichen Kommunikation als auch dem Austausch von Neuigkeiten aus dem sozialen Umfeld und hilft so den Kollegen in den drei Kliniken, miteinander in Verbindung zu bleiben.

„Es regt die Menschen dazu an, sich zu engagieren.“

Benutzerfreundliches Design

Einer der Hauptgründe, warum sich Tor Dental für Ziik entschieden hat, war die vertraute, intuitive Benutzeroberfläche. Da die Mitarbeiter bereits mit der Funktionsweise der Plattform vertraut waren, verlief die Einführung im gesamten Unternehmen zügig.