Eine Organisation, viele Standorte: Wie „West Iceland Health Services“ einen Ort der Begegnung geschaffen hat

Über das Unternehmen

West Iceland Health Services ist eine öffentliche Gesundheitsorganisation, die im gesamten Westen Islands Gesundheitsdienstleistungen erbringt. Sie beschäftigt mehr als 600 Mitarbeiter an acht Standorten, darunter das Hauptkrankenhaus in Akranes sowie Gesundheitszentren, Pflegeheime und weitere Einrichtungen in der gesamten Region. Die großen geografischen Entfernungen und eine vielfältige Belegschaft, zu der Ärzte, Pflegekräfte, Rettungssanitäter, Verwaltungsangestellte, Reinigungspersonal und andere Berufsgruppen gehören, machen die interne Kommunikation besonders wichtig. Die Mitarbeiter müssen sich als Teil derselben Organisation fühlen, benötigen jedoch nicht unbedingt Zugang zu genau denselben Informationen.

Herausforderungen vor Ziik

Vor der Einführung von Ziik nutzte West Iceland Health Services „Workplace“ für die interne Kommunikation. Als klar wurde, dass „Workplace“ eingestellt werden sollte, begann die Organisation, genau zu prüfen, was gut funktioniert hatte und was verbessert werden sollte. Eine der größten Herausforderungen war der hohe manuelle Aufwand für die Pflege der Kommunikationsstruktur: Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukam, musste er manuell in die entsprechenden Gruppen eingeordnet werden. Angesichts der vielen verschiedenen Standorte, Abteilungen und beruflichen Rollen erforderte es einen ständigen Verwaltungsaufwand, diese Struktur mit der Organisation abzustimmen.

Gleichzeitig wollte man die Art und Weise verbessern, wie die Mitarbeiter Informationen erhielten. Manche Mitteilungen mussten alle erreichen. Andere Informationen waren möglicherweise nur für Pflegekräfte, Rettungssanitäter, Führungskräfte, eine bestimmte Krankenhausabteilung oder Mitarbeiter an einem bestimmten Standort relevant. Die Organisation strebte zudem mehr als nur einen Informationskanal an: Das Gemeinschaftsgefühl und das Engagement der Mitarbeiter waren von Anfang an wichtig. Da die Mitarbeiter über ein großes geografisches Gebiet verteilt waren, wurde ein gemeinsamer Ort benötigt, an dem die Menschen auch die soziale Seite der Zugehörigkeit zur selben Organisation erleben konnten.

Anforderungen an die neue Lösung

Eine zentrale Anforderung war, dass die neue Plattform die tatsächliche Organisationsstruktur widerspiegeln sollte. Abteilungen und berufliche Rollen waren bereits im HR-System der Organisation vorhanden, und das Ziel bestand darin, dieselbe Struktur in Ziik nachzubilden, damit die Mitarbeiter automatisch in das richtige Kommunikationsumfeld eingebunden werden konnten.

„Das war wahrscheinlich das Wichtigste, was wir am Anfang getan haben“, sagt Sigurður Þór Sigursteinsson.

Die Organisation wollte zudem in der Lage sein, auf verschiedenen Ebenen zu kommunizieren: organisationsweit, nach Standorten, nach Abteilungen und nach beruflichen Funktionen. Gleichzeitig musste die Plattform das ursprüngliche Ziel der Community unterstützen.

„Als wir überlegten, was wir wollten, war eines der Dinge, die uns besonders wichtig waren, dass wir eine Gemeinschaft aufbauen wollten“, sagt Sigurður Þór Sigursteinsson. „Wir wollten etwas Soziales und einen Ort, an dem wir uns standortübergreifend treffen können.“

Resultate

Relevantere Kommunikation

Mit Ziik kann West Iceland Health Services Informationen gezielt nach Standort, Abteilung und beruflicher Funktion ausrichten. So sind beispielsweise mehr als 90 Pflegekräfte im System unter einer einzigen Funktion registriert. Sind Informationen speziell für Pflegekräfte relevant, kann die Organisation direkt mit dieser Gruppe kommunizieren, anstatt die Nachricht an alle zu versenden.

Der gleiche Ansatz lässt sich auch auf andere Berufsgruppen anwenden. Wenn beispielsweise eine Schulung speziell für Rettungssanitäter organisiert wird, kann schnell eine Gruppe für die betreffenden Mitarbeiter eingerichtet werden, in der diese Informationen erhalten, Dateien austauschen und sich über die Schulung austauschen können. Das Prinzip ist einfach: Nur diejenigen, die die Informationen benötigen, erhalten sie auch.

Einfachere Einarbeitung und weniger manueller Verwaltungsaufwand

West Iceland Health Services hat Ziik so strukturiert, dass es die Organisation in seinem Personalverwaltungssystem widerspiegelt.

Früher mussten neue Mitarbeiter manuell zu den entsprechenden Workplace-Gruppen hinzugefügt werden. Heute können neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses automatisch in Ziik angelegt werden. Das bedeutet, dass die Kommunikationsstruktur wesentlich systematischer und einfacher zu pflegen ist, wenn Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintreten oder die Position wechseln.

Ein gemeinsamer Treffpunkt an acht Standorten

Auch wenn die Kommunikation sehr zielgerichtet sein kann, sind die Mitarbeiter dennoch über einen gemeinsamen Unternehmens-Feed miteinander verbunden. Dadurch erhält das Unternehmen einen gemeinsamen Raum sowohl für unternehmensweite Informationen als auch für die eher sozialen Aspekte des Arbeitsalltags.

So wird Ziik beispielsweise im Zusammenhang mit Mitarbeiterveranstaltungen und -aktivitäten eingesetzt und trägt dazu bei, Vorfreude und Engagement im gesamten Unternehmen zu wecken. Für West Iceland Health ist diese Kombination wichtig: Die Mitarbeiter können die für ihre eigene Arbeit relevanten Informationen erhalten und fühlen sich gleichzeitig als Teil einer größeren Gemeinschaft.

„Das sorgt für eine wirklich positive Atmosphäre“, sagt Sigurður Þór Sigursteinsson.

‍Besserer Einblick in die Akzeptanz durch die Mitarbeiter

Die Einführung einer neuen Plattform bedeutet nicht automatisch, dass jeder seine Gewohnheiten über Nacht ändert. Zum Zeitpunkt des Interviews hatten etwa drei Viertel der Mitarbeiter von West Iceland Health Services die Ziik-App heruntergeladen, doch die Akzeptanz variierte je nach Standort und Abteilung. Die Statistiken von Ziik geben Sigurður Þór Sigursteinsson Aufschluss darüber, wo die Plattform aktiv genutzt wird und wo möglicherweise zusätzliche Unterstützung erforderlich ist. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse hat er verschiedene Standorte besucht, mit Mitarbeitern gesprochen und mit den vor Ort zuständigen Führungskräften zusammengearbeitet, um zu verstehen, was die Menschen möglicherweise davon abhält, die Plattform zu nutzen. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz zu steigern. In einer Krankenhausabteilung mit rund 45 Mitarbeitern liegt die Nutzungsrate bereits bei über 90 Prozent.

„Es ist sehr wichtig, dass wir mit den Verantwortlichen vor Ort sprechen und ihnen verdeutlichen, warum sie das System nutzen sollten“, sagt Sigurður Þór Sigursteinsson. „Wenn sie die Initiative ergreifen und damit beginnen, es zu nutzen, funktioniert es sehr gut.“

Lieblingsfunktionen

Gruppen und Rollen

Mithilfe von Gruppen und Rollen kann West Iceland Health Services die Kommunikation innerhalb der Organisation strukturieren. Die Mitarbeiter können je nach Standort, Abteilung oder beruflicher Funktion erreicht werden, wodurch es einfacher wird, relevante Informationen zu verbreiten, ohne jede Nachricht an die gesamte Organisation senden zu müssen.

Statistiken

Anhand von Nutzungsstatistiken kann Sigurður Þór Sigursteinsson nachvollziehen, wie Ziik an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Abteilungen angenommen wird. So lässt sich feststellen, wo die Nutzung besonders intensiv ist und wo Führungskräfte oder Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

Dateien und Verknüpfungen

Ziik dient zudem als praktischer Ausgangspunkt für die Suche nach berufsbezogenen Informationen.

West Iceland Health Services verfügt bereits über ein Intranet und Fachsysteme, und nicht alles wird in Ziik übertragen. Stattdessen helfen Dateien und Verknüpfungen den Mitarbeitern dabei, die benötigten Informationen und Systeme zu finden. Sigurður Þór Sigursteinsson beschreibt Ziik als eine benutzerfreundliche, mobile Kommunikationsebene, die auf dem bestehenden Intranet aufbaut.

Chat

Sigurður Þór Sigursteinsson nutzt den Chat intensiv in seiner Arbeit im Personalwesen. Er bietet eine einfache Möglichkeit, direkt mit Mitarbeitern und Führungskräften im gesamten Unternehmen zu kommunizieren, unabhängig davon, wo diese tätig sind.