Die richtigen Informationen, egal wo die Arbeit stattfindet: So vernetzt Hurtigruta Carglass® seine Teams vor Ort

Über das Unternehmen

Hurtigruta Carglass®, ein Unternehmen der Belron-Gruppe, ist einer der führenden Spezialisten Norwegens für die Reparatur und den Austausch von Autoglas. Das Unternehmen beschäftigt 370 Mitarbeiter an über 100 Standorten in ganz Norwegen, von Alta im hohen Norden bis nach Kristiansand im Süden.

Ein großer Teil der Belegschaft besteht aus Technikern, deren Arbeitsalltag darauf ausgerichtet ist, Kunden und Fahrzeugen im Straßenverkehr zu helfen. Daher ist der mobile Zugriff auf Unternehmensinformationen besonders wichtig.

Herausforderungen vor Ziik

Die größte Herausforderung im Bereich der internen Kommunikation für Hurtigruta Carglass® bestand darin, Mitarbeiter zu erreichen, die nicht jeden Tag vor einem Computer sitzen. Daher wurde ein neuer Kanal benötigt, über den wichtige Informationen für alle leicht zugänglich und jederzeit verfügbar sind – unabhängig davon, wo, wann oder wie sie arbeiten.

Bisher wurde dieser Kanal von Workplace genutzt. Als jedoch klar wurde, dass dieser Dienst eingestellt werden sollte, musste eine neue Lösung her. Diesmal war die Priorität für das Managementteam klar: Wichtige Informationen mussten die Mitarbeiter erreichen, für die sie relevant waren – einschließlich der Techniker, die nicht am Schreibtisch arbeiten.

Anforderungen an die neue Lösung

Die neue Plattform musste benutzerfreundlich und „Mobile-First“ sein, damit die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen problemlos erreicht werden konnten. Außerdem musste es möglich sein, Informationen gezielt nach Region, Abteilung und Fachbereich zuzuordnen, anstatt alles an alle zu versenden. Und es wurde eine Funktion benötigt, mit der sich nachvollziehen ließ, ob besonders wichtige Informationen tatsächlich gelesen worden waren.

Ihre wichtigste Anforderung war jedoch, einen Partner zu finden – und nicht nur eine technische Plattform. Im Rahmen des Auswahlverfahrens führte das Unternehmen Gespräche mit mehreren Anbietern. Ziik zeichnete sich durch seinen engen und persönlichen Ansatz aus.

„Wir hatten den Eindruck, dass unsere Ansprechpartner bei Ziik wirklich daran interessiert waren, unser Unternehmen und unsere Bedürfnisse zu verstehen“, sagt Bente Birkeland. „Ihnen ging es darum, uns zum Erfolg zu verhelfen, und nicht nur darum, eine Plattform bereitzustellen.“

Ergebnisse mit den Höhepunkten

Wichtige Informationen werden den Technikern auf ihre Mobilgeräte übermittelt

Die wichtigste Änderung ist ganz einfach: Die Techniker können Unternehmensinformationen nun direkt auf ihrem Handy empfangen. Sie müssen nicht mehr am Computer sitzen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Dadurch wird die Kommunikation für die Mitarbeiter wesentlich zugänglicher, die ihren Arbeitstag damit verbringen, Autoglas zu reparieren und auszutauschen, anstatt am Schreibtisch E-Mails zu checken.

Die Kommunikation kann gezielt an die richtigen Mitarbeiter gerichtet werden

Hurtigruta Carglass® hat in Ziik eine übersichtliche Gruppenstruktur geschaffen. Es gibt Gruppen für Regionen und zentrale Funktionen sowie für Fachbereiche wie Personalwesen, IT, Betrieb, Arbeitssicherheit und Umweltschutz, Finanzen, Vertrieb und Marketing. Auf diese Weise können Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden, für die sie tatsächlich relevant sind, während unternehmensweite Mitteilungen bei Bedarf weiterhin alle erreichen.

Lesebestätigungen bieten wertvolle Transparenz

Bei wichtigen Beiträgen kann Hurtigruta Carglass® Lesebestätigungen aktivieren. Dadurch erhält das Unternehmen einen Überblick darüber, wie viele Mitarbeiter die Informationen gesehen haben und, falls erforderlich, wer sie gelesen hat. Für eine Belegschaft, in der viele Mitarbeiter nicht am Computer arbeiten, ist diese Transparenz besonders wertvoll. So wird die Kommunikation nicht nur zur reinen Veröffentlichung von Informationen, sondern es lässt sich auch feststellen, ob die Nachricht ihre Zielgruppe tatsächlich erreicht hat.

Immer mehr Bereiche der Organisation werden zu aktiven Kommunikatoren

Nach rund einem Jahr mit Ziik hat sich Hurtigruta Carglass® zudem darauf konzentriert, seine zentralen Abteilungen dazu zu bewegen, die Plattform aktiver zu nutzen. Die Teams aus den Bereichen Personalwesen, IT, Betrieb und anderen Bereichen werden zunehmend dazu ermutigt, relevante Informationen direkt an die Mitarbeiter zu veröffentlichen. Diese Arbeit hat eine wichtige Erkenntnis untermauert: Gute interne Kommunikation erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit. Ziik hat diese Entwicklung durch praxisorientierte Schulungen unterstützt, darunter auch die direkte Zusammenarbeit mit den zentralen Abteilungen, um zu veranschaulichen, wie die Plattform in der Praxis genutzt werden kann.

„Je mehr relevante und nützliche Inhalte veröffentlicht werden, desto größer ist der Nutzen von Ziik für unsere Mitarbeiter“, sagt Bente Birkeland.

Lieblingsfunktionen

Mobile App

Für Techniker und andere Mitarbeiter, die nicht täglich am Computer sitzen, ist der mobile Zugriff von grundlegender Bedeutung. Die App stellt Unternehmensinformationen direkt auf dem Gerät bereit, das die Mitarbeiter ohnehin schon bei sich tragen.

‍Gruppen

Mithilfe von Gruppen kann Hurtigruta Carglass® die Kommunikation nach Regionen, zentralen Funktionen und Fachbereichen strukturieren. Dadurch wird die Kommunikation relevanter, und es wird vermieden, dass jede Nachricht unnötigerweise an die gesamte Organisation gesendet wird.

‍Lesebestätigungen

Lesebestätigungen geben Hurtigruta Carglass® die Möglichkeit zu überprüfen, ob wichtige Informationen tatsächlich gesehen wurden. Dies ist besonders nützlich für die Kommunikation, bei der es nicht ausreicht, die Nachricht lediglich zu veröffentlichen.

‍Chat

Der Chat wird im gesamten Unternehmen häufig genutzt und bietet den Mitarbeitern eine schnelle und einfache Möglichkeit, team- und standortübergreifend zu kommunizieren.